Ön Muhasebe ve Cari Hesap Terimleri

Açık hesap, müşterinin aldığı malın bedelini sonra ödemek üzere cariye borç yazılmasıdır; halk dilindeki veresiye defteridir.

Teminatsız satış biçimidir: çek, senet veya banka garantisi yoktur, elinizde yalnız kayıt vardır. Bu yüzden iki sınır baştan konur; müşteri başına üst limit ve azami vade. Limit dolduğunda yeni sevkiyat ödeme yapılana kadar durur.

Küçük tutarların birikmesi en sinsi risktir: günde 800 TL'lik alışveriş üç ayda 70.000 TL'yi geçer. Hareketleri tarih ve ürün detayıyla tutmak, hem tahsilatı hem de olası ihtilafı kolaylaştırır.

Dikkat: Defteri yalnız toplam bakiye olarak tutmak; hangi tarihte hangi malın alındığı yazılı değilse tartışma çıktığında elinizde ispat kalmaz.

İlgili: Cari Hesap · Alacak Yaşlandırma · Ödeme Planı · Şüpheli AlacakVeresiye defteri

Alacak yaşlandırma, açık alacakları vadesinin üzerinden geçen gün sayısına göre gruplayan rapordur.

Alacaklar genellikle vadesi gelmemiş, 1–30 gün, 31–60 gün, 61–90 gün ve 90 günden fazla gecikmiş şeklinde kovalara ayrılır. 400.000 TL'lik toplam alacağın 120.000 TL'si 90 günü aşmışsa sorun tahsilat gücünde değil, satış koşullarındadır.

Rapor tahsilat sırasını da belirler: aramaya en eski kovadan başlarsınız. Aynı liste, hangi müşteriye açık hesap limitini daraltmanız gerektiğini de gösterir.

Gecikme Günü = Bugünün Tarihi − Fatura Vade Tarihi

Dikkat: Yaşlandırmayı fatura tarihine göre yapmak; 60 gün vadeyle çalışan müşteri daha ilk günden gecikmiş görünür ve rapor işe yaramaz.

İlgili: Cari Bakiye · Tahsilat · Şüpheli AlacakGeciken alacak nasıl tahsil edilir

Avans, mal veya hizmet teslim edilmeden önce yapılan ön ödemedir; alındığı anda gelir değil, yükümlülüktür.

Müşteriden aldığınız sipariş avansı, siz malı teslim edene kadar borcunuzdur. Teslimle birlikte fatura kesilir ve avans bu faturaya mahsup edilir. Tedarikçiye verdiğiniz avans ise ters yönde çalışır, siz alacaklı taraftasınızdır.

Personel avansı ayrı bir kalemdir: çalışana ay ortasında verilen tutar ücret gideri değildir, ay sonunda bordrodan mahsup edilen bir alacaktır. Bordroda mahsup edilmezse hem kasa hem gider tutarı şişer.

Dikkat: Alınan avansı satış geliri olarak kaydetmek; henüz teslim edilmemiş iş ciroya girer ve o ay gerçek dışı kârlı görünür.

İlgili: Ödeme Planı · Dönemsellik İlkesi · Tahsilat · MahsupPersonel maliyeti

Banka hesabı, işletmenin her bir banka hesabındaki para hareketlerinin izlendiği ve ekstre ile karşılaştırıldığı hesaptır.

Her banka ve her hesap ayrı kart olarak açılır; döviz hesapları hem döviz hem TL tutarıyla tutulur. Ay sonunda banka ekstresi ile defter kalanı karşılaştırılır.

Fark çıkmasının olağan sebepleri vardır: EFT ve havale masrafları, hesap işletim ücreti, POS komisyonu, bloke tutarlar ve valör. Örneğin 50.000 TL'lik kart tahsilatı satış günü kayda girer ama hesaba komisyon düşüldükten sonra ve birkaç gün gecikmeyle ulaşır.

Dikkat: POS tahsilatını satış günü banka girişi gibi yazmak; komisyon ve valör dikkate alınmazsa banka bakiyesi her ay tutmaz.

İlgili: Kasa · Tahsilat · Çek · Kur FarkıKasa banka mutabakatı

Ba ve Bs formları, bir ay içinde aynı kişiyle yapılan alışların (Ba) ve satışların (Bs) belirlenen haddi aşması hâlinde verilen bildirimlerdir.

Bir ay içinde aynı mükelleften yaptığınız KDV hariç alım toplamı haddi aşıyorsa Ba formunda, aynı mükellefe yaptığınız satış toplamı aşıyorsa Bs formunda bildirilir. Karşı taraf da aynı ayı ters yönde bildirdiği için idare iki bildirimi çapraz eşleştirir.

