e-Fatura mükellefi olduğunuz gün üç yeni iş çıkar: doğru belgeyi seçmek, karşı tarafın mükellef olup olmadığını bilmek ve arşivi saklamak. Program bunları sizin yerinize yapar. Bu sayfa hangi belgenin kime düzenlendiğini, faturanın nasıl kesildiğini ve programda nelere bakmanız gerektiğini anlatır.
e-Dönüşümde en çok karıştırılan konu budur. Üç belge vardır ve hangisinin kesileceğini karşı tarafın durumu belirler.
Karşı taraf da e-Fatura mükellefiyse düzenlenen belge e-Faturadır. GİB sistemi üzerinden gider, karşı tarafın gelen kutusuna düşer ve kabul/ret süreci vardır. Kağıt çıktı almanız gerekmez, belgenin yasal aslı elektronik olandır.
Programın burada yapması gereken şey şu: vergi numarasını girdiğiniz anda karşı tarafın mükellef olup olmadığını GİB kayıtlarından kontrol edip doğru belgeyi kendisi seçmeli. Bunu yapmayan bir programda her fatura öncesi elle sorgulama yapmak zorunda kalırsınız.
Karşı taraf e-Fatura mükellefi değilse veya son tüketiciyse belge e-Arşiv faturasıdır. Elektronik olarak düzenlenir, e-posta ile gönderilebilir veya çıktısı verilebilir. Programla ya da özel entegratör üzerinden kesilen e-Arşiv faturanın GİB'e raporlanması gerekir; GİB'in e-Arşiv portalından kesilen faturalar ise ayrıca raporlanmaz.
Perakende satış yapan bir dükkân için günlük faturaların çoğu e-Arşivdir. Program bunları biriktirip raporunu otomatik göndermelidir; elle rapor yükleme dönemi geçti.
2027 notu: e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan, kazancı basit usulde belirlenen ya da işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler 1 Ocak 2027'den itibaren bütün faturalarını, tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenleyecek (589 Sıra No.lu Tebliğ, Resmî Gazete 31 Aralık 2025). Ayrıntı ve kaynaklar e-Arşiv fatura yazımızda; mevzuat değişebilir, kendi durumunuzu mali müşavirinize danışın.
Fatura parayı, irsaliye malı takip eder. Mal sevk edilirken düzenlenir ve taşıma sırasında ibraz edilir. e-İrsaliye kapsamındaysanız kağıt irsaliye yerine elektronik olanı düzenlemeniz gerekir.
Ayrıntısı için e-İrsaliye yazımıza bakabilirsiniz. Toptancı ve dağıtım yapan işletmelerde irsaliye-fatura eşleşmesi önemlidir: sevk edilen mal ile kesilen fatura arasındaki farkı program göstermelidir, yoksa ay sonunda hangi irsaliyenin faturalanmadığı kaybolur.
Zorunluluk, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği ciro eşiklerine ve belirli sektörlere (e-ticaret, akaryakıt, sebze-meyve komisyonculuğu, konaklama gibi) göre değişir. Eşikler her yıl güncellenebildiği için güncel durumu GİB e-Belge portalından veya mali müşavirinizden teyit etmek gerekir.
Pratik tavsiye: zorunluluk gelmeden geçmek daha rahattır. Zorunluluk tarihinde geçenler genelde aynı hafta yoğunlaşan başvuru trafiğine ve alışma süresine aynı anda yakalanır. Gönüllü geçişte ise sistemi kendi hızınızda öğrenirsiniz.
| e-Fatura | e-Arşiv | e-İrsaliye | |
|---|---|---|---|
| Kime | e-Fatura mükellefine | Mükellef olmayana / tüketiciye | Mal sevkinde alıcıya |
| Nasıl iletilir | GİB sistemi üzerinden | E-posta veya çıktı | GİB sistemi üzerinden |
| Kabul/ret var mı | Var | Yok | Var |
| Raporlama | GİB otomatik görür | Düzenleyen raporlar; GİB portalından kesilende gerekmez | GİB otomatik görür |
| Ne zaman | Satış anında | Satış anında | Mal yola çıkarken |
Her fatura öncesi portala girip vergi numarası sorgulamak. Yanlış belge kesildiğinde iptal-iade süreci başlıyor.
Aynı bilgiyi önce kendi kaydınıza, sonra portala girmek. Günde 20 fatura kesen bir işletmede bu tek başına saatlere denk geliyor.
Sevk edilen mal ile kesilen fatura eşleşmediğinde ay sonunda hangi irsaliyenin açıkta kaldığı bulunamıyor.
Arşiv klasörde, klasör depoda. İnceleme veya müşteri talebinde eski belgeye ulaşmak yarım gün alıyor.
