Kasa ve banka mutabakatı, kayıtlarınızdaki para tutarının gerçekte var olan parayla karşılaştırılmasıdır. Kasada fiilen sayılan nakit, bankada ise ekstredeki bakiye esas alınır; sistemdeki tutar bunlarla tutmuyorsa aradaki farkın kaynağı bulunur. Amaç bakiye düzeltmek değil, eksik veya yanlış kaydı yakalamaktır.
Bu ayrım önemlidir: farkı görüp kaydı zorla eşitlemek sorunu gizler. Bir sonraki ay aynı fark daha büyük olarak geri gelir ve bu kez kaynağını bulmak çok daha zordur.
Ay sonu itibarıyla bankanın gösterdiği bakiye ile sistemdeki banka hesabı bakiyesi yan yana konur.
İki tutar tutuyorsa iş bitmiştir. Tutmuyorsa fark yazılır ve aşağıdaki sebepler sırayla kontrol edilir.
Kesilen ama henüz bankadan çıkmamış çek, gönderilmiş ama karşı hesaba geçmemiş havale gibi kalemler gerçek bir hata değildir; yalnız iki kaydın farklı günlere düşmesidir.
Banka masrafı, EFT ücreti, faiz, BSMV, otomatik ödeme talimatı — bunlar ekstrede görünür ama çoğu zaman sisteme girilmemiştir. Farkın en yaygın sebebidir.
Hâlâ fark varsa tutar hatası, mükerrer kayıt veya yanlış hesaba kayıt aranır. Fark bulunmadan ay kapatılmaz.
| Sebep | Belirti | Çözüm |
|---|---|---|
| Banka masrafı girilmemiş | Küçük ve düzenli tutarlı farklar | Ekstredeki masraf satırları düzenli işlenir |
| Havale zamanlaması | Ay sonunda çıkan, ay başında kapanan fark | Zamanlama farkı olarak not edilir, düzeltme gerekmez |
| Mükerrer kayıt | Tam olarak bir işlem tutarı kadar fark | Aynı tutarlı iki kayıt aranır |
| Ters yön | Farkın işlem tutarının iki katı olması | Giriş/çıkış yönü kontrol edilir |
| Rakam hatası | Farkın 9’a bölünebilmesi rakam yer değiştirmesine işaret eder | Benzer tutarlı kayıtlar taranır |
Son satır pratik bir ipucudur: fark 9’un katıysa (örneğin 540 TL) çoğu zaman iki rakamın yer değiştirmesinden kaynaklanır — 1.230 yerine 1.320 gibi. Bu kontrol, farkı aramayı belirgin biçimde kısaltır.
Kasa mutabakatı daha basittir: fiilen sayılan nakit ile sistemdeki kasa bakiyesi karşılaştırılır. Ancak kasada özel bir sorun vardır — negatif kasa.
Sistemdeki kasa bakiyesinin eksiye düşmesi fiilen imkânsızdır; kasada olmayan para ödenemez. Eksi bakiye her zaman bir kayıt hatasına işaret eder ve genellikle üç sebepten çıkar: tahsilatın girilmemiş olması, ödemenin iki kez kaydedilmesi veya banka üzerinden yapılan bir ödemenin kasadan yapılmış gibi işlenmesi.
Negatif kasa yalnız bir düzen sorunu değildir; mizanda ters bakiye olarak görünür ve dönem sonunda mali müşavirin ilk sorduğu şeylerdendir. Ay içinde düzeltilmesi, dönem sonunda aramaktan çok daha kolaydır.
Kart tahsilatı yapan işletmelerde ayrı bir mutabakat gerekir ve bu en çok atlanan kontroldür. Sebebi zamanlama ve kesintidir: müşteri kartla 10.000 TL öder, banka hesabına birkaç gün sonra ve komisyon düşülmüş olarak — örneğin 9.850 TL — geçer.
