Kâr etmek ile ödeme gününde parasının olması ayrı şeylerdir. Çoğu işletme kârlıyken bile nakit sıkışması yaşar, çünkü giren ve çıkan paranın tarihleri birbirini tutmaz. Tahsilat, ödeme, çek ve senet aynı takvimde toplandığında darboğaz haftalar önceden görünür.
Nakit akışı takibi tahminle başlamaz, kayıtla başlar: önce kayıtlı vadeler takvime düşer. Gerçekleşen tahsilat bundan sapar — geç ödeyen müşteri, karşılıksız çıkan çek, henüz kesilmemiş fatura. Doğru sıra şudur: kayıtlı vadeleri görün, üzerine kendi gecikme tecrübenizi ve düzenli giderlerinizi koyun.
Kasadaki nakit ile bankadaki bakiye farklı hesaplardır; ikisini tek toplamda tutmak, ödeme planı yaparken yanıltır. Program her hesabı ayrı izler, toplamı da ayrıca gösterir. Kasadan bankaya yatırılan para bir transfer hareketi olarak kaydedilir, iki kez sayılmaz.
Birden çok banka hesabı varsa her biri ayrı tanımlanır. Hangi ödemenin hangi hesaptan çıktığı, ay sonunda hesap ekstresiyle karşılaştırma yaparken önemli hale gelir.
Aldığınız bir çek üç farklı yol izleyebilir: bankaya tahsile verilir, bir tedarikçiye ciro edilir veya portföyde vadesini bekler. Her durumun kaydı ayrıdır ve çekin o anda nerede olduğu bilinmelidir. Karşılıksız çıkma ihtimali de ayrı bir durumdur ve kaydı tutulmalıdır.
Verdiğiniz çekler ise ödeme yükümlülüğünüzdür; vade günü hesapta karşılığının bulunması gerekir. Vade takvimi bu iki tarafı aynı ekranda gösterdiğinde, hangi hafta sıkışacağınız önceden belli olur.
Senet çekten farklı yürür. Çekte vade gününde karşılık çıkmazsa banka karşılıksız işlemini uygular; senette böyle bir mekanizma yoktur — ödenmeyen senette süresinde protesto ve ardından icra takibi gündeme gelir, bu yüzden vade gününü kaçırmamak çekten daha kritiktir. Program senet portföyünü çekten ayrı tutar: kimden alındığı, vadesi, tahsile verilip verilmediği ve ciro edildiyse kime gittiği ayrı ayrı kayıtta durur; vade takviminde çeklerle birlikte tek listede görünür.
Bir tahsilat girildiğinde yalnızca kasa artmaz; müşterinin borcu da azalır. Bu iki kayıt ayrı tutulduğunda "para geldi ama hangi faturaya sayılacak" sorusu çözümsüz kalır.
Programda tahsilat kaydedilirken hangi faturaya mahsup edileceği seçilir veya en eski borçtan kapatılır. Böylece cari ekstre ile kasa hareketi her zaman birbirini doğrular.
Vadeler ajandada, çekler çekmecede. Ödeme günü geldiğinde hatırlanıyor, hazırlık yapılamıyor.
Alacaklar vadeli, ödemeler peşin. Zamanlama farkı görünmediği için nakit sıkışması sürpriz oluyor.
Portföydeki çeklerin kimden alındığı ve nereye verildiği kayıtsız kalınca takip kişisel hafızaya kalıyor.
Tahsilat cari hesaba bağlanmadığı için müşterinin borcu kapanmıyor, mutabakat tutmuyor.
Her hesap ayrı izlenir, aralarındaki transfer kaydedilir; toplam nakit tek bakışta görünür.
Tahsilat girildiğinde müşterinin borcu kapanır; hangi faturaya mahsup edildiği kayıtta durur.
Portföy, tahsile verilen, ciro edilen ve karşılıksız durumları ayrı ayrı izlenir.
Senet portföyü çekten ayrı izlenir; vade, tahsile verme ve ciro hareketleri kayıtta durur.
Hangi gün ne kadar giriş, ne kadar çıkış var — hafta hafta görünür.
Kasa hareketi ile cari ekstre her zaman birbirini doğrular; iki ayrı kayıt tutulmaz.
Ay içinde ne kadar girdi, ne kadar çıktı, hangi kalemden — dönem kapanışında tek rapor.
Evet. Her kasa ve banka hesabı ayrı tanımlanır, bakiyeleri ayrı izlenir; toplam nakit ayrıca gösterilir. Kasadan bankaya yatırma bir transfer hareketi olarak kaydedilir, tutar iki kez sayılmaz.
Evet. Çekin durumu portföy, tahsile verilen, ciro edilen ve karşılıksız olarak izlenir. Ciro ettiğinizde çek sizin portföyünüzden çıkar ve ilgili tedarikçinin borcundan düşer; çekin akıbeti kayıtta kalmaya devam eder.
Gün ve hafta bazında beklenen tahsilatlar ile yapılacak ödemeleri birlikte gösterir. Böylece hangi hafta nakit açığı oluşacağı önceden görünür; ödeme planınızı buna göre kurabilirsiniz.
Evet. Tahsilat kaydedilirken hangi faturaya mahsup edileceğini seçebilir veya en eski borçtan kapatmayı tercih edebilirsiniz. Kasa hareketi ile cari ekstre her zaman tutarlı kalır.
Çekin durumunu karşılıksız olarak işaretlersiniz; tutar müşterinin borcuna geri döner ve alacak yeniden açık hale gelir. Böylece hem çekin akıbeti hem cari bakiye doğru kalır.
Tahsilat türü olarak nakit, havale/EFT, kredi kartı ve çek-senet ayrı ayrı kaydedilir. Kredi kartı tahsilatlarında bankaya geçiş tarihi farklı olduğu için tutarı ilgili banka hesabına vade tarihiyle işleyebilirsiniz.
Çek ve senet ayrı portföylerde izlenir. Çekte vade gününde karşılık çıkmazsa banka karşılıksız işlemini uygular; senette böyle bir mekanizma yoktur, ödenmeyen senette süresinde protesto ve ardından icra takibi gündeme gelir. Program her ikisinde de kimden alındığını, vadesini, tahsile verilip verilmediğini ve ciro edildiyse kime gittiğini kaydeder; vade takviminde ikisi tek listede görünür.
Açık alacaklarınızı ve ödemelerinizi demo hesabına girelim; hangi hafta sıkışacağınızı takvimde birlikte görelim.