Cari takip, ücretsiz araçlarla epeyce uzağa götürülebilen işlerden biridir. On beş müşteriniz varsa, hepsi peşin çalışıyorsa ve tahsilatı tek kişi alıyorsa düzgün kurulmuş bir tablo yıllarca iş görür. Tıkanma noktası müşteri sayısı değil; vadeli çalışıp çalışmadığınız ve aynı kayda kaç kişinin dokunduğudur.
Aşağıda ücretsiz seçenekleri gerçekten seçenek olarak ele alıyoruz. Marka değil yöntem karşılaştırıyoruz: hangisi ne veriyor, nerede duruyor.
| Seçenek | Güçlü yanı | Tıkandığı yer |
|---|---|---|
| Excel / Google E-Tablolar | Bedava, esnek, herkes biliyor | Vade takibi, veri doğrulama, yetki ayrımı |
| Ücretsiz masaüstü program | Hazır cari ekranı, kurulumu basit | Tek makine, yedek sizde, mobil erişim yok |
| Freemium bulut sürüm | Her yerden erişim, kurulum yok | Fatura, döviz, çek gibi modüller kapalı olabilir; cari kartı veya fatura adedi sınırı çıkabilir |
| Açık kaynak ön muhasebe | Sınırsız kayıt, veri sizde | Sunucu, güncelleme ve güvenlik sizde; e-belge ayrı |
| GİB e-Belge portalı | Gerçekten ücretsiz, resmî | Sadece belge; cari, kasa, stok yok |
| Mobil veresiye uygulaması | Kasada hızlı kayıt | Bir kısmı süreli deneme; dışa aktarım her üründe serbest değil |
| Kâğıt veresiye defteri | Sıfır öğrenme eğrisi | Aranamaz, yedeklenemez, tek nüsha |
Bu listede en çok yanılgı üreten satır freemium sürümler. Bazıları gerçekten süresiz ücretsizdir ama modülleri kısıtlı olabilir; çoğu zaman cari ve kasa açık kalırken fatura tarafı kapalı kalır. Bazıları ise ücretsiz başlıkla girer, aslında süreli bir denemedir. Kayıt olmadan önce tek soru sorun: bu süresiz mi, deneme mi? Açık kaynak tarafında da yazılım bedavadır, sunucu bedava değildir; kendi kurulumunuzu yapıyorsanız aylık bir VPS ve yedekleme sorumluluğu sizin üstünüzde kalır.
Cari takibini Excel'de tutmak yaygın ve çoğu durumda yanlış da değil. Düzgün bir tablo dört sütunla başlar: cari kodu, tarih, borç, alacak. Bakiye formülle hesaplanır, elle yazılmaz.
"Ahmet Tic." ve "Ahmet Ticaret" iki ayrı satır olarak açıldığında bakiye ikiye bölünür. Her firmaya tek bir kod verin ve kayıt girerken listeden seçin, elle yazmayın.
Her fatura ve her tahsilat ayrı satır olur; bakiye bu satırların farkından çıkar. Bakiyeyi elle güncellemek geçmiş izini yok eder ve fark çıktığında geriye dönülemez.
Fatura tarihi yetmez. Vade tutulmadığında "kimin ödemesi geçti" sorusu cevaplanamaz; tahsilat müşteri kendi gelene kadar hatırlanmaz.
Hangi tahsilatın hangi faturayı kapattığını ayrı bir sütunda tutun. Kısmi ödemelerde bu bağ yoksa hangi faturanın açık kaldığı birkaç ay içinde kaybolur. Aşağıda önerdiğimiz hazır şablon tahsilatı en eski faturadan başlayarak kapatır; tahsilatı belirli bir faturaya bağlamanız gerekiyorsa bu sütunu kendiniz ekleyin.
"Son hâli bu" notuyla dolaşan üç ayrı dosya, farkın nerede çıktığını bulunamaz hâle getirir. Dosya buluttaysa hem yedeklidir hem tek adrestedir.
Dönem dökümünü müşteriye göndermek mutabakatı yıl sonuna yığmaz. Kayıt günü gününe tutulduğunda mutabakat bir kontrol işlemine dönüşür.
