"Bu ay iyi geçti" dediğiniz bir ayın sonunda ödeme gününde para bulamamak, kâr etmediğiniz anlamına gelmez. Çoğu zaman sebep basittir: alacaklar vadeli, ödemeler peşin. Kâr ile nakit farklı şeylerdir ve işletmeyi zorlayan genelde ikincisidir.
Kâr, satış ile maliyet arasındaki farktır ve satış anında oluşur. Nakit ise paranın fiilen kasaya girdiği anda oluşur. 60 gün vadeli sattığınız bir mal, satış anında kâr yazar ama parası iki ay sonra gelir. Aynı malı peşin aldıysanız, para iki ay boyunca sizden çıkmış durumdadır.
Bu fark nakit döngüsü olarak adlandırılır: malı alıp parasını ödediğiniz gün ile satıp parasını tahsil ettiğiniz gün arasındaki süre. Döngü uzadıkça, aynı ciroyu döndürmek için daha çok işletme sermayesi gerekir.
Nakit akışını yönetmenin tek pratik yolu, giren ve çıkan paranın tarihlerini aynı takvimde görmektir. Karmaşık bir tabloya gerek yok; dört kalem yeterlidir:
Bu dördü hafta bazında yan yana konduğunda, hangi hafta açık vereceğiniz haftalar öncesinden görünür. Erken görülen bir açık yönetilebilir: tahsilatı öne çekmek, ödemeyi ertelemek veya kısa vadeli çözüm aramak için zaman kalır. Ödeme günü fark edilen açık ise yönetilemez.
Vadesi gelmiş alacaklarınız varsa ilk hamle oradan gelir. Yaşlandırma listesindeki en eski kalemlerden başlayın; çoğu zaman bir hatırlatma yeterlidir.
Tüm ödemeler eşit aciliyette değildir. Gecikmesi ceza doğuran (vergi, SGK), ilişkiyi bozan (kilit tedarikçi) ve esnek olan kalemleri ayırın.
Vadeyi uzatma talebi, ödemeyi geciktirip sessiz kalmaktan her zaman iyidir. Önceden konuşulan gecikme ilişkiyi bozmaz; habersiz gecikme bozar.
Aylardır dönmeyen stok, rafta bekleyen nakittir. Ölü stoğu indirimle nakde çevirmek, kısa vadeli borçlanmadan daha ucuza gelebilir.
Kısa vadeli kredi veya çek iskontosu maliyetlidir; ilk çözüm değil son çözüm olmalıdır. Maliyetini yıllık orana çevirip stok indirimiyle karşılaştırın.
Peşin iskontosu. Vadeli satışta uygulayacağınız vade farkı ile peşin ödemeye vereceğiniz iskontoyu birlikte tasarlayın. Küçük bir iskonto bile tahsilat süresini belirgin biçimde kısaltabilir.
Vade eşitleme. Alıştan aldığınız vade ile satışta verdiğiniz vade arasındaki farkı izleyin. 30 gün vadeyle alıp 60 gün vadeyle satıyorsanız aradaki 30 günü siz finanse ediyorsunuz demektir.
Stok disiplini. Fazla stok, kâr getirmeden nakit bağlar. Devir hızı düşük kalemleri düzenli gözden geçirmek, nakit akışına doğrudan katkı yapar.
Nakit akışı tahmin işi değildir. Vadeler kayıtlıysa takvim kendiliğinden oluşur; kayıtlı değilse hiçbir tahmin yöntemi işe yaramaz.
Kasa, banka, çek ve senedin tek takvimde toplanması tahsilat ekranında, alacak tarafı ise cari takipte anlatıldı.
Tutabilirsiniz; sorun tabloda değil, güncelliğinde çıkar. Her yeni fatura ve tahsilatı tabloya elle işlemek gerekir ve pratikte birkaç hafta sonra tablo geride kalır. Vadeler cari kayıtta tutuluyorsa takvim kendiliğinden güncel kalır.
En yaygın üç sebep: alacakların vadeli, ödemelerin peşin olması; stoğa fazla nakit bağlanması; ve tahsil edilemeyen alacakların hâlâ kâr olarak görünmesi. Üçü de kayıtlar üzerinden ölçülebilir — tahmin gerektirmez.
Çek iskontosunun maliyetini yıllık orana çevirip, indirimle satacağınız stoğun marj kaybıyla karşılaştırın. Dönmeyen stokta indirim genelde daha ucuza gelir; ayrıca depo ve sermaye yükünü de azaltır. Hızlı dönen stokta ise indirim gereksiz maliyet üretir.
Kendi finansman maliyetinizi baz alın: parayı o süre boyunca bağlamanın size maliyeti nedir? Vade farkını bunun altında tutarsanız vadeli satış sizin için zarar üretir. Farkı faturada ayrı kalem göstermek, peşin ve vadeli marjı ayrı izlemenizi de sağlar.
Nakit sıkışıklığı yaşayan işletmelerde haftalık, rahat olanlarda aylık yeterlidir. Kritik olan periyot değil, güncellik: iki hafta önce hazırlanmış aylık plan, bugün hazırlanmış haftalık plandan daha az işe yarar.
Tahsilat, ödeme, çek ve senet aynı vade takviminde. Açık haftalar öncesinden görünsün, ödeme planınızı ona göre kurun.