Stok takibinin zor tarafı sayı tutmak değil, kayıt ile rafın zamanla ayrışmasıdır. Satış kaydedilir ama çıkış işlenmez, iade geri girilmez, numune verilir ve unutulur. Fatura ile stoğun aynı işlemde hareket ettiği bir programda bu ayrışma büyük ölçüde kapanır. Devir hızınızı ücretsiz araçla hesaplayabilirsiniz.
Doğru stok, disiplinden çok tasarımla korunur: kaydın kendiliğinden düşmesi, elle güncellemeye göre çok daha güvenilirdir.
Satış faturası kesildiğinde ürünün stoktan düşmesi, alış faturası girildiğinde eklenmesi gerekir. Fatura programı ile stok dosyası ayrı olduğunda bu iki kayıt sürekli birbirinden uzaklaşır; ay sonunda hangisinin doğru olduğu bilinemez.
İade, fire ve numune gibi istisnalar da kayıt altına alınmalıdır. Bunlar küçük görünür ama yıl boyunca biriktiğinde sayım farkının büyük kısmını oluşturur.
Dükkân ve deponuz ayrıysa, hatta satış aracınız varsa, toplam stok yetmez — nerede olduğu da gerekir. Depolar arası transfer kaydı tutulduğunda "malı depoya gönderdik ama gelmedi" durumu izlenebilir hale gelir.
Varyantlı ürünlerde (renk, beden, ölçü) her varyant ayrı stok tutar ama aynı ürün kartı altında toplanır. Böylece hem "kırmızı 42 numara kaç tane" sorusuna hem de "bu modelden toplam kaç tane" sorusuna aynı ekrandan cevap alırsınız.
Sayım, kayıt ile rafı yeniden hizalama işlemidir. Program sayım listesi çıkarır, siz saydığınız adedi girersiniz, fark raporu hangi üründe ne kadar sapma olduğunu gösterir. Farkın nedenini bulmak ayrı iştir ama önce farkın görünür olması gerekir.
Kritik seviye, bir ürün belirlediğiniz adedin altına düştüğünde uyarı almanızdır. Sipariş zamanını hatırlamaya çalışmak yerine sistemin söylemesi, özellikle çok kalemli işletmelerde tükenmiş raf sayısını belirgin biçimde azaltır.
Excel ve ücretsiz uygulamaların stok takibinde nereye kadar yettiğini ayrı bir yazıda ele aldık.
Çıkışı işlenmemiş satışlar birikince kayıt gerçeği yansıtmıyor. Müşteriye söz verilen mal bulunamıyor.
Dükkân ve depo ayrı tutulmadığı için toplam biliniyor ama yeri bilinmiyor; mal aranarak bulunuyor.
Kritik seviye takibi olmadığı için ürünün bittiği ancak müşteri isteyince fark ediliyor.
Fire, numune ve iade kayıtları tutulmadığı için farkın nereden geldiği bulunamıyor.
Barkod, birim, KDV oranı, alış-satış fiyatı ve varyantlar tek kartta toplanır.
Dükkân, depo ve araç ayrı izlenir; aralarındaki transfer kayıt altına alınır.
Satışta çıkar, alışta girer, iadede geri döner. Elle güncelleme gerekmez.
Ürün bazında eşik tanımlarsınız; altına düşünce uyarı listesine girer.
Sayım listesi çıkar, saydığınızı girersiniz; fark raporu sapmayı ürün bazında gösterir.
Hangi ürün ne hızla dönüyor, hangisi aylardır rafta — sermayenizin nerede beklediği görünür. Ayrıntı: stok devir hızı nedir.
Evet, aynı işlemde. Satış faturası onaylandığında ürünler stoktan çıkar, alış faturası girildiğinde eklenir, iade işleminde geri döner. Ayrı bir stok dosyasını elle güncellemeniz gerekmez.
Evet. Dükkân, depo ve satış aracı gibi lokasyonlar ayrı tanımlanır; her ürünün hangi depoda ne kadar olduğu ayrı görünür. Depolar arası transfer kaydedilir, böylece yolda olan mal da izlenebilir.
Ürün kartı altında varyant tanımlanır; her varyant kendi stoğunu ve barkodunu taşır. Raporlarda hem varyant bazında hem ürün toplamında görebilirsiniz.
Evet. Ürün kartına barkod tanımlandıktan sonra satış ve sayım ekranlarında okuyucuyla çalışabilirsiniz; standart USB barkod okuyucular ek kurulum gerektirmez.
Sayım sonucunu girdiğinizde sistem fark raporu üretir. Farkı onayladığınızda stok sayılan değere çekilir ve bu düzeltme bir hareket olarak kaydedilir — yani geçmişte ne olduğu silinmez, düzeltmenin kendisi de iz bırakır.
Evet. Ürün adı, barkod, birim, KDV oranı, fiyat ve mevcut stok sütunlarını içeren bir Excel/CSV dosyası yeterlidir. Aktarım sonrası kontrol ekranında birlikte doğrularız.
Ürün listenizi demo hesabına aktaralım; fatura kesince stoğun nasıl düştüğünü ve kritik seviye uyarısını kendi ürünlerinizde deneyin.