Satın Alma ve Tedarik Zinciri Terimleri

Açık sipariş, tedarikçiye verilmiş ama henüz teslim alınmamış sipariş miktarıdır; planlamada eldeki stoğa eklenerek değerlendirilir.

Eldeki stok 200 adet, açık sipariş 500 adet ise planlama açısından 700 adediniz vardır; ama 500'ü ancak teslim tarihinde kullanılabilir. Açık sipariş listesini tarihiyle tutmazsanız ya aynı malzemeyi ikinci kez sipariş edersiniz ya da gelmeyeceğini sandığınız mal depoya yığılır.

Listeyi haftada bir gecikme sütunuyla tarayın: teslim tarihi geçmiş kalemler gerçek anlamda açık değil, gecikmiş siparişlerdir. Bu iki grubu ayırmayan rapor malzeme ihtiyaç planlamasını olduğundan iyimser gösterir.

Planlanan stok = Eldeki stok + Açık sipariş − Rezerve edilmiş miktar

Dikkat: Teslim tarihi geçmiş siparişleri açık sipariş sayan planlama, olmayan malzemeyi var kabul edip üretim planını boşa çıkarır.

İlgili: Satın Alma Siparişi · Tedarik Süresi (Lead Time) · OTIF (Tam ve Zamanında Teslim) · MRPStok modülü

Akreditif, alıcının bankasının, sözleşmede sayılan belgeler eksiksiz sunulduğunda satıcıya ödeme yapmayı taahhüt ettiği ödeme yöntemidir.

Akreditifte ödeme mala değil belgeye bağlıdır. Banka konteyneri açıp bakmaz; akreditif metninde sayılan belgeler (konşimento, ticari fatura, menşe belgesi, sigorta poliçesi) şartlara birebir uyuyorsa öder. Bir tarih ya da miktar tutmazsa ödeme durur, buna rezerv denir.

Bu yüzden akreditif metnindeki tarihler, miktar toleransı ve belge listesi sipariş kadar dikkatle okunmalıdır. Akreditif, peşin ödemeye kıyasla alıcıyı; mal mukabili ödemeye (açık hesaba) kıyasla satıcıyı korur, bu yüzden yeni tanışılan taraflar arasında tercih edilir. Karşılığı banka komisyonu, teminat ve evrak yüküdür; küçük tutarlı rutin alımlarda maliyeti işlevini geçer.

Dikkat: Akreditif malın kalitesini garanti etmez; belgeler uygunsa banka bozuk mal için de ödemeyi yapar.

İlgili: Proforma Fatura · Incoterms · Vade ve Ödeme Koşulu · Gümrük Beyannamesi

ATR ve EUR.1, gümrük vergisinde indirim ya da muafiyet sağlayan dolaşım belgeleridir; hangisinin gerektiği ürüne ve ülkeye göre değişir.

ATR, Türkiye ile Avrupa Birliği arasında serbest dolaşımdaki sanayi ürünleri için düzenlenir ve malın serbest dolaşım statüsünde olduğunu gösterir; bir menşe belgesi değildir. EUR.1 ise menşe esaslıdır: ürünün ilgili menşe kuralını sağladığını gösterir ve serbest ticaret anlaşması bulunan ülkelerde tercihli tarife uygulatır.

Karışıklık şuradan çıkar: ATR ile gelen malın menşei üçüncü bir ülke olabilir. Tarım ürünlerinde ve AB dışı anlaşma ülkelerinde ATR işe yaramaz, EUR.1 gerekir. Yanlış belge istemek malı gümrükte bekletir ve vergi avantajını kaybettirir.

Dikkat: ATR'yi menşe belgesi yerine kullanmak en sık yapılan hatadır; ATR menşei değil serbest dolaşım statüsünü gösterir.

İlgili: Menşe Belgesi · Gümrük Beyannamesi · Incoterms · Proforma Fatura

Çerçeve sözleşme, belirli bir dönem için fiyat ve koşulları sabitleyip teslimatları küçük partiler halinde çekmenizi sağlayan alım anlaşmasıdır.