Bildirim haddi, kapsam ve verilme takvimi idarece belirlenir ve zaman içinde değişir; güncel değerleri mali müşavirinizden teyit edersiniz.

Dikkat: İadeleri ve iskontoları düşmeden brüt tutar bildirmek en sık uyumsuzluk sebebidir; karşı tarafın net rakamıyla eşleşmez ve izahat istenir.

İlgili: Cari Mutabakat · İade Faturası · Fatura ve İrsaliye Farkı · Cari Hesap

Borç ve alacak, muhasebede her kaydın yazıldığı iki taraftır; borç sol, alacak sağ taraftır ve bir kayıtta ikisinin toplamı daima eşittir.

Günlük dilde borçlu, parayı ödeyecek kişidir. Muhasebede ise borç ve alacak yalnızca kaydın hangi tarafına yazıldığını gösteren teknik adlardır. Müşteriden 10.000 TL nakit tahsil ettiğinizde kayıt şudur: Kasa borç 10.000, müşteri carisi alacak 10.000. Kasadaki para arttığı hâlde hesap borçlanır.

Bu ikili yapı kontrol aracıdır: taraflar eşit değilse kayıt eksiktir. Eşit olması ise kaydın doğru hesaba yazıldığını göstermez, yalnızca dengeli olduğunu gösterir.

Her kayıtta: Borç Toplamı = Alacak Toplamı

Dikkat: Ekstredeki alacak sütununa yazılan tutar sizin alacağınız değil, o carinin lehine yapılan kayıttır; ikisini karıştırmak bakiyeyi ters okutur.

İlgili: Mizan · Yevmiye Defteri · Cari Bakiye · Defter-i Kebir

Cari bakiye, bir carinin borç toplamı ile alacak toplamı arasındaki farktır; hangi tarafın ne kadar alacaklı olduğunu gösterir.

Bir müşteriye yıl içinde 120.000 TL fatura kestiyseniz ve 80.000 TL tahsil ettiyseniz bakiye 40.000 TL borç bakiyesidir; yani müşteri size bu kadar borçludur. Sonuç ters çıkarsa (alacak bakiyesi) ya fazla tahsilat almışsınızdır ya da bir fatura henüz kesilmemiştir.

Bakiye tek bir rakamdır ve zaman bilgisi taşımaz. 40.000 TL'nin tamamı dün kesilmiş bir fatura da olabilir, sekiz aydır tahsil edilemeyen bir alacak da. Bu yüzden bakiyeyi tek başına değil, vade ve yaşlandırma ile birlikte okursunuz.

Cari Bakiye = Borç Toplamı − Alacak Toplamı

Dikkat: Bakiye vadesi gelmemiş alacakla vadesi geçmiş alacağı ayırmaz; risk değerlendirmesini yalnız bakiyeye bakarak yapmak gecikmeyi gizler.

İlgili: Cari Hesap · Alacak Yaşlandırma · Borç ve Alacak · MahsupCari takip

Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki alışverişin borç ve alacak hareketlerini tarih sırasıyla tutan hesaptır.

Her müşteri ve tedarikçi için ayrı bir cari kart açarsınız. Müşteriye fatura kestiğinizde onun borcu artar, tahsilat yaptığınızda azalır; tedarikçide yön terstir. Kartın dökümüne ekstre denir ve tarih, belge no, borç, alacak, yürüyen bakiye sütunlarından oluşur.

Cari kartın unvanı ve vergi numarası faturadakiyle birebir aynı olmalı. Aynı firmayla hem alım hem satım yapıyorsanız hareketleri tek kartta karıştırmak yerine ayrı izleyip mahsubu yazılı yapmak, ay sonunda hangi tarafın alacaklı olduğunu tartışmasız gösterir.

Dikkat: En sık hata aynı firmanın şubesi ya da şahıs/şirket unvanı için ikinci kart açmaktır; borç bir kartta, tahsilat diğerinde kalır ve iki bakiye de yanlış görünür.

İlgili: Cari Bakiye · Cari Mutabakat · Borç ve Alacak · Açık Hesap (Veresiye)Cari takip · Cari hesap nedir

Cari mutabakat, sizin defterinizdeki bakiye ile karşı tarafın defterindeki bakiyenin karşılaştırılıp farkların giderilmesidir.

Genellikle ay veya yıl sonunda ekstre gönderilir, karşı taraf kendi kaydıyla karşılaştırıp yazılı teyit verir. Fark çıkması olağandır; kaynağı çoğunlukla henüz kesilmemiş fatura, kayda alınmamış çek, işlenmemiş iade, farklı tarihe atılmış kayıt veya dövizli hesaplarda kur farkıdır.

