e-Dönüşümde en çok karıştırılan iki belge e-Fatura ile e-Arşiv faturasıdır. Ayrım aslında tek bir soruya bakar: karşı taraf e-Fatura kullanıcısı mı, değil mi?
e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan kişi ve kurumlara düzenlenen elektronik faturadır. Nihai tüketiciye yapılan satışlar da bu kapsamdadır. Belge elektronik olarak oluşturulur; alıcıya e-posta ile gönderilebilir veya kâğıt çıktısı verilebilir.
Kritik fark iletim yolundadır: e-Fatura GİB sistemi üzerinden karşı tarafın gelen kutusuna düşerken, e-Arşiv faturası doğrudan alıcıya iletilir ve raporlaması düzenleyen tarafından yapılır.
| Alıcı | Düzenlenecek belge | İletim |
|---|---|---|
| e-Fatura kullanıcısı firma | e-Fatura | GİB sistemi üzerinden |
| e-Fatura kullanıcısı olmayan firma | e-Arşiv fatura | E-posta veya çıktı |
| Nihai tüketici (vergi mükellefi değil) | e-Arşiv fatura | E-posta veya çıktı |
| Yurt dışı müşteri | İhracat faturası (ayrı süreç) | İlgili mevzuata göre |
Bu kararı elle vermek hata üretir. Doğru kurgu şudur: vergi numarası girildiğinde sistem GİB mükellef listesinden kontrol edip belge tipini kendisi seçer. Elle seçim yapılan sistemlerde yanlış belge kesilir ve iptal-iade süreci başlar.
Kazancı basit usulde belirlenen esnaf ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar. e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil değilseniz ve bu iki gruptan birindeyseniz, 1 Ocak 2027'den itibaren kestiğiniz bütün faturaları, tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenlemeniz gerekir. 31 Aralık 2026'ya kadar bu zorunluluk yalnız vergiler dahil 3.000 TL'yi geçen faturalar için geçerli.
e-Arşiv olarak kesilmesi gereken faturalar, döneme ve mükellef grubuna göre:
| Dönem | Basit usul ve işletme hesabı esasındakiler | Diğer mükellefler |
|---|---|---|
| 2026 | Vergiler dahil 3.000 TL'yi geçen faturalar | Bütün faturalar, tutarına bakılmaksızın |
| 1 Ocak 2027'den itibaren | Bütün faturalar, tutarına bakılmaksızın | Bütün faturalar, tutarına bakılmaksızın |
Tablo, e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler içindir. e-Fatura kullanıcıları zaten e-Arşiv uygulamasındadır ve faturalarını e-Fatura ya da e-Arşiv olarak keser.
Bu takvim bir kez değişti. 12 Kasım 2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 573 Sıra No.lu Tebliğ, tutar sınırının kalkacağı tarihi herkes için 1 Ocak 2026 olarak belirlemişti. 31 Aralık 2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ, basit usul ve işletme hesabı esasındaki mükellefler için bu tarihi 1 Ocak 2027'ye taşıdı. 24 Eylül 2026'da kontrol ettiğimizde tebliğin güncel metninde tarih 1 Ocak 2027 olarak duruyordu.
Faturayı iki yoldan kesebilirsiniz: GİB'in ücretsiz e-Arşiv portalından ya da GİB'den izinli bir özel entegratörün sisteminden. Portal için başvuru, mali mühür ya da e-imza gerekmez; Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle girilir ve portalda kesilen faturalar için ayrıca rapor gönderilmez. Portalda faturanın adım adım nasıl kesildiğini GİB portalında e-Arşiv fatura yazımızda anlattık.
Kapsamdaki bir fatura e-Arşiv yerine kâğıt olarak düzenlenir ya da alınırsa, her kâğıt fatura için hem düzenleyene hem de nihai tüketici dışındaki vergi mükellefi alıcıya Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesindeki ceza ayrı ayrı uygulanır.
Kaynaklar: 589 Sıra No.lu Tebliğ (Resmî Gazete, 31 Aralık 2025, sayı 33124, 5. mükerrer); 573 Sıra No.lu Tebliğ (Resmî Gazete, 12 Kasım 2024, sayı 32720); 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'nin GİB'deki güncel metni, bölüm IV.2.4.3; GİB'in e-Arşiv portalına ilişkin 13 Aralık 2019 tarihli duyurusu.
Mevzuat değişebilir; bu takvim daha önce bir kez ertelendi. Basit usulde mi vergilendirildiğinizi, işletme hesabı esasına göre mi defter tuttuğunuzu ve e-Fatura durumunuzu mali müşavirinize danışarak netleştirin, güncel duyuruları GİB'in e-Belge sitesinden (ebelge.gib.gov.tr) takip edin.
e-Fatura'da belge zaten GİB sistemi üzerinden geçtiği için ayrı bir raporlama gerekmez. e-Arşiv'de ise durum farklıdır: düzenlenen belgelerin GİB'e raporlanması düzenleyenin sorumluluğundadır. GİB'in e-Arşiv portalından kesilen faturalar ise ayrıca raporlanmaz; raporlama, faturayı özel entegratör ya da GİB'den izinli kendi sistemiyle kesenler için geçerlidir.