Sütun düzeni şöyle kurulur; boş bir sayfanın ilk satırına bu başlıkları yazıp altına hareketleri eklemeniz yeterli:
| Sütun | Ne yazılır |
|---|---|
| Cari kodu | Firmaya verdiğiniz tek kod; listeden seçilir, elle yazılmaz |
| Tarih | İşlem tarihi |
| Evrak no | Fatura, makbuz veya dekont numarası |
| Borç | Müşterinin size borçlandığı tutar |
| Alacak | Tahsilat veya iade tutarı |
| Vade | Ödemenin beklendiği tarih; boşsa peşin |
| Kapatılan fatura | Tahsilatın hangi faturaya sayıldığı |
Bakiyeyi sekizinci sütunda formülle üretin: o satıra kadarki borç toplamından alacak toplamını çıkarın, rakamı elle yazmayın.
Bu düzeni boş bir sayfadan kurmak istemiyorsanız cari hesap takip şablonumuzu ücretsiz olarak e-postanıza gönderelim. Dosyada cari kartlar, hareketler ve yaşlandırma ayrı sayfalardadır; bakiye, faturanın açık kalan tutarı ve vadesi geçen alacağın gecikme dilimleri formülle hesaplanır.
Excel'in asıl riski çökmesi değil, sessizce bozulması. Bir hücre silindiğinde, tarih biçimi değiştiğinde veya kopyalanan formül bir satır kaydığında hata mesajı çıkmaz. Ay sonu mutabakatta üç bin liralık fark görürsünüz ve iki yüz satırı elle taramak zorunda kalırsınız.
| İhtiyaç | Ücretsiz araçta durum |
|---|---|
| Fatura kesilince bakiye kendiliğinden işlensin | Yok — faturayı kestikten sonra bakiyeyi elle yazarsınız; unutulan tek satır bakiyeyi kalıcı olarak bozar |
| Vadesi geçen alacakların listesi | Elle filtre; 30/60/90 gün yaşlandırma her seferinde yeniden kurulur. Hazır şablonumuzda yaşlandırma formülle gelir, ama hareketleri elle girersiniz; fatura kesilince kendiliğinden işlenmez. |
| Müşteriye ekstre göndermek | Tabloyu kopyalayıp PDF'e çevirmek gerekir; standart bir döküm yok |
| Vadeli satışta risk limiti uyarısı | Yok — mevcut risk bilinmeden yeni vadeli satış yapılır. Hazır şablonumuzda bakiye limitin üstüne çıkınca hücre kırmızıya döner; satış anında uyarı vermez. |
| Aynı kayda iki kişi aynı anda dokunuyor | Bulut e-tabloda eş zamanlı düzenleme çalışır; ama satır bazlı kilit ve yetki ayrımı olmadığı için biri diğerinin tutarını sessizce değiştirebilir |
| Aynı carinin mükerrer kaydı | Engelleyen bir şey yok; kontrol tamamen sizde |
| Çek-senet ve dövizli cari | Ücretsiz sürümlerde çoğunlukla kapalı |
| Erişim yetkisi | Dosya kime gittiyse tüm müşteri listesi de gitmiş olur |
İlk satır diğer yedisini de üretir. Faturanın bir yerde, carinin başka yerde tutulduğu her düzende iki kayıt birbirinden uzaklaşır. Sahada bu şöyle duyulur: "Bu faturayı ödemiştim ben." Elinizde hareket dökümü yoksa tartışma uzar ve çoğu zaman ilişkiyi bozmamak için tahsilattan vazgeçilir. Mutabakatın nasıl yapıldığını ayrı bir yazıda anlattık.
Ücretsiz araçlarda e-belge tarafı genelde dışarıda kalır. Bedelsiz belge kesebileceğiniz yer GİB'in e-Belge portalıdır. Portal fatura kesmenizi sağlar ama cariyle konuşmaz: kestiğiniz fatura tablonuza kendiliğinden düşmez, orada da aynı hareketi iki yere girersiniz.
