Mali müşaviriniz resmî defteri tutar; ama gün içinde kimin ne aldığını, kasada ne kaldığını, hangi müşterinin borcu bittiğini siz bilmek zorundasınız. Ön muhasebe tam olarak bu boşluğu doldurur. Bu sayfa ön muhasebenin ne olduğunu, neyi kapsadığını ve program seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlatır. Dijitalleşmenin diğer başlıkları için rehber merkezimize bakabilirsiniz.
Kısa tanım: işletmenin günlük ticari hareketlerinin — fatura, tahsilat, ödeme, stok giriş-çıkışı — işletme tarafından kayıt altına alınmasıdır. Resmî beyan ve defter işi değildir; onu mali müşavir yapar.
Mali müşaviriniz ayın sonunda faturaları alır, yevmiye defterine işler, KDV ve muhtasar beyannamelerini verir. Bu genel muhasebedir ve yasal zorunluluktur. Ön muhasebe ise günü gününe sizin tuttuğunuz kayıttır: bugün kimden ne aldınız, kime ne sattınız, kasada ne kaldı, hangi müşteri ne kadar borçlu.
Aradaki fark pratikte şuna denk gelir: mali müşavirinize "geçen ay ne kâr ettim" diye sorduğunuzda cevabı ayın 20'sinde alırsınız. Ön muhasebeniz varsa aynı soruyu bugün öğlen sorup cevabı ekranda görürsünüz. İkisi rakip değil — düzgün tutulan ön muhasebe, mali müşavirinizin işini de kolaylaştırır çünkü ay sonunda ona eksiksiz ve düzenli bir kayıt gider.
Dört ana başlık vardır. Cari hesaplar: müşteri ve tedarikçi kartları, her birinin borç-alacak bakiyesi, veresiye takibi. Fatura ve irsaliye: satış faturası, alış faturası, e-Fatura ve e-Arşiv, iade işlemleri. Stok: ürün kartları, giriş-çıkış hareketleri, depo bakiyesi, kritik stok. Kasa ve banka: tahsilat, ödeme, çek-senet, nakit akışı.
Bu dördü birbirine bağlıdır ve asıl değer bu bağlantıdadır. Bir satış faturası kestiğinizde stoktan düşmeli, müşterinin borcuna eklenmeli, tahsilat yapıldığında borç kapanmalı ve kasa artmalı. Excel'de bu bağlantıları elle kurmaya çalışmak, üç ayrı dosyayı sürekli eşitlemek demektir — pratikte hep biri geride kalır.
En sık karşılaşılan üç sonuç: Tahsil edilemeyen alacak. Veresiye defterde duruyor ama kimin ne kadar geciktiğini görmediğiniz için üstüne gidilmiyor. Yanlış fiyatlama. Ürünün size gerçek maliyeti bilinmediğinden zararına satış yapılıyor, fark ancak yıl sonunda anlaşılıyor. Stok kaybı. Rafta olması gereken mal yok; ne zaman, hangi işlemde kaybolduğu bulunamıyor.
Bunların üçü de kayıt eksikliğinden doğar, kötü yönetimden değil. Kayıt düzenli tutulduğunda sorunlar kaybolmaz ama görünür hale gelir — ve görünen sorun çözülebilir.
Kabaca bir eşik: ayda 30'dan fazla fatura kesiyorsanız, 50'den fazla müşteriniz varsa veya veresiye satış yapıyorsanız defter ve Excel yetmemeye başlar. Tek başına çalışan bir serbest meslek erbabı için basit bir tablo yeterli olabilir; ancak dükkânında iki kişi çalıştıran, tedarikçiden mal alıp satan, veresiye defteri olan bir esnaf için program artık zorunluluktur.
Üretim yapıyorsanız durum değişir. Hammaddeden mamul üreten, reçete ve iş emri takip eden bir işletmenin ihtiyacı ön muhasebe değil ERP'dir. Ön muhasebe alım-satım işini kapsar; üretimin planlaması, maliyeti ve iş emri takibi ayrı bir katmandır.
