Dönem sonu geldiğinde tedarikçiniz arar: "Bizde sizin borcunuz 84.500 görünüyor." Sizin kayıtta 79.200 yazıyor. Aradaki 5.300 lira nereden geldi? İşte cari mutabakat tam olarak bu farkı bulma ve iki tarafın rakamını eşitleme işlemidir.
Cari kayıt ile müşteri ilişkisi kaydı farklı şeylerdir — ayrımı CRM nedir yazısında açıkladık.
Mutabakat, iki ticari taraf arasındaki hesap bakiyesinin karşılıklı olarak doğrulanmasıdır. Siz kendi kayıtlarınızdaki bakiyeyi karşı tarafa bildirirsiniz, o da kendi kaydıyla karşılaştırır. Rakamlar tutuyorsa mutabakat sağlanmış olur; tutmuyorsa fark araştırılır.
Mutabakat bir muhasebe formalitesi değil, tahsilat güvenliğidir. Doğrulanmamış bir alacak, ihtilaf çıktığında ispatı zor bir alacaktır. Düzenli mutabakat yapan işletmelerde "ben ödemiştim" tartışması büyük ölçüde ortadan kalkar.
Uygulamada üç zaman vardır. Dönemsel: genelde yıl sonu, bazı sektörlerde çeyrek veya ay sonu. Olay bazlı: büyük bir sevkiyat, toplu iade veya çek devri sonrası. İhtilaf anında: taraflardan biri bakiyeye itiraz ettiğinde.
Vadeli çalışan ve aylık işlem hacmi yüksek olan işletmelerde yıl sonunu beklemek risklidir; 12 aylık farkı geriye dönük aramak günler sürer. Aylık mutabakat, aynı işi her seferinde birkaç dakikaya indirir.
Hangi tarih aralığı için mutabakat yapılacağını netleştirin. Dönem başı devir bakiyesi, dönem içi hareketler ve dönem sonu bakiyesi üçü birlikte gönderilmelidir; sadece son rakamı göndermek farkın nerede oluştuğunu gizler.
Seçtiğiniz dönemin tüm hareketlerini içeren cari ekstresini alın: fatura numaraları, tarihler, tutarlar ve tahsilatlar. Ekstre olmadan yapılan mutabakat, fark çıktığında işe yaramaz.
Unvan, dönem, bakiye ve bakiyenin borç mu alacak mı olduğu açıkça yazılır. Cevap için makul bir süre (genelde 7-15 gün) belirtilir. E-posta ile gönderim yaygındır; ihtilaf ihtimali yüksek tutarlarda yazılı teyit tercih edilir.
Karşı taraf kendi bakiyesini bildirir. Tutuyorsa mutabakat kapanır. Tutmuyorsa iki ekstre satır satır karşılaştırılır — bu aşama en çok zaman alan aşamadır ve kayıt düzeni burada kendini gösterir.
Fark bulunduğunda hangi tarafın kaydı eksikse düzeltilir. Düzeltmenin kendisi de bir hareket olarak kaydedilmeli; "elle düzelttim" demek, bir sonraki mutabakatta aynı farkın tekrar çıkmasına yol açar.
| Sebep | Nasıl anlaşılır |
|---|---|
| Zamanlama farkı | Ay sonunda kesilen fatura karşı tarafa ertesi ay ulaşmıştır; iki kayıt farklı döneme düşer. |
| Kaydedilmemiş iade | İade alınmış ama belge düzenlenmemiş veya kaydedilmemiştir. |
| Ciro edilen çek | Çek üçüncü kişiye ciro edilmiş, ancak carinin kaydına işlenmemiştir. |
| Mahsuplaşma | Hem müşteri hem tedarikçi olan firmada iki yön netleştirilmemiştir. |
| Vade farkı / iskonto | Anlaşılan iskonto bir tarafta uygulanmış, diğerinde uygulanmamıştır. |
| Mükerrer kayıt | Aynı fatura bir tarafta iki kez girilmiştir; fark, o faturanın tam tutarı kadar çıkar. |
Satır satır karşılaştırmadan önce farkın tutarına bakın. Fark bir faturanın tam tutarına eşitse, o fatura bir tarafta ya hiç kaydedilmemiş ya da iki kez kaydedilmiştir. Fark bir kalemin tam iki katıysa genelde borç-alacak yönü ters girilmiştir — ters kayıt bakiyeyi tutarın iki katı kadar kaydırır. Küsuratlı bir farksa iskonto veya KDV hesabı farklıdır. Bu üç kontrol, vakaların büyük kısmını daha ilk dakikada çözer.