Yayımlanan hadlere göre, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin de belirli bir tutarın üstündeki faturalarını e-Arşiv Fatura olarak düzenlemesi gerekiyor; eşik, alıcının vergi mükellefi olup olmamasına göre değişiyor. e-Fatura zorunluluğu ise tutara değil ciro ve sektör kriterlerine bağlı ve karşı tarafın da e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmasını gerektiriyor — alıcı sistemde kayıtlı değilse tutar ne olursa olsun e-Fatura kesilemez. Hadler ve tarihler tebliğle değişiyor; karar vermeden önce güncel düzenlemeyi kontrol edin. e-Arşiv fatura yazımız bu tarafı ayrıntılandırıyor.
Pratikte olan şu: portaldan tek tek belge kesmek hacim arttıkça yürümez, ayrı bir e-belge programı alınır. O günden sonra fatura bir sistemde, cari başka sistemde tutulur. Aynı hareketi iki yere girmeye başlarsınız; biri unutulduğunda bakiyeler kalıcı olarak ayrışır. Açık kaynak yazılımlarda da durum farklı değil — yazılım ücretsiz olabilir ama Türkiye'deki e-belge entegrasyonu genellikle ayrı ve ücretli bir katmandır.
| Eşik | Ölçüt |
|---|---|
| Vadeli satış yapıyorsunuz | Vade ve risk limiti tutulmadan geciken alacak birikir, fark edilmez |
| Tahsilatı birden fazla kişi alıyor | Tek dosya iki kişide aynı anda güncel kalmaz; not kâğıda yazılır, bazen işlenmez |
| e-Fatura veya e-Arşiv kapsamına girdiniz | Fatura ve cari ayrı programda kalınca çift veri girişi başlar |
| Çek ve senet vadesi elle takip ediliyor | Vade takvimi ve karşılıksız çek kaydı tabloda tutulamaz hâle gelir |
| Mutabakatta fark çıkıyor, sebebi bulunamıyor | Hareket kaydı veya tahsilat-fatura eşleşmesi eksik demektir |
Karar müşteri sayısına bakılarak verilmez. Birkaç yüz peşin müşteriyi tek kişi düzgün bir tabloyla yıllarca yönetir; yirmi vadeli müşteriyi iki kişi aynı dosyada kural olmadan işlediğinde bakiye bir ay içinde güvenilmez hâle gelir. Belirleyen şey vade ile aynı kayda dokunan kişi sayısıdır.
Eşiklerden biri sizde varsa ve program bakmaya başladıysanız, karşılaştırmayı marka listesiyle değil şu sorularla yapın. Her birinin cevabı ya evet ya hayırdır; yarım cevap genellikle hayır demektir.
Bu soruları demoda kendi verinizle sorun: bir fatura kesin, ona kısmi tahsilat girin ve ekstrenin nasıl göründüğüne bakın. Ekran görüntüsü değil, kendi işleminiz cevap verir. Fiyat tarafında da tek soru yeter: ücret kullanıcı başına mı, paket olarak mı alınıyor? Tahsilatı iki kişi alıyorsa bu fark her ay faturaya yansır.
Açık yazalım: İLGERU HESAP'ın cari takibi ücretsiz değil — tek paket aylık ödemede ayda ₺1.250 + KDV, yıllık ödemede ayda ₺1.000 + KDV tutar ve kullanıcı başına ücret alınmaz. Ücretsiz olan 10 günlük deneme. Farkı şurada görürsünüz: borç ve alacak aynı kartta birikir, fatura kesildiğinde bakiye aynı işlemde hareket eder, vade geçenler ayrı listede toplanır, müşteri bazında risk limiti tanımlanır, ekstre tek tıkla PDF olur. e-Fatura ve size gelen faturalar aynı programda; tahsilat, kasa-banka ve çek-senet hareketleri cari ekstreyle birebir tutar.
Ama yukarıdaki eşiklerden hiçbiri sizde yoksa açık söyleyelim: Excel doğru araçtır, para harcamayın. Peşin çalışan, tek kişinin kayıt girdiği bir dükkânda program almak sadece maliyet ekler. Amacımız program satmak değil, vadeli mi peşin mi çalıştığınızı netleştirmek. Alacağınız birikmeye başladıysa geciken alacak yazımız araçtan bağımsız olarak işinize yarar.