Farkı bulmanın yolu bakiyeyi tartışmak değil, iki ekstreyi belge belge karşılaştırmaktır. Tek bir eksik belge bulunduğunda bakiye kendiliğinden oturur.

Dikkat: Karşı tarafa yalnızca bakiye rakamını sormak; rakam tutmadığında farkın hangi belgeden geldiğini gösteren hareket dökümü olmadan tartışma kişiselleşir.

İlgili: Cari Hesap · Cari Bakiye · BA-BS Formu · MahsupCari mutabakat nasıl yapılır · Cari takip

Çek, bankaya hitaben yazılmış bir ödeme emridir; üzerindeki tutar hesapta karşılığı varsa ibraz edildiğinde ödenir.

İki yönü ayrı izlenir: müşteriden aldığınız çekler alınan çekler, kendi kestikleriniz verilen çeklerdir. Alınan çekin durumu da değişir: portföyde bekler, tedarikçiye ciro edilir, teminata verilir veya tahsile gönderilir. Her durum ayrı takip edilmezse aynı çek iki kez sayılabilir.

Çek elinize geçtiğinde tahsilat tamamlanmış olmaz. Karşılıksız çıkarsa müşterinin borcu geri doğar; bu yüzden çek, tahsil edilene kadar risk taşıyan bir belgedir.

Dikkat: Çeki alır almaz cariyi kapatmak; karşılıksız çıktığında bakiyeyi geri açmak ve müşteriyi ikna etmek aylar sonra çok daha zordur.

İlgili: Senet · Tahsilat · Şüpheli Alacak · Ödeme PlanıTahsilat, çek ve senet

Defter-i kebir, yevmiye defterindeki kayıtların hesap hesap toplandığı büyük defterdir; her hesabın hareketini ve kalanını gösterir.

Yevmiye defteri kayıtları zaman sırasına dizer, defter-i kebir aynı kayıtları hesap sırasına dizer. 100 Kasa sayfasında yalnızca kasa hareketlerini, 320 Satıcılar sayfasında yalnızca tedarikçi hareketlerini görürsünüz.

Mizan bu defterden çıkar: her hesabın borç ve alacak toplamı tek satıra indirilir. Bu yüzden bir hesabın kalanı yanlışsa hatayı kebirdeki hareketlerde arar, yevmiyedeki asıl maddeye kadar geri gidersiniz.

Dikkat: Kebirdeki kalanı doğrudan düzeltmeye çalışmak; düzeltme her zaman yevmiyeye yeni bir madde olarak yazılır, aksi hâlde iki defter birbirini tutmaz.

İlgili: Yevmiye Defteri · Mizan · Muavin Defter · Tekdüzen Hesap Planı

Dönemsellik ilkesi, her gelir ve giderin ait olduğu hesap dönemine yazılmasını, dönemler arasında kaydırılmamasını söyler.

Bir yıllık sigortayı Ocak'ta peşin 24.000 TL ödediyseniz gider Ocak'ın değildir; aylık 2.000 TL olarak on iki aya yayılır. Ödenen ama henüz kullanılmamış kısım gelecek aylara ait giderler olarak varlık tarafında bekler.

Aynı mantık gelirde de işler: peşin aldığınız yıllık bakım bedeli, hizmet verildikçe gelire dönüşür. İlke bozulduğunda bir ay yapay olarak zararlı, diğer aylar olduğundan kârlı görünür ve aylık karşılaştırma anlamını yitirir.

Dikkat: Peşin ödenen yıllık giderin tamamını ödendiği aya yazmak, o ayın kârını sıfırlayıp sonraki on bir ayı gerçek dışı kârlı gösterir.

İlgili: Tahakkuk Esası · Yevmiye Defteri · Mizan · Avans

Satmak için değil, bir yıldan uzun süre işletmede kullanmak için edinilen varlık: makine, araç, demirbaş, bina.

Asıl soru şudur: bu harcama tek dönemde mi, faydalı ömür boyunca mı sonuçlara yansıyacak. Mevzuat belli bir haddin altında kalan demirbaşın doğrudan gider yazılmasına izin verir; had her yıl değişir, güncel tutarı hesaplama aracından bakarsınız.

Haddin üstündeki harcamayı aktifleştirirsiniz: alış bedeline nakliye, montaj ve gümrük eklenir, faydalı ömür ile varsa hurda değeri belirlenir, amortisman bu tutar üzerinden ayrılır. Sonraki yıllarda bakım-onarım gideri varlığın maliyetini artırmaz; ömrü fiilen uzatan büyük yenileme artırır.

