e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı değilseniz faturanızı Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) ücretsiz e-Arşiv portalından kesebilirsiniz. Başvuru yapmanız, mali mühür ya da e-imza almanız gerekmez; Dijital Vergi Dairesi'nde kullandığınız kullanıcı kodu ve şifre yeterlidir. Aşağıdaki adımlar GİB'in portal kılavuzundaki menü adlarıyla yazıldı.
Portal, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerin kesmesi gereken e-Arşiv faturalar için açıldı. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği bu faturaların ya GİB'in e-Belge düzenleme portalından ya da GİB'den izinli bir özel entegratörün sisteminden düzenlenmesini istiyor.
Hangi faturanın e-Arşiv olacağı mükellef grubunuza göre değişir. Kazancı basit usulde belirlenenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar 31 Aralık 2026'ya kadar vergiler dahil 3.000 TL'yi geçen faturalarını, 1 Ocak 2027'den itibaren ise bütün faturalarını e-Arşiv olarak keser. Diğer mükellefler için tutar sınırı 1 Ocak 2026'da kalktı. Takvimin ayrıntısı ve kaynaklar için e-Arşiv fatura yazımızdaki 2027'de kimler e-Arşive geçiyor? bölümüne bakın.
ebelge.gib.gov.tr ana sayfasındaki e-Arşiv Fatura Portalına (İnteraktif) girişinden ya da doğrudan portalın şifreyle giriş ekranına gidin ve kullanıcı kodu ile şifrenizi yazın. Adresi elle yazıyorsanız earsivportal.efatura.gov.tr adresinin sonuna /intragiris.html eklemeyi unutmayın; ana sayfa, başvuru yapıp mali mühürle girenler içindir. Modül seçim ekranı gelirse e-Arşiv Portal'ı seçin. İlk girişte Kullanıcı İşlemleri sekmesindeki kullanıcı bilgilerinizi kontrol edin.
Sol taraftaki Belge İşlemleri menüsünden fatura oluşturma ekranını açın. GİB kılavuzunda bu menünün adı 5000/30.000 TL Fatura Oluştur'dur; ad, kılavuzun yazıldığı 2019'daki tutar sınırlarından gelir.
Ekranda Fatura Bilgileri ve Alıcı Bilgileri tabloları açılır. Fatura bilgilerini, Döviz-TL kur ve Fatura Tipi dışında sistem doldurur; bu iki alanı siz seçersiniz. Fatura tipi Satış, İade, Tevkifat, İstisna, Özel Matrah ya da İhraç Kayıtlı olabilir. Bu alanda kod listesi açılmaz; gereken açıklamalar faturanın not alanına yazılır.
VKN/TCKN alanı zorunludur. Vergi kimlik numarası girerseniz unvan, TC kimlik numarası girerseniz ad ve soyad tam yazılmalıdır; numara geçerliyse bilgiler kendiliğinden gelir. TCKN'sini paylaşmak istemeyen ya da TCKN'si olmayan nihai tüketici için kılavuz, bu alana 11111111111 yazılabileceğini söyler.
Satır Ekle ile satır açıp kutucukları doldurun, fazla satırı seçip Satır Sil ile kaldırın. KDV dışında bir vergi gerekiyorsa Vergi Ekle bölümünden seçin. Satırın solundaki Düzenle, o satırın ayrıntı ekranını açar. Toplamları sistem hesaplar; elle yalnız Ödenecek Tutar'a yuvarlama girilebilir. Faturada yer alması gereken ibareleri Not bölümüne yazın.
Oluştur'a tıklayın. Zorunlu bir alan boşsa sistem uyarır; sorun yoksa çıkan mesajda Tamam'a basın. Fatura bu aşamada taslaktır; onaylanmadan alıcıya verilmez.