Ücretsiz seçeneklerin nerede yeterli kaldığını ve hangi eşikte ücretli programa geçmenin mantıklı olduğunu ayrı bir yazıda karşılaştırdık.
Veresiye defteri kasada, bir kısmı telefonun notlarında, bir kısmı da aklınızda. Müşteri karşınızda beklerken sayfaları çevirmek zorunda kalıyorsunuz.
Ay sonu geldiğinde iki gününüz fiş toplamaya gidiyor. Bir kısım fiş kayboluyor, bir kısmının hangi işe ait olduğu hatırlanmıyor.
Kayıtta 40 adet görünüyor, rafta 12 tane var. Aradaki farkın nerede kaybolduğu bulunamıyor çünkü çıkış hareketleri kaydedilmemiş.
Kasaya para girdi ama ne kadarı kâr, ne kadarı tedarikçiye gidecek belli değil. Ödeme günü gelince nakit yetmiyor.
Müşteri kartına girdiğinizde bakiyenin, geçmiş faturaların ve son tahsilatın birlikte görünmesi. Veresiye takibi ayrı bir yerde değil, aynı ekranda olmalı.
Faturayı programda kesip ayrıca portala girmek zorunda kalmamak. e-Fatura mükellefi olsanız da olmasanız da aynı ekrandan çıkabilmeli.
Satış faturası kesildiğinde stoktan otomatik düşmesi. Ayrı bir stok dosyasını elle güncellemek zorunda kalıyorsanız o program eksiktir.
Kasa, banka, çek ve senedin aynı yerde toplanması; bir tahsilat girdiğinizde müşterinin borcunun kapanması.
Kasadaki eleman, depocu ve siz — üç kişi kullanacaksanız üç kat ödemek zorunda kalmamalısınız. Rol bazlı yetki, kimin neyi göreceğini ayarlamalı.
Müşavirinize ay sonunda dosya göndermek yerine kendi kullanıcısıyla girip mutabakat yapabilmesi. Bu tek başına ayda yarım gün kazandırır.
Hangi ürün ne kadar kâr bıraktı, kimden ne kadar alacak var, bu ay geçen aya göre ne oldu — üç tık ötede olmalı.
Program değiştirmeye karar verirseniz kayıtlarınızı Excel/CSV olarak dışa aktarabilmelisiniz. Veriyi rehin alan programdan uzak durun.
| Veresiye defteri | Excel tablosu | Ön muhasebe programı | |
|---|---|---|---|
| Cari bakiye | Elle toplanır | Formülle, hata riski var | Anlık, otomatik |
| Fatura kesme | Ayrı portal | Ayrı portal | Aynı ekranda, e-Fatura dahil |
| Stok bağlantısı | Yok | Elle eşitlenir | Fatura kesilince otomatik düşer |
| İki kişi aynı anda | Mümkün değil | Dosya çakışır | Herkes kendi kullanıcısıyla |
| Yedek | Yok | Bilgisayara bağlı | Günlük otomatik yedek |
| Mali müşavir erişimi | Fiş kutusu | Dosya gönderilir | Kendi kullanıcısıyla girer |
| Aylık maliyet | Yok | Yok | Yıllık ödemede ₺750, aylık ödemede ₺1.000 (+ KDV) |
Elinizde ne varsa — Excel tablosu, eski programın yedeği, hatta defterin fotoğrafı. Müşteri listesi, ürün listesi ve açık bakiyeler yeterlidir.
Excel/CSV dosyalarınızı biz yükleriz; müşteri kartları, ürünler ve devir bakiyeleri sisteme girer. Kontrol ekranında birlikte doğrularız.
Aynı gün içinde ilk faturanızı programdan kesersiniz. Eski kayıtlarınız devir olarak durur, yeni hareketler artık sistemde birikir.
İLGERU HESAP'ın ESNAF paketi yıllık ödemede aylık ₺750 + KDV, aylık ödemede ₺1.000 + KDV tutar. Kullanıcı sayısı tutarı değiştirmez.