Yıllık 120 ton sac ihtiyacınız varsa, tek seferde alıp depoyu doldurmak yerine fiyatı ve toplam miktarı bağlayan bir sözleşme yapıp ayda 10 ton çekersiniz. Fiyat avantajı toplu alımdan gelir, nakit ve depo yükü aylara yayılır.

Sözleşmede iki şey net yazılmalıdır: taahhüt edilen toplam miktarın altında kalırsanız ne olacağı ve çekiş talebini kaç gün önce vermeniz gerektiği. Bu iki madde yoksa sözleşme bir fiyat listesinden ibarettir; tedarikçi sıkıştığında sizin partinizi sıraya alır.

Dikkat: Taahhüt edilen miktarı tüketemezseniz fiyat farkı geriye dönük faturalanabilir; taahhüdü gerçekçi tüketim tahminiyle verin.

İlgili: Satın Alma Siparişi · Vade ve Ödeme Koşulu · Tedarikçi Yönetimi

Gümrük beyannamesi, ithal veya ihraç edilen eşyanın cinsini, kıymetini ve GTİP kodunu gümrük idaresine bildiren resmi belgedir.

Beyannamede ne yazdığı vergiyi belirler: GTİP kodu oranı, beyan edilen gümrük kıymeti ise matrahı verir. Gümrük kıymeti mal bedeliyle sınırlı değildir; Türkiye'ye giriş yerine kadar oluşan navlun ve sigorta da kıymete girer. Bu yüzden EXW aldığınız malda navlun ve sigortayı beyana ayrıca eklemeniz gerekir, CIF alımda bu tutarlar zaten fiyatın içindedir. Teslim şekli, toplam maliyet aynı kaldığı sürece vergiyi değiştirmez; yalnızca hangi kalemin nereden geleceğini değiştirir.

Beyanname tescil numarası, ithal malzemenin maliyetini oluşturan bütün masrafların bağlandığı anahtardır. Navlun faturası, gümrük müşaviri bedeli ve liman masrafı bu numaraya bağlanmazsa ürün maliyeti sadece mal bedeli kadar görünür ve satış fiyatınızı olduğundan düşük kurarsınız.

Dikkat: Yanlış GTİP kodu sonradan tespit edilirse fark vergi ve ceza geriye dönük çıkar; kodu tedarikçinin yazdığı gibi kabul etmeyin.

İlgili: Menşe Belgesi · ATR ve EUR.1 · Incoterms · Proforma Faturaİthalat ve ihracat

Incoterms, dış ticarette navlun, sigorta, gümrük ve risk sorumluluğunun alıcı ile satıcı arasında nerede el değiştirdiğini tanımlayan kısaltmalardır.

EXW'de mal tedarikçinin kapısından itibaren sizin sorumluluğunuzdadır. FOB'da yükleme limanında gemiye yüklenene kadar satıcıya, sonrası size aittir. CIF'te satıcı navlun ve sigortayı öder ama risk yine yükleme limanında geçer. DDP'de masraf ve risk büyük ölçüde satıcıdadır.

Bu yüzden iki teklifi karşılaştırırken teslim şeklini de yazın: 100 dolar EXW ile 112 dolar CIF aynı işi anlatmaz. EXW fiyatına navlun, sigorta ve gümrük masrafını ekleyip öyle bakarsınız. Risk geçişi ile masrafı kimin ödediği aynı nokta değildir; CIF bunun en sık karıştırılan örneğidir.

Dikkat: Sözleşmede Incoterm yazarken kural setinin yıl sürümünü de yazın; kurallar güncellenir ve bazı eski kısaltmalar kaldırılmıştır.

İlgili: Proforma Fatura · Gümrük Beyannamesi · Akreditif · Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO)İthalat ve ihracat

Kamçı etkisi, son müşteri talebindeki küçük dalgalanmanın tedarik zincirinde yukarı çıkıldıkça büyüyerek stok ve sipariş dalgalanmasına dönüşmesidir.