Duran varlık bilançoda birikmiş amortisman düşülmüş net değeriyle görünür; bu değer piyasa değeri değildir.

Amortismana esas tutar = Alış bedeli + nakliye/montaj/gümrük − hurda değeri

Dikkat: Makinenin nakliye ve montaj faturasını ayrı gider yazmak; varlığın maliyeti eksik kalır, amortisman yıllar boyunca düşük hesaplanır.

İlgili: Amortisman · Yeniden Değerleme · Ekipman Sicili · BilançoAmortisman hesaplama · Amortisman nedir, nasıl hesaplanır

İrsaliye malın fiziki sevkini belgeler, fatura ise bedeli ve cari borcu doğurur; ikisi ayrı belgelerdir.

Mal sevk edilirken irsaliye düzenlenir ve araçta bulunur; faturası yasal süre içinde sonra kesilebilir. Bu aralıkta mal stoktan düşmüştür ama müşterinin cari borcu henüz doğmamıştır. Ay sonunda faturalanmamış sevkiyat listesine bakmazsanız stok ile cari birbirini tutmaz.

İkisini tek belgede birleştiren biçim irsaliyeli faturadır; sevk ve bedel aynı anda belgelenir, ayrıca fatura düzenlenmez.

Dikkat: İrsaliyeli fatura kesip aynı sevkiyat için bir de normal fatura düzenlemek; müşteriye mükerrer borç yazılır ve mutabakatta çıkması aylar alır.

İlgili: İade Faturası · Cari Hesap · BA-BS Formu · Cari Mutabakate-İrsaliye nasıl düzenlenir

Gider pusulası, vergi mükellefi olmayan kişiden yapılan mal veya hizmet alımını belgelemek için alıcının düzenlediği belgedir.

Fatura kesemeyen birinden alım yaptığınızda belgeyi karşı taraf değil siz düzenler ve imzalatırsınız: hurda alımı, evden yapılan dikiş işi, küçük tamir hizmeti gibi. Belge olmadan bu ödeme gider yazılamaz.

İşin türüne göre bu ödemeler üzerinden stopaj kesintisi yapılması gerekebilir; oranlar iş koluna göre belirlenir ve zaman içinde değişir, güncel oranı mali müşavirinizden teyit edersiniz.

Dikkat: Vergi mükellefi olan bir kişiden yapılan alımı gider pusulasıyla belgelemeye çalışmak; mükellefin fatura düzenlemesi gerekir, pusula kabul edilmez.

İlgili: İade Faturası · Fatura ve İrsaliye Farkı · Masraf Merkezi · KasaStopaj hesaplama

Taşeron veya fason işin tamamlanan kısmı için, ölçüme dayalı olarak düzenlenen ara ödeme belgesi.

İş bitmeden ödeme yaparsınız ama tamamını değil. Dönem sonunda yapılan iş ölçülür, sözleşmedeki birim fiyatlarla çarpılır, önceki hakedişlerde ödenmiş tutar düşülür; kalan o dönemin hakediş tutarı olur.

Üzerinden genelde bir teminat kesintisi tutulur ve iş kabulden geçtikten sonra iade edilir. Hakediş onaylandığı anda tahakkuk eder, fatura ona bağlanır; sıra tersine dönerse düzeltme kaçınılmaz olur.

Tamamlanma yüzdesi ölçülmeden tahminle yazılırsa kâr olduğundan erken görünür.

Dönem hakedişi = (Kümülatif tamamlanan iş × birim fiyat) − önceki hakedişler toplamı − teminat kesintisi

Dikkat: En sık yapılan hata hakedişi faturayla aynı şey sanmak; hakediş onaylanmadan kesilen fatura sonradan iade faturasıyla düzeltilmek zorunda kalır.

İlgili: Fason İmalat · Tahakkuk Esası · Teminat Mektubu · Gider PusulasıFason imalat takip sistemi nasıl kurulur · Cari takip

İade faturası, satın alınan malın geri gönderilmesi hâlinde alıcının satıcıya kestiği ters yönlü faturadır.

Alıcı mükellefse iadeyi kendi adına fatura keserek yapar; böylece hem mal hem KDV ters yönde hareket eder. Alıcı mükellef değilse iade, satıcının düzenlediği iade belgesiyle veya gider pusulasıyla belgelenir.

İade faturası yalnız muhasebe kaydı değildir: malın stoğa girişi de bu belgeyle yapılır. Kayıt atlandığında hem cari bakiye yüksek kalır hem stok sayımda eksik çıkar.

Dikkat: İadeyi orijinal faturayı iptal ederek çözmeye çalışmak; e-Fatura ortamında gönderilmiş belge silinmez, düzeltme ancak iade belgesiyle yapılır.