Taslak, Belge İşlemleri altındaki taslaklar listesinde görünür (kılavuzdaki adıyla 5000/30.000 TL Taslaklar). Faturayı seçip görüntüleyin; değişiklik gerekiyorsa Düzenle'ye basın. Sonra GİB İmza'yı seçin, Şifre Gönder ile telefonunuza gelen 6 haneli kodu Şifre kutusuna yazıp Onayla'ya tıklayın. 'İmzalama işlemi başarı ile tamamlandı' mesajı gelince fatura düzenlenmiş olur; imza GİB üzerinden atılır, mali mühür gerekmez.
Portaldaki İndir seçeneği faturanın imzalı dosyasını ve görüntüsünü verir. Görüntünün çıktısını ıslak imzanızla alıcıya teslim edebilir ya da görüntüyü .XML uzantılı dosyayla birlikte e-posta gibi elektronik bir yolla gönderebilirsiniz.
Menü adları GİB'in Aralık 2019 tarihli portal kılavuzundan alındı. Portal ekranında farklı bir ad görürseniz GİB'in e-Belge sitesindeki güncel duyurulara bakın.
GİB'in duyurusuna göre portaldan kesilecek e-Arşiv faturalar için başka bir yazılıma, muhasebe programına ya da özel entegratöre ihtiyaç yoktur. Ara sıra fatura kesen bir işletme için portal yeterli olabilir.
Zorluk genellikle faturanın çevresindeki kayıtlarda çıkar. Portalda kestiğiniz fatura stoğunuzu düşürmez, müşterinin borcuna işlenmez; her faturayı ayrıca defterinize ya da tablonuza yazmanız gerekir. Günde çok sayıda fatura kesiyorsanız satırları tek tek girmek ve her onayda SMS kodu beklemek de zaman alır.
Programdan kesilen e-Arşiv faturalar genellikle GİB'den izinli bir özel entegratör üzerinden düzenlenir. Programla kesilen faturanın stoğa ve cariye nasıl işlendiğini fatura programı sayfasında, fatura, cari, stok ve kasanın birlikte nasıl tutulduğunu ön muhasebe sayfasında anlattık. İLGERU HESAP'ı kendi ürün ve müşteri listenizle ücretsiz deneyebilirsiniz; faturanın hangi yoldan kesileceğini mali müşavirinizle netleştirin.
Hayır. GİB'in e-Belge portalı ücretsizdir. e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin portaldan fatura kesmesi için başvuru, mali mühür ya da e-imza gerekmez; özel entegratörle anlaşma zorunluluğu da yoktur.
Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle. Portalın giriş ekranında bunlar İnteraktif Vergi Dairesi Uygulaması kullanıcı kodu ve şifresi olarak geçer. Şifreniz yoksa ivd.gib.gov.tr adresinden ya da vergi dairesinden alabilirsiniz.
Portalda VKN/TCKN alanının doldurulması zorunludur. GİB'in portal kılavuzuna göre TCKN'sini paylaşmak istemeyen ya da TCKN'si olmayan nihai tüketici için bu alana 11111111111 yazılabilir.
E-posta ya da SMS gibi elektronik bir yolla gönderebilir veya faturanın çıktısını alıp ıslak imzanızla teslim edebilirsiniz. Faturayı saklamak da sizin sorumluluğunuzdadır; portaldan indirip ya da çıktısını alıp saklayın.
Hayır. GİB'in duyurusuna göre e-Belge portalından düzenlenen e-Arşiv faturaların ayrıca raporlanmasına gerek yoktur.
Kazancı basit usulde belirlenen ya da işletme hesabı esasına göre defter tutan ve e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler 1 Ocak 2027'den itibaren faturalarını tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlemek zorundadır. Kâğıt fatura yalnız tebliğde sayılan istisnai durumlarda, örneğin GİB sistemlerinde arıza ya da bakım olduğunda kullanılabilir.
Portal faturayı keser ama stoğu ve cariyi tutmaz. İLGERU HESAP'ta fatura, cari, stok ve kasa tek programda; kendi ürün listenizle deneyin.