Perakendede talep %10 artar; bayi hem artışı hem güvenlik payını sipariş eder ve %25 fazla ister; üretici bunu trend sayıp hammaddeyi %40 fazla alır. Talep normale döndüğünde zincirin üst halkasında büyük bir stok fazlası kalır. Talep düşerken de aynı büyütme tersine işler, üretim gereğinden fazla kısılır.

Sebebi çoğunlukla bilgi değil davranıştır: parti indirimleri, uzun tedarik süreleri, kampanyayla öne çekilmiş alımlar ve her halkanın kendi tahminini yapması. Gerçek satış verisini zincirde paylaşmak ve sipariş partisini küçültmek dalgayı söndürür.

Dikkat: Kampanya dönemindeki sipariş sıçramasını gerçek talep artışı sanıp tahmini yukarı çekerseniz kamçıyı siz başlatırsınız.

İlgili: Tedarik Süresi (Lead Time) · Çerçeve Sözleşme · Milk Run · Emniyet Stoğu

Menşe belgesi, eşyanın hangi ülkede üretildiğini resmen gösteren ve uygulanacak gümrük vergisi oranını belirleyen belgedir.

Menşe, malın nereden yüklendiği değil nerede üretildiğidir. Çin'de üretilip Hollanda'daki depodan sevk edilen malın menşei Çin, sevk ülkesi Hollanda'dır. Bu ayrım ek mali yükümlülük, kota ve anti-damping uygulamalarında doğrudan vergiye dönüşür.

Menşe şahadetnamesi ticaret odalarınca onaylanır ve tercihli olmayan menşein ispatında kullanılır; gümrük vergisinde indirim veya muafiyet almak için ayrıca A.TR, EUR.1 gibi bir dolaşım belgesi ya da menşe beyanı gerekir. Sipariş verirken hangi belgenin gönderileceğini yazılı olarak teyit alın; mal limanda beklerken belge tamamlamak hem süre hem ardiye maliyetidir.

Dikkat: Sevk ülkesini menşe sanmak en sık yapılan hatadır ve beklenmedik bir anti-damping vergisiyle sonuçlanabilir.

İlgili: ATR ve EUR.1 · Gümrük Beyannamesi · Incoterms · Proforma Fatura

Milk run, tek bir aracın belirli bir güzergâhtaki birden çok tedarikçiden küçük partiler toplayıp tek seferde fabrikaya getirmesidir.

Klasik yöntemde her tedarikçi kendi malını ayrı araçla gönderir; araçlar yarı dolu gelir, mal kabul günün her saatine yayılır. Milk run'da sabit bir güzergâh ve sabit bir saat vardır: araç beş tedarikçiyi sırayla dolaşır, her birinden o gün gereken miktarı alır.

Kazanç iki yerdedir. Nakliye maliyeti sefer başına paylaşılır ve küçük partilerle sık teslim mümkün hale gelir; bu da tedarikçi başına tutulan stoğu düşürür. Karşılığında güzergâh disiplini gerekir: bir tedarikçi hazır değilse araç bekleyemez, o gün eksik döner.

Dikkat: Güzergâhtaki tedarikçiler birbirine uzaksa kazanılan stok, artan yol ve zaman maliyetini karşılamaz.

İlgili: Kamçı Etkisi (Bullwhip) · Tedarik Süresi (Lead Time) · Çerçeve Sözleşme · OTIF (Tam ve Zamanında Teslim)

OTIF, bir teslimatın hem söz verilen tarihte hem de tam miktarda yapılıp yapılmadığını tek oranla ölçen tedarik performans göstergesidir.

OTIF ikili bir testtir: sevkiyat ya iki şartı da sağlar ya da sıfır sayılır. 100 sipariş satırından 82'si hem zamanında hem eksiksiz geldiyse OTIF %82'dir. Zamanında gelen ama 900 adet yerine 870 gelen sevkiyat başarılı sayılmaz.

Ölçüyü kurarken hangi tarihe göre baktığınızı sabitleyin: tedarikçinin teyit ettiği tarih mi, sizin talep ettiğiniz tarih mi? Teyit tarihine göre ölçerseniz sürekli geç teyit veren tedarikçi %100 çıkar; oysa üretiminiz sizin istediğiniz tarihe göre planlanmıştır.