Uygulamada bu raporlama entegratör veya yazılım tarafından otomatik yapılır. Elle rapor yükleme dönemi büyük ölçüde geçmiştir; ancak sistem seçerken bu işlevin var olduğunu doğrulamak gerekir — aksi halde her dönem elle rapor hazırlamak zorunda kalırsınız.
e-Arşiv faturasında iptal, belirli bir süre içinde ve mevzuatın öngördüğü usulle yapılabilir. Süre geçtikten sonra iptal yerine iade faturası yolu işler.
Sistem üzerinden iptal kaydı oluşturulur ve raporlamaya yansır. Belgenin alıcıya iletilmiş olması durumu değiştirebilir — bu ayrımı mali müşavirinizle netleştirin.
Alıcı mükellefse kendisi iade faturası düzenler; nihai tüketiciyse satıcı tarafından gider pusulası veya ilgili belge ile düzeltme yapılır.
Belge düzeltildiğinde stok ve cari bakiyenin de düzeltilmesi gerekir. Bu üç kayıt aynı sistemde değilse düzeltme yarım kalır ve dönem sonunda fark çıkar.
İptal ve düzeltme usulleri mevzuata bağlıdır ve ayrıntıda değişebilir. Burada anlatılan akış genel çerçevedir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Mağaza ve dükkân satışlarının büyük kısmı e-Arşiv kapsamındadır çünkü alıcı genelde nihai tüketicidir. Bu işletmelerde günlük belge adedi yüksektir ve iki şey kritik hale gelir: belge kesme hızı ve raporlamanın otomatik olması.
Kasada her satışta vergi numarası sorgulaması yapmak pratik değildir; sistem, mükellef olmayan alıcı için doğrudan e-Arşiv üretecek şekilde kurgulanmalıdır. Ayrıntısını fatura programı sayfamızda anlattık.
e-Fatura, e-Fatura kullanıcısı olan mükelleflere düzenlenir ve GİB sistemi üzerinden iletilir; kabul/ret süreci vardır. e-Arşiv ise e-Fatura kullanıcısı olmayanlara ve nihai tüketicilere düzenlenir, alıcıya e-posta veya çıktı ile ulaştırılır ve raporlaması düzenleyen tarafından yapılır.
e-Arşiv uygulamasına dahilseniz, kapsamdaki satışlarınız için elektronik belge düzenlemeniz gerekir. Uygulamaya hiç dahil olmasanız bile yükümlülük doğabilir: 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği uyarınca e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin de faturalarını GİB e-Belge portalı ya da izinli bir özel entegratör üzerinden e-Arşiv Fatura olarak düzenlemesi gerekir. Tarih ve tutar şartları mükellef grubuna göre değişir. Kapsam ve istisnalar mevzuatla belirlenir ve zaman içinde değişir; kendi durumunuzu GİB e-Belge portalından veya mali müşavirinizden teyit edin.
e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan, kazancı basit usulde belirlenen ya da işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler 1 Ocak 2027'den itibaren bütün faturalarını, tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenleyecek. Diğer mükellefler için bu kural 1 Ocak 2026'da başladı. Kâğıt fatura yalnız tebliğde sayılan istisnai durumlarda, örneğin GİB sistemlerinde arıza ya da bakım olduğunda kullanılabilir. Dayanak 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ve onu değiştiren 589 Sıra No.lu Tebliğdir; mevzuat değişebileceği için mali müşavirinize danışın.
E-posta ile göndermek en yaygın yoldur; alıcı isterse kâğıt çıktısı da verilebilir. Alıcının e-posta adresi kayıtlıysa bu gönderim sistem tarafından otomatik yapılabilir, elle uğraşmaya gerek kalmaz.
Raporlama yükümlülüğü düzenleyene aittir, ancak uygulamada entegratör veya yazılım tarafından otomatik yapılır. Sistem seçerken bu işlevin var olduğunu doğrulayın — yoksa her dönem elle rapor hazırlamak gerekir. GİB'in e-Arşiv portalından kesilen faturalar için ise ayrıca raporlama gerekmez.
Belirli süre içinde ve mevzuatın öngördüğü usulle iptal mümkündür; süre geçtiğinde iade faturası veya ilgili düzeltme belgesi yolu işler. Belgenin alıcıya iletilmiş olup olmaması da süreci etkileyebilir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
e-Arşiv uygulaması e-Fatura ile birlikte ancak ayrı bir uygulama olarak tanımlanır. Entegratör üzerinden çalışıyorsanız bu tanımlama kurulum sırasında birlikte yapılır; genelde ek bir mali mühür gerekmez. e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan bir mükellef faturasını GİB'in e-Arşiv portalından kesecekse başvuru, mali mühür ya da e-imza gerekmez; Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle giriş yapılır.
Vergi numarası girildiğinde e-Fatura mı e-Arşiv mi olduğuna sistem karar versin. Demo ortamında kendi müşteri listenizle deneyin.