İlgili: Fatura ve İrsaliye Farkı · BA-BS Formu · Gider Pusulası · Cari Hesape-Arşiv fatura nedir

Kasa, işletmenin elindeki fiziki nakdin giriş ve çıkışlarının izlendiği hesaptır; bakiyesi hiçbir zaman eksi olamaz.

Gün sonunda çekmecedeki para ile kasa hesabının kalanı aynı olmalıdır. Fark çıkarsa ya bir tahsilat kaydedilmemiştir ya da belgesiz bir ödeme yapılmıştır. Bu yüzden kasa, hatanın en çabuk yakalandığı hesaptır.

Eksi kasa bakiyesi fiziksel olarak imkânsızdır; gördüğünüzde kayıt eksiktir. Çoğunlukla sebep, ortağın cebinden yaptığı ödemenin kasadan çıkmış gibi işlenmesidir. Bu tür hareketler ortaklardan alacak veya ortaklara borç olarak ayrı izlenir.

Dikkat: Negatif kasa bakiyesini kayıt sırası hatası sanıp geçmek; genellikle belgesiz ödemenin ya da hiç girilmemiş tahsilatın işaretidir.

İlgili: Banka Hesabı · Tahsilat · Mizan · AvansKasa banka mutabakatı

Kur farkı, dövizli bir alacak ya da borcun doğduğu tarih ile ödendiği tarih arasındaki kur değişiminden doğan gelir veya giderdir.

10.000 dolarlık faturayı 32,00 kurdan kestiyseniz kaydınız 320.000 TL'dir. Tahsilat 34,00 kurdan yapılırsa 340.000 TL girer ve aradaki 20.000 TL kur farkı geliridir. Borç tarafında aynı hareket gider yazılır.

Dönem sonunda henüz kapanmamış dövizli bakiyeler o günkü kurla değerlenir; böylece bilançodaki alacak güncel karşılığıyla görünür. Bunun için carinin hem döviz hem TL tutarını birlikte tutmanız gerekir.

Kur Farkı = Döviz Tutarı × (Tahsilat Kuru − Fatura Kuru)

Dikkat: Dövizli cariyi yalnız TL tutarla izlemek; orijinal döviz tutarı kayıtlı değilse fark hesaplanamaz, bakiye yıllar içinde anlamsızlaşır.

İlgili: Banka Hesabı · Cari Bakiye · Cari Mutabakat · Tahsilatİthalat ve ihracat

Mahsup, aynı taraftan olan borç ile alacağın karşılıklı olarak kapatılmasıdır.

Bir firma hem müşteriniz hem tedarikçinizse iki ayrı bakiye oluşur. Ondan 50.000 TL alacağınız, ona 30.000 TL borcunuz varsa mahsup sonrası tek yönlü 20.000 TL kalır. İşlem kayıtta ayrı bir mahsup fişiyle yapılır, iki bakiye sessizce netleştirilmez.

Tahsilatın belirli bir faturaya kapatılması da aynı mantıkla mahsuptur; hangi belgeyi kapattığı yazılmazsa yaşlandırma ve mutabakat bozulur.

Dikkat: Mahsubu karşı tarafın yazılı onayı olmadan tek taraflı yapmak; iki defter farklı bakiye gösterir ve mutabakatta gereksiz tartışma çıkar.

İlgili: Cari Mutabakat · Cari Bakiye · Tahsilat · AvansCari mutabakat nasıl yapılır

Masraf merkezi, giderlerin hangi birim, makine, şube veya projeye ait olduğunu ayırmak için kullanılan etikettir.

Elektrik faturası tek gelir ama üretimin tamamı aynı elektriği harcamaz. Faturayı boyahane, kesimhane ve ofis arasında bölerseniz her birimin gerçek maliyetini görürsünüz. Bölme işini bir dağıtım anahtarı yapar: metrekare, çalışma saati, makine gücü ya da kişi sayısı.

Doğru anahtar, giderin gerçekten neyle birlikte arttığıdır. Elektrikte makine saati, kirada metrekare, yemekte kişi sayısı mantıklıdır.

Dikkat: Ortak gideri ciroya göre dağıtmak; cirosu düşük ama enerjisi yüksek bir birim böylece kârlı görünür ve yanlış ürüne yatırım yaparsınız.

İlgili: Tekdüzen Hesap Planı · Dönemsellik İlkesi · Mizan · Tahakkuk EsasıBirim maliyet nasıl hesaplanır

Mizan, belirli bir tarihe kadar tüm hesapların borç ve alacak toplamlarıyla kalanlarını tek tabloda gösteren kontrol listesidir.