OTIF = Zamanında ve eksiksiz teslim edilen satır sayısı / Toplam teslim satırı × 100

Dikkat: Erken teslimi de zamanında sayarsanız depo doluluğu ve ödeme takvimi bozulur; erken gelen mal da bir sapmadır.

İlgili: Tedarikçi Karnesi · Tedarik Süresi (Lead Time) · Açık Sipariş · Tedarikçi Yönetimi

Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce düzenlenen; fiyat, miktar ve teslim koşullarını gösteren, muhasebe kaydı doğurmayan teklif belgesidir.

Proforma bir tekliftir, ticari fatura değildir. Kayda girmez, KDV doğurmaz, alacak-borç yaratmaz. Buna karşılık ithalatta akreditif açtırmak, banka transferini başlatmak ve gümrük öncesi işlemleri yürütmek için istenir.

Bu yüzden içeriği ticari faturayla birebir uyumlu olmalıdır: kalem tanımı, GTİP, miktar, birim fiyat, teslim şekli ve geçerlilik tarihi proformada ne yazıyorsa faturada da aynısı yazmalıdır. Aradaki küçük bir fark bile akreditifte rezerve, gümrükte beyan düzeltmesine yol açar.

Dikkat: Proformayı sipariş yerine geçirmek yaygın hatadır; proformaya dayanan alımı ayrıca kendi sipariş numaranızla kayda alın.

İlgili: Akreditif · Satın Alma Siparişi · Gümrük Beyannamesi · Incoterms

Satın alma siparişi, tedarikçiye gönderilen; kalem, miktar, fiyat, teslim tarihi ve ödeme koşulunu bağlayan resmi alım belgesidir.

Sipariş, teklif ile fatura arasındaki bağdır. Mal geldiğinde irsaliye siparişle, fatura da irsaliyeyle karşılaştırılır; üçü tutmuyorsa fark sipariş numarası üzerinden aranır. Bu yüzden telefonla verilen siparişin bile sisteme bir numarayla yazılması gerekir.

Sipariş kalemi tek satır fiyat değildir; teslim tarihi, teslim yeri, ambalaj şekli ve kabul kriteri de siparişin parçasıdır. Kısmi teslimata izin verilip verilmediği yazılmazsa tedarikçi 1.000 adetlik siparişin 300'ünü gönderip kalanını üç hafta bekletebilir ve sözleşmeye aykırı davranmış olmaz.

Dikkat: Fiyatı sözlü olarak değiştirip sistemdeki siparişi güncellemezseniz, fatura kontrolünde her ay aynı fark tartışılır.

İlgili: Açık Sipariş · Teklif Talebi (RFQ) · Üç Yönlü Eşleştirme · Mal KabulSipariş takip sistemi nasıl kurulur

Satın alma talebi, bir birimin ihtiyacını satın almaya bildirdiği; onaylandığında siparişe dönüşen iç belgedir.

Talep ile sipariş farklı belgelerdir. Talep içeridedir ve ihtiyacı anlatır; sipariş dışarıdadır ve taahhüt doğurur. Bu ayrım yoksa kimin ne istediği ile kime ne sipariş edildiği ayrı ayrı izlenemez, bütçe sapması da geç fark edilir.

İyi bir talepte üç şey bulunur: ne zaman gerekli olduğu, hangi iş emri ya da masraf merkezi için istendiği ve muadilinin kabul edilip edilmeyeceği. Özellikle ihtiyaç tarihi yazılmazsa satın alma her talebi acil sayar; bir süre sonra acil olan hiçbir şey kalmaz.

Dikkat: Talebi doğrudan tedarikçiye iletip sipariş açmamak, faturanın karşılıksız kalmasına ve mal kabulde belge aranmasına yol açar.