Vergi numarasını yazın; sistem unvanı ve adres bilgisini getirir, e-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol eder ve düzenlenecek belge tipini kendisi seçer.
Stoktan ürün seçin; birim fiyat, iskonto ve KDV oranı kartından gelir. Müşteriye özel fiyat listesi tanımlıysa o fiyat uygulanır. Toplamlar anında hesaplanır.
Onayladığınızda belge GİB'e iletilir, kopyası müşteriye e-posta ile gider, stoktan düşer ve müşterinin cari borcuna işlenir. Arşiv sistemde saklanır.
Vergi numarasından mükellefiyet sorgusu yapıp e-Fatura mı e-Arşiv mi olduğunu program belirlemeli. Bu kontrol elle yapılıyorsa hata kaçınılmazdır.
Belge kesildiği anda ürün stoktan çıkmalı. Fatura programı ile stok programı ayrıysa iki kayıt sürekli birbirini tutmaz.
Kesilen fatura müşterinin bakiyesine eklenmeli, tahsilat girildiğinde kapanmalı. Veresiye takibi ayrı defterde kalmamalı.
Geçmiş belgelere tarih, müşteri, tutar veya ürün üzerinden ulaşabilmelisiniz. Yasal saklama süresi boyunca erişim sizde kalmalı.
Yanlış kesilen belgenin iptali, iade faturası ve düzeltme işlemleri programda tanımlı olmalı; portal üzerinden elle çözülmeye kalmamalı.
Dönem içinde ne kadar fatura kesildi, hangi müşteriye ne kadar satıldı, hangi belge açıkta — rapor ekranından görülebilmeli.
Toplam 12.000,00₺ + KDV
e-Fatura ve e-Arşiv dahil; cari, stok ve kasa aynı pakette.
Fiyatlara KDV dahil değildir. e-Fatura kontör/entegratör bedelleri, seçtiğiniz entegratörün tarifesine göre ayrıca faturalanır — bu kalemi baştan yazılı olarak paylaşırız. Pazaryeri ve kargo entegrasyonu gerekiyorsa TİCARET paketine bakın.
e-Fatura'ya ya özel entegratör üzerinden ya da GİB portalı üzerinden geçilir. İLGERU HESAP entegratör bağlantısıyla çalışır; hesabınız açılırken bu tarafı biz kurarız. Entegratörün kontör veya paket bedeli kendi tarifesine göre ayrıca faturalanır, bu kalemi baştan yazılı olarak paylaşırız — sürpriz çıkmaz.
Hayır. Belge programdan düzenlenir ve entegratör üzerinden GİB'e iletilir. Portalı yalnızca istisnai durumlarda (örneğin geçmiş bir belgeyi kontrol etmek istediğinizde) kullanırsınız. Günlük akışta tek ekran yeterlidir.
Vergi numarasını girdiğinizde sistem GİB mükellef listesinden kontrol eder ve belge tipini kendisi belirler: mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv. Elle sorgulama yapmanız gerekmez, yanlış belge kesme riski ortadan kalkar.
e-Fatura'da karşı taraf belgeyi reddedebilir; reddedilen belge geçersiz olur. Kabul edilmiş bir belge için iade faturası düzenlenir. e-Arşiv'de ise iptal işlemi belirli süre içinde yapılabilir, sonrasında yine iade faturası gerekir. Her iki akış da programda tanımlıdır; hangi yolun izleneceğini belge tipine göre ekran size söyler.
Evet. Sevk edilen irsaliyeler ile kesilen faturalar eşleştirilir; faturalanmamış irsaliyeler ayrı bir listede görünür. Ay sonunda açıkta kalan sevkiyat kalmaz.
Aboneliğiniz sürdüğü müddetçe tüm geçmiş belgelere program üzerinden erişirsiniz; tarih, müşteri, tutar ve ürün üzerinden arama yapabilirsiniz. Ayrılmaya karar verirseniz belgelerinizi dışa aktarıp teslim ederiz.
Evet, aynı işlemde. Belge onaylandığında ürünler stoktan düşer, tutar müşterinin cari borcuna eklenir. Tahsilat girildiğinde borç kapanır ve kasa hareketi oluşur. Üç kayıt ayrı ayrı tutulmaz.
Paket tarafında fatura adedi sınırı koymuyoruz. Sınır entegratör tarafındaki kontör paketinizde olabilir; aylık fatura adedinize göre uygun paketi birlikte belirleriz.
Kendi müşteri listenizle deneyin: vergi numarasını girin, sistemin belge tipini nasıl seçtiğini görün, faturayı kesin. 10 gün ücretsiz.