Vade sayısı azken ve hepsini tek kişi takip ederken sürdürebilirsiniz; vade sütunu ile tahsilat-fatura eşleşmesi düzgün tutulduğu sürece tablo iş görür. Sürdürülemez hâle geldiğini üç işaretten anlarsınız: vadesi geçenleri görmek için her seferinde elle filtre kuruyorsanız, kısmi ödemede hangi faturanın açık kaldığını bulamıyorsanız ve aynı dosyaya birden fazla kişi kural olmadan dokunuyorsa. Peşin çalışılan bir dükkânda ise müşteri sayısı tek başına bir sınır oluşturmaz.
Tutarı hangi para biriminde kestiyseniz o birimde yazın; kur ve TL karşılığı için ayrı sütun açın, iki para birimini tek bakiye kolonunda toplamayın. Tahsilat farklı bir kurdan geldiğinde aradaki farkı ayrı bir hareket satırı olarak yazın, eski satırın tutarını değiştirmeyin — değiştirdiğinizde faturanın kesildiği günkü kur kaybolur ve mutabakatta açıklanamayan bir fark kalır. Aynı cariyle hem TL hem döviz çalışıyorsanız iki bakiyeyi ayrı izleyin.
Yazılımın kendisi bedava olabilir ama çalıştırmak bedava değil. Kendi sunucunuza kurduğunuzda barındırma, yedekleme, güncelleme ve güvenlik sizin sorumluluğunuzda olur; aynı ürünlerin bulut sürümleri genellikle ücretlidir. Türkiye açısından asıl sınır e-belge tarafı: e-Fatura entegrasyonu çoğunlukla ayrı ve ücretli bir eklentiyle sağlanır.
Kasa başında hızlı kayıt için pratiktir, özellikle bakkal ve nalbur ölçeğinde. İki noktaya dikkat edin: bir kısmı belirli bir deneme süresinden sonra ücretli hâle geliyor ve verinizi dışarı almak her uygulamada aynı kolaylıkta değil. Kaydolmadan önce süresiz mi deneme mi olduğunu ve kayıtlarınızı Excel ya da CSV olarak dışa aktarıp aktaramayacağınızı sorun. Fatura kesmek gerektiğinde de yetmezler; belge tarafı ayrı bir programa taşınır.
Tahsilat satırına "kapatılan fatura" sütunu ekleyin ve ödemenin hangi faturaya sayıldığını yazın: 30.000 liralık faturaya 10.000 lira geldiyse tahsilat satırı o fatura numarasını taşısın, kalan 20.000 lira o faturada açık kalsın. Bir tahsilat iki faturaya bölünüyorsa iki ayrı satır yazın. Bu bağ tutulmadığında toplam bakiye doğru çıkar ama "hangi fatura açık" sorusu cevapsız kalır; vade takibi de tam buradan kopar.
Kapsam dışındaysanız şart değil; düşük hacimde GİB'in e-Belge portalı ücretsiz olarak iş görür. Ama faturayı ayrı bir yerde kesmeye başladığınız gün aynı hareketi iki yere girmek zorunda kalırsınız ve bakiyeler ayrışır. Cari ile faturanın aynı işlemde hareket etmesi, çift kayıt yükünü ve mutabakat farklarını baştan keser.
Küçük bir müşteri çevresi ve kısa vadelerle olur; hâlâ yaygın olarak kullanılıyor. Sınırı üç yerde görürsünüz: defter aranamaz, yedeklenemez ve tek nüshadır. Yıllara yayılan bir alacak tartışmasında elinizde tarihli bir döküm bulunmaz. Defteri programa taşımanın nasıl göründüğünü veresiye defteri sayfasında anlattık.
Hayır, cari takip ön muhasebenin bir parçasıdır. Cari takip yalnız müşteri ve tedarikçiyle aranızdaki borç-alacağı izler; ön muhasebe programı buna fatura, kasa-banka, çek-senet ve stok hareketlerini de ekler. Faturayı başka yerde kesip cariyi ayrı tutuyorsanız aynı hareketi iki kez girersiniz; bu yüzden çoğu işletme ikisini tek programda toplar. Seçenekleri ve sınırlarını ücretsiz ön muhasebe programı yazımızda karşılaştırdık.
İLGERU HESAP'ta borç, alacak ve tahsilat aynı kartta birikir; vadesi geçenler ayrı listede toplanır, ekstreyi tek tıkla gönderirsiniz. Ücretsiz deneyin.