İlgili: Sipariş Onay Akışı · Satın Alma Siparişi · Teklif Talebi (RFQ) · Mal Kabul

Sipariş onay akışı, satın alma talebinin tutar ve kategoriye göre hangi yetkililerden geçerek siparişe dönüşeceğini belirleyen kurallar zinciridir.

Akış genellikle kademelidir: belirli bir tutara kadar birim sorumlusu, üzerinde satın alma müdürü, daha üstünde genel müdür onaylar. Kademe sayısını artırmak kontrolü artırmaz; onay bekleyen talep tedarik süresine sessizce gün ekler.

İki ayrıntı akışı çalışır kılar. Birincisi vekâlet: onaycı izinliyken talep sırada beklememelidir. İkincisi bölme kontrolü — 50.000 TL'lik alımı iki ayrı 25.000 TL'lik talebe bölüp üst kademeyi atlamak yaygın bir kaçamaktır; sistem aynı tedarikçiye kısa aralıkla açılan talepleri birleştirip uyarmalıdır.

Dikkat: Onayda geçen ortalama süreyi ölçmüyorsanız, geç gelen malzemenin suçunu haksız yere tedarikçiye yazarsınız.

İlgili: Satın Alma Talebi · Satın Alma Siparişi · Üç Yönlü Eşleştirme · Tedarik Süresi (Lead Time)

Tedarikçi karnesi, her tedarikçinin teslim, kalite, fiyat ve iletişim performansını sayısal olarak puanlayan dönemsel değerlendirme tablosudur.

Karnenin işe yaraması için kalemlerin sistemden kendiliğinden gelmesi gerekir: zamanında teslim oranı sipariş ve mal kabul tarihlerinden, kalite puanı iade ve red miktarından, fiyat puanı teklif farklarından. Elle doldurulan karne, doldurulduğu günkü hatırayı ölçer.

Ağırlıkları malzemeye göre değiştirin: hattı durduran kritik parçada teslim güvenilirliği fiyattan ağır basar, kırtasiyede tersi geçerlidir. Karneyi yılda iki kez tedarikçiyle paylaşmak tartışmayı "geçen sefer geç kalmıştınız" seviyesinden çıkarıp ölçülebilir bir düzeltme planına çevirir.

Karne puanı = Σ (Kriter puanı × Kriter ağırlığı)

Dikkat: Tek bir kötü sevkiyat yüzünden yıllık puanı sıfırlayan karne, tedarikçiyi düzeltmek yerine bilgiyi gizlemeye iter.

İlgili: OTIF (Tam ve Zamanında Teslim) · Tedarikçi Yönetimi · Tek Kaynak Riski · Tedarik Süresi (Lead Time)

Tedarikçi yönetimi, malzeme ve hizmet aldığınız firmaların seçimi, sözleşmesi, performans takibi ve risk dağılımının tek elden yürütülmesidir.

Tedarikçi yönetimi üç ayrı işi kapsar: yeni tedarikçiyi değerlendirip listeye almak, mevcutlarla fiyat ve teslim şartlarını yürütmek, performansı ölçüp gerekirse listeden çıkarmak. Kayıt tarafı basittir; asıl iş her tedarikçi için fiyat listesi, teslim süresi, ödeme vadesi, kalite geçmişi ve yazışmaların tek dosyada birlikte durmasıdır.

Aynı malzemeyi üç firmadan alıyorsanız üçünün de fiili teslim süresini ölçün. Sözleşmesinde 15 gün yazan tedarikçi ortalama 24 günde teslim ediyorsa planınız 15'e göre değil 24'e göre kurulmalıdır. Çoğu emniyet stoğu hesabının tutmamasının sebebi bu farktır.

Dikkat: En sık hata tedarikçiyi yalnız birim fiyata göre seçmektir; geç teslim ve iade oranı fiyat farkını çoğu zaman geçer.

İlgili: Tedarikçi Karnesi · OTIF (Tam ve Zamanında Teslim) · Tedarik Süresi (Lead Time) · Tek Kaynak RiskiTedarikçi yönetimi ve satın alma süreci

Tedarik süresi, siparişin verilmesinden malzemenin kullanıma hazır hale gelmesine kadar geçen toplam takvim süresidir.