Mizan dört sütundur: borç toplamı, alacak toplamı, borç kalan, alacak kalan. Toplam sütunları birbirine, kalan sütunları da birbirine eşit çıkmalıdır. Eşitlik bozuksa kayıtlardan biri tek taraflı girilmiştir.

Mizan hızlı bir sağlık kontrolüdür: 100 Kasa alacak kalanı veriyorsa kasa eksiye düşmüştür, 120 Alıcılar beklenenden büyükse tahsilatlar işlenmemiştir. Ay sonu kapanışında bilanço ve gelir tablosu bu tablodan türetilir.

Borç Kalan Toplamı = Alacak Kalan Toplamı

Dikkat: Mizanın tutması kaydın doğru olduğu anlamına gelmez; yanlış hesaba yazılmış doğru tutar tabloyu hiç bozmaz.

İlgili: Defter-i Kebir · Yevmiye Defteri · Tekdüzen Hesap Planı · Muavin DefterMizan nasıl okunur

Muavin defter, bir ana hesabın altındaki kartların hareketlerini tek tek gösteren yardımcı defterdir.

120 Alıcılar hesabının kalanı 850.000 TL ise bu rakam tek bir müşteriye ait değildir. Muavin defter aynı tutarı müşteri müşteri kırar: A firması 300.000, B firması 250.000, diğerleri 300.000. Aynı mantık 320 Satıcılar, 102 Bankalar ve stok hesapları için de geçerlidir.

Kural basittir: ana hesabın kalanı, muavinin toplamına eşit olmalıdır. Eşit değilse fark genellikle ana hesaba doğrudan yazılmış, hiçbir kartla ilişkilendirilmemiş bir düzeltme kaydından gelir.

Dikkat: Toplu düzeltmeyi ana hesaba yazıp muavindeki kartlara dağıtmamak, ay sonunda kaynağı bulunamayan bir fark bırakır.

İlgili: Defter-i Kebir · Mizan · Cari Hesap · Tekdüzen Hesap Planı

Bir işlemin yevmiye defterine hangi hesaplara borç ve alacak yazılarak gireceğini gösteren kayıt belgesi.

Üç türü vardır. Tahsil fişi kasaya para girdiğinde, tediye fişi kasadan para çıktığında, mahsup fişi nakit hareketi olmayan her işlemde (fatura, amortisman, bordro) düzenlenir.

Fişin altındaki toplam borç ile toplam alacak eşit olmak zorundadır; eşit değilse mizan tutmaz. Her fişin bir dayanağı vardır: fatura, dekont, makbuz.

Programda "faturayı kaydettim" dediğinizde arka planda bir mahsup fişi oluşur. Muhasebeciyle konuşurken ortak dil bu fiş numarasıdır.

Her fişte: Σ Borç = Σ Alacak

Dikkat: En sık yapılan hata nakit tahsilatı mahsup fişiyle girip kasa hesabını atlamak; kasa bakiyesi çekmecedeki parayla tutmaz.

İlgili: Yevmiye Defteri · Defter-i Kebir · Mizan · MahsupMizan nedir, nasıl okunur · Ön muhasebe

Ortakların şirketten çektiği veya şirkete koyduğu paranın izlendiği hesap; ortak çekişi bağış değil borçlanmadır ve faiz hesabı gerektirir.

Ortağın şirket kasasından kendi ihtiyacı için para çekmesi bağış değil, borçlanmadır. Çekilen tutar ortaklardan alacaklar tarafına yazılır; şirket ortağa borçlandığında ise kayıt ters yönde işler. İki yönü ayrı izlemeden tek satırda toplarsanız bakiyenin anlamı kaybolur.

Kritik nokta faizdir: ortak şirketten para kullanıyorsa emsale uygun bir faiz hesaplanması beklenir. Adat faizi hesaplanmadan yıl kapanırsa örtülü kazanç dağıtımı ve transfer fiyatlandırması eleştirisi gündeme gelir.

Kasa bakiyesi eksiye düşmüyor ama fiilen para yoksa, aradaki fark çoğu zaman buraya taşınmıştır.

Adat = Bakiye × Gün sayısı ; Faiz = Adat × Faiz oranı ÷ 36.500

Dikkat: Ortak çekişini gider veya avans gibi kaydedip cari hesaba hiç almamak; yıl sonunda ne kadar borç birikmiş olduğu görünmez.

İlgili: Cari Hesap · Kasa · Avans · Kurumlar VergisiCari takip · Cari hesap nedir

Ödeme planı, bir borcun hangi tarihlerde hangi tutarlarla kapatılacağını gösteren taksit takvimidir.