Kayıt yalnız bankaya geçen tutar üzerinden yapılırsa iki hata birden oluşur: müşterinin cari hesabı eksik kapanır ve komisyon gideri hiç görünmez. Doğru kayıt üç kalemlidir:
| Kalem | Tutar |
|---|---|
| Müşteriden tahsilat (cari kapanır) | 10.000 |
| Banka komisyon gideri | 150 |
| Bankaya geçen net tutar | 9.850 |
Taksitli satışlarda durum daha da karışır: tutar aylara bölünerek gelir, her dilim ayrı tarihte hesaba düşer. Bu tür satışların yoğun olduğu işletmelerde POS hareketlerinin ayrı bir hesapta izlenmesi ve banka geçişleriyle eşleştirilmesi gerekir; yoksa cari bakiyeler kalıcı olarak tutmaz.
Banka mutabakatı en az ayda bir, hareketli hesaplarda haftalık yapılmalıdır. Kasa sayımı ise günlük veya haftalıktır — nakit hareketi yoğun olan işletmelerde gün sonu sayımı standart uygulamadır.
Sıklığın gerekçesi basittir: fark ne kadar yeni ise kaynağını bulmak o kadar kolaydır. Bir haftalık dönemde birkaç yüz hareket varken fark aranabilir; üç aylık dönemde binlerce hareket arasında aynı farkı bulmak günler alır.
Cari hesaplar için de benzer bir kontrol gerekir; karşı tarafla bakiye karşılaştırması yapmanın adı cari mutabakattır ve aynı mantıkla, düzenli yapıldığında işe yarar.
Bütün kontroller yapıldığı hâlde fark kapanmıyorsa, aramayı daraltmanın birkaç pratik yolu vardır:
Dördüncü madde en verimli yöntemdir: her adımda arama alanı yarıya iner ve birkaç denemede tek bir güne kadar daralır. Farkın hangi gün oluştuğu bulunduğunda, o günün hareketleri zaten sayılıdır.
Buna rağmen bulunamayan küçük tutarlı farklar için son çare, farkın gerekçesiyle birlikte kayda alınıp kapatılmasıdır — ama bu istisna olmalıdır. Her ay tekrarlayan “açıklanamayan fark”, sistemde yapısal bir eksiklik olduğunu gösterir ve kaynağı mutlaka araştırılmalıdır.
Önce farkın sebebini bulun. Kaydı zorla eşitlemek sorunu gizler ve bir sonraki dönemde daha büyük bir farkla geri döner. Sebep bulunduktan sonra yapılacak şey zaten bellidir: eksik hareket girilir, mükerrer kayıt silinir, yanlış tutar düzeltilir.
Ay sonunda kapanmayan kalemler (kesilmiş ama tahsil edilmemiş çek, yoldaki havale) ayrı bir listede tutulur ve bir sonraki dönemde kapanıp kapanmadığı kontrol edilir. Kapanmayan bir zamanlama farkı, aslında zamanlama farkı değildir — gerçek bir sorun vardır.
Fiilen mümkün olmadığı için her zaman bir kayıt hatasını gösterir. Ayrıca dönem sonunda mali tablolarda ters bakiye olarak görünür ve düzeltilmesi istenir. Ay içinde düzenli kasa sayımı yapılan işletmelerde bu durum neredeyse hiç oluşmaz.
Her hesap ayrı ayrı mutabık edilir; toplu bakiye üzerinden yapılan karşılaştırma farkın hangi hesaptan geldiğini gizler. Hesaplar arası virman işlemlerinde ise çift kayıt riski vardır — bir hesaptan çıkıp diğerine giren tutarın iki kez gelir veya gider yazılmadığı kontrol edilmelidir.
Fark ne kadar geç aranırsa o kadar zor bulunur. Banka hesaplarınızı ve kasa akışınızı sisteme alalım — mutabakat haftalık bir kontrole dönüşsün.