Tedarik süresi yalnız tedarikçinin üretim süresi değildir. İçinde onay bekleme, sipariş açma, tedarikçi kuyruğu, nakliye, gümrük ve mal kabul-kalite kontrol süresi de vardır. Tedarikçi "10 gün" derken çoğu zaman kendi kapısından çıkışı kastediyor; sizin planınız malın depoya girip kullanılabilir hale geldiği anı ölçmelidir.

Ortalama kadar önemlisi sapmadır. Ortalaması 12 gün ama 8 ile 25 gün arasında oynayan tedarikçi, ortalaması 16 gün olup her seferinde 16 günde teslim edenden daha çok emniyet stoğu gerektirir.

Yeniden sipariş noktası = Günlük ortalama tüketim × Tedarik süresi + Emniyet stoğu

Dikkat: Tedarik süresini sözleşmedeki taahhütle değil, geçmiş teslimlerin gerçekleşen ortalamasıyla besleyin.

İlgili: Açık Sipariş · OTIF (Tam ve Zamanında Teslim) · Kamçı Etkisi (Bullwhip) · Yeniden Sipariş Noktası (ROP)Termin süresi nedir

Teklif talebi (RFQ), belirli bir malzeme veya hizmet için birden çok tedarikçiden aynı şartlarla fiyat ve teslim süresi istenmesidir.

RFQ'nun işe yaraması için talebin her tedarikçiye aynı içerikle gitmesi gerekir: aynı teknik resim, aynı miktar, aynı teslim yeri, aynı ödeme vadesi. Şartlar tedarikçiden tedarikçiye kayarsa gelen teklifler karşılaştırılamaz.

Teklifleri yan yana koyarken birim fiyatı değil teslim edilmiş maliyeti karşılaştırın: navlun, gümrük, ambalaj, minimum sipariş miktarı ve vade farkı dahil. Kilogramı 42 TL olan ama 500 kg minimumu bulunan tedarikçi, 250 kg ihtiyacınız varsa 45 TL'lik tedarikçiden pahalıdır; kalan 250 kg stokta bekler.

Dikkat: Teklif geçerlilik süresini yazdırmazsanız iki hafta sonra sipariş açtığınızda fiyatın güncellendiğini öğrenirsiniz.

İlgili: Satın Alma Siparişi · Satın Alma Talebi · Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) · Tedarikçi YönetimiTeklif hazırlama süreci nasıl yönetilir

Tek kaynak riski, kritik bir malzemeyi tek tedarikçiden almanın yarattığı; o tedarikçi durduğunda üretimin de durması riskidir.

Riskin büyüklüğü tedarikçiye ödediğiniz tutarla değil, o parça olmadan duracak üretimin değeriyle ölçülür. Yıllık 80.000 TL'lik bir conta, yokluğunda 4 milyon TL'lik hattı durduruyorsa alım tutarı küçük diye önemsiz değildir.

Malzemeleri iki eksende ayırın: yıllık harcama ve tedarik zorluğu. Harcaması düşük ama zor bulunanlarda ikinci kaynak onaylatmak, kalıp sahipliğini kendinizde tutmak veya sözleşmeli emniyet stoğu bulundurmak gerçek çözümlerdir. İkinci kaynağı kriz çıkınca aramak geçtir; numune, kalite onayı ve kalıp süreci haftalar alır.

Dikkat: İki farklı firmadan alıyor olmak riski kaldırmaz; ikisi de aynı üreticiden besleniyorsa kaynak yine tektir.

İlgili: Tedarikçi Yönetimi · Tedarikçi Karnesi · Çerçeve Sözleşme · Emniyet Stoğu

Toplam sahip olma maliyeti, bir alımın satın alma bedeline ek olarak nakliye, stok, kalite ve kullanım maliyetlerini de toplayan ölçüdür.

Birim fiyat buzdağının görünen kısmıdır. Ucuz tedarikçi 500 kg minimum dayatıyorsa fazla stoğun finansman ve depolama maliyeti, hurda oranı yüksekse fire ve yeniden işleme maliyeti, geç teslim ediyorsa hat duruşu da alımın maliyetidir.