Mutabakatın asıl maliyeti mektup göndermek değil, fark çıktığında geçmişi taramaktır. Kayıtlar günü gününe tutulduğunda mutabakat bir kontrol işlemine dönüşür; dağınıksa arşiv kazısına.
Kaydı Excel’de tutuyorsanız mutabakatı kolaylaştıran düzen birkaç sütuna dayanır: her firmaya tek bir cari kodu, ayrı bir vade sütunu ve tahsilatın hangi faturayı kapattığını gösteren sütun. Bu düzeni ücretsiz cari takip programı yazısında adım adım anlattık.
Ön muhasebe programında cari kartı açtığınızda bakiye, hareketler ve son tahsilat aynı ekranda durur. Dönem seçip ekstre alır, PDF olarak veya doğrudan e-posta ile gönderirsiniz. Mali müşaviriniz de kendi kullanıcısıyla aynı dökümü görebildiğinde dönem kapanışı iki taraflı bir kontrol haline gelir.
İLGERU HESAP tarafında bu akış cari takip ekranında yürür; müşavir erişimi ayrı bir sayfada anlatıldı.
Mutabakat sonrası ortaya çıkan geciken bakiyeler için geciken alacak tahsilatı yazısında yaşlandırma ve sıralı takip yöntemini anlattık.
Ticari hayatta yerleşik bir uygulamadır ancak her işletme için genel bir zorunluluk değildir; bağımsız denetime tabi şirketlerde denetim süreci kapsamında istenir. Zorunlu olmadığı durumlarda bile, ihtilafta ispat kolaylığı sağladığı için yapılması önerilir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Olağan ticari ilişkide cevap vermemek, tek başına bakiyenin kabul edildiği anlamına gelmez. Taraflar arasında yazılı bir cari hesap sözleşmesi varsa durum değişir: TTK m.94 uyarınca bakiyeyi gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde itiraz etmezse bakiyeyi kabul etmiş sayılır. Bu durumda ikinci bir yazı gönderip makul bir süre daha tanımak, sonrasında da alacağı hukuki takip açısından belgelemek yaygın uygulamadır. Cevapsız kalan mutabakatları ayrı bir listede izlemek işinizi kolaylaştırır.
Hayır. Ekstre, bir dönemin hareket dökümüdür — tek taraflıdır. Mutabakat ise iki tarafın bakiyeyi karşılıklı doğrulamasıdır. Ekstre mutabakatın belgesidir; mutabakat ise sonucudur.
İki yön ayrı ayrı gösterilir, ardından mahsuplaşma yapılıp net bakiye üzerinden mutabık kalınır. Sadece net rakamı göndermek yeterli olmaz; karşı taraf hangi kalemlerin mahsup edildiğini göremezse fark bulunamaz.
İşlem hacminize bağlıdır. Ayda birkaç faturalık ilişkilerde yıllık yeterli olabilir; haftalık sevkiyat yapılan bayi ve toptancı ilişkilerinde aylık mutabakat çok daha az iş çıkarır, çünkü fark küçükken bulunur.
Cari kartında bakiye, hareketler ve son tahsilat aynı ekranda. Dönem seçin, ekstreyi PDF alın veya doğrudan müşterinize gönderin.