60.000 TL'lik bir borç için üç eşit taksitlik plan, 30/60/90 gün vadeli 20.000 TL'lik üç satır demektir. Vade farkı uygulanıyorsa bu tutar plana ayrı satır olarak yazılır, taksitlerin içine gizlenmez.

Plan carinin altına satır satır işlendiğinde nakit akışı tahmini kendiliğinden oluşur: hangi hafta ne kadar para gireceğini ve hangi taksitin geciktiğini tek listede görürsünüz.

Dikkat: Planı sözlü konuşup cariye taksit satırı açmamak; sistemde tek bir vade göründüğü için gecikmiş taksit hiçbir raporda uyarı üretmez.

İlgili: Tahsilat · Vade Farkı · Alacak Yaşlandırma · Açık Hesap (Veresiye)Nakit akışı planı

Senet, borçlunun belirli bir tutarı belirli bir tarihte ödemeyi yazılı olarak taahhüt ettiği kıymetli evraktır.

Çekten farkı ödeme aracı değil vade taahhüdü olmasıdır: senet vadesinden önce ödenmesi istenemez. Aldığınız senetler alacak senetleri, verdikleriniz borç senetleri olarak ayrı izlenir ve vade tarihine göre listelenir.

Vadesi gelmeden nakde ihtiyacınız olursa senedi bankaya iskonto ettirebilirsiniz; banka faizi peşin keser, bu tutar finansman gideridir. Vadesinde ödenmeyen senet protesto edilerek takibe konur.

Dikkat: Bononun zorunlu unsurlarından biri eksikse belge kambiyo senedi sayılmaz ve takip yolu zorlaşır: senet metninde 'bono' ya da 'emre yazılı senet' kelimesi, kayıtsız şartsız belirli bir bedeli ödeme vaadi, kime veya kimin emrine ödeneceği, düzenlenme tarihi ve yeri ile düzenleyenin imzası bulunmalıdır. Vade ile ödeme yerinin yazılmaması senedi geçersiz kılmaz; vadesi yazılmamış bono görüldüğünde ödenecek senet sayılır, ödeme yeri yazılmamışsa düzenlenme yeri ödeme yeri kabul edilir.

İlgili: Çek · Tahsilat · Şüpheli Alacak · Vade FarkıTahsilat, çek ve senet

Şüpheli alacak, vadesi geçtiği hâlde tahsil edilemeyen ve dava ya da icra safhasına düşmüş alacaktır; şartları sağlandığında karşılık ayrılıp gider yazılır.

Bir alacağın şüpheli sayılabilmesi için dava veya icra takibine konu olması, küçük tutarlarda ise yazılı olarak birden fazla istenmiş olması gibi şartlar aranır. Şartlar sağlandığında ayrılan karşılık gider yazılır ve dönem kârını düşürür.

Alacak sonradan tahsil edilirse ayrılan karşılık gelir olarak geri döner. Karşılık ayırmak alacaktan vazgeçmek değildir; takip devam eder, yalnız bilançodaki abartılı alacak rakamı düzeltilmiş olur.

Dikkat: Sadece "bu parayı alamam" kanaatiyle karşılık ayırmak; hukuki takip belgesi olmadan yazılan gider incelemede kabul edilmez.

İlgili: Alacak Yaşlandırma · Açık Hesap (Veresiye) · Çek · Cari BakiyeGeciken alacak nasıl tahsil edilir

Tahakkuk esası, gelir ve giderin para hareketine göre değil, işin gerçekleştiği ana göre kaydedilmesidir.

Aralık ayında teslim ettiğiniz malın parasını Şubat'ta tahsil etseniz bile satış geliri Aralık'ındır. Aynı şekilde Kasım'da kullandığınız elektrik, faturası Aralık'ta ödense de Kasım gideridir. Karşıtı olan kasa esasında ise yalnızca para giriş çıkışına bakılır.

Bu ayrım kâr ile nakdi birbirinden ayırır: tahakkuk esasına göre kârlı görünen bir ay, alacaklar tahsil edilmediyse kasası boş geçebilir. Kârlılığı gelir tablosundan, ödeme gücünü nakit akışından okursunuz.

Dikkat: Gelir tablosundaki kâr rakamını kasadaki para sanmak; tahsil edilmemiş satış da o kârın içindedir.

İlgili: Dönemsellik İlkesi · Mizan · Şüpheli AlacakGelir tablosu nasıl okunur · Kâr zarar analizi

Tahsilat, müşteriden alacağın nakit, banka, kart, çek veya senetle alınması ve carinin borcunun bu tutarda azaltılmasıdır.