Hesabı karmaşıklaştırmayın; dört beş kalem yeter. Kilogramı 3 TL ucuz olan tedarikçinin fire oranı yüzde 4 ise, bu fire kilogram fiyatının yüzde 4'ü kadar ek maliyet demektir: 100 TL'lik malzemede yaklaşık 4 TL. Yani kilogram fiyatı 75 TL'nin üzerindeki malzemelerde 3 TL'lik fiyat avantajı fireyle silinir, altındakilerde silinmez. Bunu bir kez hesaplayıp teklif karşılaştırma tablonuza sabit bir sütun olarak koyarsanız kıyas her seferinde aynı zeminde yapılır.

TCO = Mal bedeli + Lojistik ve gümrük + Stok tutma + Kalite kaynaklı maliyet + Kullanım ve bakım

Dikkat: TCO'yu sadece yatırım alımlarında kullanıp rutin malzemede birim fiyata dönmek, asıl kaybın olduğu yeri gözden kaçırır.

İlgili: Teklif Talebi (RFQ) · Tedarikçi Karnesi · Vade ve Ödeme Koşulu · Tedarikçi YönetimiBirim maliyet nasıl hesaplanır

Üç yönlü eşleştirme, tedarikçi faturasının ödenmeden önce sipariş ve mal kabul kaydıyla miktar ve fiyat yönünden karşılaştırılmasıdır.

Üç belge karşılaştırılır: satın alma siparişi (ne anlaşıldı), mal kabul kaydı (ne geldi), fatura (ne isteniyor). Üçü aynıysa fatura ödemeye geçer. Sipariş 1.000 adet, gelen 940, fatura 1.000 ise fark ödeme öncesinde yakalanır.

Küçük sapmalar için tolerans tanımlayın; kilogramla alınan malzemede kuruşluk farkı elle inceletmek işi durdurur. Ancak toleransı fiyat farkına açmayın: miktarda %2 sapma normal olabilir, birim fiyatta %2 sapma anlaşmadan sapmadır ve her faturada tekrar eder.

Dikkat: Toleransı geniş tutup otomatik onaya bırakmak, düzenli olarak fazla faturalayan tedarikçiyi hiç fark ettirmez.

İlgili: Satın Alma Siparişi · Mal Kabul · Vade ve Ödeme Koşulu · Cari HesapCari mutabakat nedir, nasıl yapılır

Vade ve ödeme koşulu, faturanın hangi tarihten itibaren kaç gün sonra ödeneceğini ve erken ödeme indirimi olup olmadığını belirler.

Vadenin başlangıcı fatura tarihi mi, mal kabul tarihi mi, ay sonu mu — bunu yazmadan "60 gün vade" demek eksiktir. Yurt içi alımda fatura, malın tesliminden itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenir; yani teslim ile fatura arasında bir haftaya kadar fark olabilir ve vade bu farkın neresinden başlarsa orada biter. Mal 3 Mart'ta gelip fatura 10 Mart'ta kesildiyse 60 günlük vade 2 Mayıs'ta mı 9 Mayıs'ta mı doluyor — sözleşmede yazmıyorsa bu her ay yeniden tartışılır.

Erken ödeme indirimini yıllık maliyetle karşılaştırın. "10 gün içinde ödersen %2 indirim, yoksa 30 gün vade" teklifinde 20 gün erken ödeyip %2 kazanırsınız; bu yıllığa yaklaşık %36'lık bir getiriye denk gelir. Nakit sıkışık değilse çoğu kredi maliyetinden iyidir.

Erken ödeme yıllık getirisi ≈ İndirim oranı × (365 / Kazanılan gün)

Dikkat: Uzun vadeyi bedava sanmak yaygındır; tedarikçi vadeyi fiyata gömer, peşin fiyatı ayrıca sormadan kıyas yapamazsınız.

İlgili: Satın Alma Siparişi · Akreditif · Çerçeve Sözleşme · Cari HesapCari takip