Toplam 9.000,00₺ + KDV, peşin
Aylık ödemede ₺1.000 + KDV/ay
Aylık aboneliğe göre 3.000₺ daha hesaplı
Ön muhasebenin tamamı: cari, stok, fatura ve B2B sipariş portalı.
Fiyatlara KDV dahil değildir. E-ticaret ve pazaryeri entegrasyonu gereken işletmeler için TİCARET paketi vardır (yıllık ödemede aylık ₺1.000, aylık ödemede ₺1.250 + KDV); iki paketin karşılaştırmasını fiyat sayfasında bulabilirsiniz. 10 gün ücretsiz demo, taahhüt ve çıkış cezası yoktur.
Hayır. Yasal zorunluluk olan, mali müşavirinizin tuttuğu resmî defterler ve verilen beyannamelerdir. Ön muhasebe işletmenin kendi iç kaydıdır; zorunlu değildir ama olmadığında alacaklarınızı, stoğunuzu ve kârınızı takip edemezsiniz. Uygulamada e-Fatura mükellefi olduğunuz anda bir programla çalışmak fiilen kaçınılmaz hale gelir.
Müşaviriniz geçmişi kayda geçirir; siz bugünü yönetirsiniz. Müşavir size hangi müşterinin borcu geciktiğini veya hangi ürünün stoğunun bittiğini gün içinde söylemez, bu onun işi değildir. Ön muhasebe programı bu günlük katmanı doldurur. Kaldı ki düzenli ön muhasebe müşavirinizin de işini kolaylaştırır: ay sonunda ona dağınık fiş yerine düzenli kayıt gider.
Ön muhasebe alım-satım işini kapsar: fatura, cari, stok, kasa. ERP bunların üstüne üretimi ekler — reçete, iş emri, kapasite planlama, üretim maliyeti, kalite ve bakım. Alıp satıyorsanız ön muhasebe yeterlidir. Hammaddeden mamul üretiyorsanız ERP gerekir. İLGERU HESAP ile başlayıp ileride İLGERU ERP'ye geçebilirsiniz; cari ve stok kayıtlarınız taşınır.
Kısa vadede görebilir. Sınırlarını bilerek girmek gerekir: genelde fatura adedi veya kullanıcı sayısı sınırlıdır, e-Fatura entegrasyonu ek ücretlidir, destek yoktur ve veri dışa aktarımı kısıtlıdır. Ayda 20-30 fatura kesen tek kişilik bir işletme için makul bir başlangıç olabilir; iki kişiden fazlasının kullandığı, veresiye ve stok takibi olan bir dükkânda kısa sürede yetersiz kalır.
İLGERU HESAP'ta evet. Müşteri, ürün, fatura ve hareket kayıtlarınızı Excel/CSV olarak dışa aktarabilirsiniz; ayrılmaya karar verirseniz veriyi teslim ederiz. Program seçerken bu soruyu mutlaka sorun — veriyi dışa vermeyen bir programda kalmak zorunda kalırsınız.
Kullanıcı başına ücret yoktur. Kasadaki eleman, depocu ve mali müşaviriniz dahil ekibinizi ekleyebilirsiniz, aylık tutar değişmez. Rol bazlı yetkiyle kimin neyi göreceğini siz belirlersiniz: kasadaki eleman satış ekranını görür, maliyetleri görmez.
Kurulum yok — tarayıcıdan çalışır. Hesabınız açıldıktan sonra kullanıcılarınızı tanımlar, ürün ve müşteri listenizi aktarır, aynı gün ilk faturanızı kesersiniz. Mevcut kayıtların aktarımı dahil tipik geçiş süresi 1 gündür.
Veriler Türkiye'deki sunucularda tutulur, günlük yedeklenir. KVKK kapsamındaki yükümlülükler için aydınlatma metni ve veri işleme esaslarımız yayındadır; ayrıntısını Güvenlik ve KVKK sayfalarımızda bulabilirsiniz.
Demo hesabında kendi müşteri ve ürün listenizle çalışın; ilk faturanızı kesin, cari ekranını görün. 10 gün ücretsiz, taahhüt yok.