Tahsilatın türü kesinliğini belirler: nakit ve havale anında kesindir, kart tahsilatı komisyon ve valörle gelir, çek ve senet ise vadesinde ödenene kadar risk taşır. Bu yüzden tahsilat kaydında yalnız tutar değil ödeme aracı da yazılır.

Kaydın ikinci önemli yanı hangi faturaya mahsup edildiğidir. 30.000 TL'lik tahsilatı en eski faturaya mahsup ederseniz yaşlandırma doğru çalışır; yalnızca toplam bakiyeye yazarsanız hangi faturanın açık kaldığı görünmez.

Dikkat: Tahsilatı fatura eşleştirmeden toplu bakiyeye işlemek, gecikmiş alacakların raporda genç görünmesine yol açar.

İlgili: Çek · Senet · Alacak Yaşlandırma · Ödeme PlanıGeciken alacak nasıl tahsil edilir

Tekdüzen hesap planı, işletmelerin aynı hesap numaralarını kullanmasını sağlayan standart hesap listesidir.

Numaranın ilk hanesi grubu verir: 1 dönen varlıklar, 2 duran varlıklar, 3 kısa vadeli yabancı kaynaklar, 6 gelir tablosu hesapları. Sık kullanılanlar 100 Kasa, 102 Bankalar, 120 Alıcılar, 320 Satıcılar, 600 Yurtiçi Satışlar, 770 Genel Yönetim Giderleri'dir.

Standart olan üç haneli ana hesaplardır; altındaki kırılım size aittir. 120.01, 120.02 diye müşteri kodu vermek serbesttir. Bu düzen sayesinde farklı mali müşavirler aynı mizanı aynı şekilde okur.

Dikkat: Ana hesap numaralarını kendinize göre değiştirmek ya da gideri rastgele bir hesaba atmak, mali müşavirin raporunu sizin gördüğünüz tablodan farklı çıkarır.

İlgili: Mizan · Defter-i Kebir · Muavin Defter · Masraf Merkezi

Vade farkı, peşin fiyat ile vadeli fiyat arasındaki farktır; paranın geç tahsil edilmesinin bedelidir.

100.000 TL'lik malı 90 gün vadeyle satıyorsanız ve aylık oranınız yüzde 3 ise vade farkı 100.000 × 0,03 × 3 = 9.000 TL olur; faturaya 109.000 TL yazarsınız ve KDV bu tutar üzerinden hesaplanır. Sonradan gecikme için kesilen vade farkı faturası da asıl işlemin tabi olduğu oranda KDV'ye tabidir.

Vadeli satış maliyeti ile karıştırılır; fark şu: vade farkı müşteriden tahsil ettiğiniz, faturada görünen bir gelir kalemidir. Vadeli satış maliyeti ise sizin üstlendiğiniz, faturaya hiç yazılmayan yüktür. Vade farkını yansıtmazsanız o yük olduğu gibi kârınızda kalır.

Oranı belirlerken kendi finansman maliyetinizi taban alırsınız: paranın size maliyeti aylık yüzde 4 ise yüzde 2'lik vade farkı, aradaki farkı üstlendiğiniz anlamına gelir.

Vade Farkı = Peşin Tutar × Aylık Oran × Ay Sayısı

Dikkat: Vade farkını ayrı göstermeyip fiyata gömmek ve aynı fiyatı peşin müşteriye de vermek, peşin satışı olduğundan kârlı, vadeli müşteriyi olduğundan masum gösterir.

İlgili: Ödeme Planı · Açık Hesap (Veresiye) · TahsilatFiyat kırılım analizi

Yevmiye defteri, tüm muhasebe kayıtlarının belge tarihine göre sırayla ve madde numarasıyla yazıldığı ana defterdir.

Her kayıt bir yevmiye maddesidir: tarih, madde numarası, borçlu ve alacaklı hesaplar, tutarlar ve açıklama. Maddeler tarih sırasını izler; araya sonradan kayıt sıkıştırılmaz, hatalı kayıt silinmez, ters kayıtla düzeltilir.

e-Defter ortamında aylık dosya oluşturulup beratı alındığında o dönem kapanır. Gecikmiş bir alım belgesi elinize kapanmış dönemden sonra geçtiyse artık o aya yazılamaz; içinde bulunduğunuz döneme kaydedilir ve dönem karşılaştırmalarınız kayar.

Dikkat: Beratı alınmış bir ayın kaydını değiştirmeye çalışmak en sık karşılaşılan tıkanmadır; belgeleri ay kapanmadan toplamak tek çözümdür.

İlgili: Defter-i Kebir · Mizan · Borç ve Alacak · Dönemsellik İlkesie-Defter nedir