Teklif, satışın en görünmez maliyetidir. Hazırlanması saatler alır, çoğu kabul edilmez ve reddedilenlerden ders çıkarılmaz. Oysa teklif süreci ölçülebilir hale geldiğinde iki şey netleşir: hangi işlerde kazanıyorsunuz ve neden kaybediyorsunuz.
Teklif öncesindeki müşteri ilişkisi katmanını CRM nedir, ERP ile farkı ne yazısında ele aldık.
| Alan | Neden gerekli |
|---|---|
| Geçerlilik süresi | Malzeme fiyatı değişkense süresiz teklif risk demektir |
| Teslim süresi | Kapasiteye bakılmadan verilen süre sonradan gecikme olarak döner |
| Ödeme koşulu | Vadeli teklifte vade farkı fiyata yansıtılmalı |
| Fiyat dayanağı | Miktar, ölçü, malzeme cinsi — sonradan itiraz bunlardan çıkar |
| Kapsam dışı kalemler | Nakliye, montaj, kalıp bedeli dahil mi? Yazılmazsa tartışma çıkar |
| Revizyon numarası | Hangi teklifin geçerli olduğu belli olmalı |
En sık atlanan iki alan geçerlilik süresi ve kapsam dışı kalemlerdir. Enflasyonist dönemde üç ay önce verilen bir fiyat, kabul edildiğinde zarar üretebilir; kapsam yazılmadığında ise "bu da dahildi" tartışması iş sırasında çıkar.
Malzeme, işçilik ve genel gider payı. Tahminle verilen fiyat, düşük marjlı işlerde zarara dönüşür. Hesabın ayrıntısı birim maliyet yazımızda.
Marj, maliyetin üstüne değil satış fiyatı üzerinden hesaplanmalıdır. Satış = Maliyet ÷ (1 − hedef marj).
Vadeli ödeme isteniyorsa finansman maliyeti fiyata gizlenmemeli, ayrı kalem olmalı. Böylece peşin ve vadeli marj ayrı izlenir.
Hesaplanan fiyat piyasanın çok üstündeyse ya maliyetiniz yüksektir ya hedef marj gerçekçi değildir. İkisini ayırt etmek gerekir — yanlış olanı indirmek yerine sorunu bulmak.
Pazarlık payı olacaksa alt sınır önceden belirlenmeli ve marj üzerinden tanımlanmalı. Satış ekibine verilen iskonto yetkisi bu sınıra bağlanır.
Teklif nadiren ilk hâliyle kabul edilir. Müşteri miktar değiştirir, kapsam daralır, ödeme koşulu tartışılır. Her değişiklik yeni bir versiyondur ve hangisinin geçerli olduğu net olmalıdır.
E-posta üzerinden yürütülen revizyonlarda en yaygın sorun, müşterinin eski versiyonu onaylamasıdır. Revizyon numarası ve tarih her belgede görünüyorsa bu risk büyük ölçüde ortadan kalkar.
Çoğu işletme kazanılan teklifleri kaydeder, kaybedilenleri unutur. Oysa asıl bilgi kaybedilenlerdedir. Kayıp sebebini üç kategoriye ayırmak yeterlidir:
| Kayıp sebebi | Ne anlama gelir | Aksiyon |
|---|---|---|
| Fiyat | Maliyet yapımız veya marj hedefimiz piyasayla uyumsuz | Maliyeti gözden geçir; her fiyat kaybı indirim gerektirmez |
| Termin | Kapasitemiz veya tedarik sürelerimiz yetersiz | Planlama ve tedarik tarafına bak |
| Kapsam / teknik | İstenen işi yapamıyoruz veya anlatamadık | Yetkinlik mi iletişim mi — ayırt et |
Dönem sonunda bu üç kategorinin dağılımına bakmak, nereye yatırım yapılacağını fiyat tartışmasından daha net gösterir. Kayıpların çoğu terminden geliyorsa indirim yapmak işe yaramaz.
Ölçülmesi gereken tek rakam varsa o da teklif-sipariş dönüşüm oranıdır: verilen tekliflerin yüzde kaçı siparişe dönüyor? Bu oranın kendisi kadar, dönemler arası değişimi de anlamlıdır.
Teklif kabul edildiğinde bilgilerin yeniden yazılması hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. Teklif doğrudan siparişe dönüştürülebiliyorsa ürünler, fiyatlar ve koşullar aynen taşınır; sipariş takibi de buradan başlar. Teklif ve siparişi e-tabloda tutuyorsanız bu bağın nerede koptuğunu ücretsiz sipariş takip araçları yazımızda tablo hâlinde gösterdik.
Malzeme fiyatları değişkense fiilen şarttır. Süresiz teklif, aylar sonra kabul edildiğinde zarar üretebilir. Yaygın uygulama 15-30 gün arası bir süre belirtmek ve süre dolduğunda fiyatı yeniden hesaplamaktır.
Maliyeti hesaplayıp hedef marjı satış fiyatı üzerinden ekleyerek: Satış = Maliyet ÷ (1 − hedef marj). Maliyet tahminle belirlenirse düşük marjlı işlerde zarar riski doğar. Vade farkı fiyata gizlenmemeli, ayrı kalem olmalıdır.
Her değişiklik yeni bir versiyon olarak numaralanmalı ve belgede revizyon numarası ile tarih görünmelidir. E-posta üzerinden yürütülen süreçlerde en yaygın sorun müşterinin eski versiyonu onaylamasıdır; numaralandırma bu riski büyük ölçüde keser.
Kayıp sebeplerinin dağılımı, nereye yatırım yapılacağını gösterir. Kayıpların çoğu fiyattan geliyorsa maliyet yapınıza, terminden geliyorsa planlama ve tedarik tarafına bakmak gerekir. Bu ayrım yapılmadan verilen indirim kararları çoğu zaman sorunu çözmez.
Sektöre ve müşteri yapısına göre çok değişir; genel bir hedef vermek yanıltıcı olur. Anlamlı olan kendi geçmiş dönemlerinizle karşılaştırmak ve trendin yönüne bakmaktır. Ani düşüş genelde fiyat veya termin tarafında bir değişikliğe işaret eder.
Girmemelisiniz. Teklif doğrudan siparişe dönüştürülebiliyorsa ürünler, miktarlar, fiyatlar ve koşullar aynen taşınır. Yeniden yazım hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır ve teklifle sipariş arasında tutarsızlık üretir.
Kendi teklif formatınızla çalışalım; maliyet, revizyon ve dönüşüm takibi tek yerde olsun. Kabul edilen teklif tek tıkla siparişe dönsün.