Sipariş takibi ücretsiz araçlarla bir yere kadar götürülebilir. Teklifi veren, siparişi giren ve sevkiyatı yapan aynı kişiyse iyi kurulmuş bir e-tablo yıllarca iş görür. Bunu inkâr etmenin anlamı yok.
Tıkanma noktası sipariş sayısı değil, zincirin kaç kişiye ve kaç araca bölündüğüdür. Teklif WhatsApp'ta, sipariş Excel'de, sevkiyat irsaliye koçanındaysa ortada üç ayrı gerçek vardır. "Bu fiyatı kim verdi?" sorusunun tam cevabı hiçbirinde yoktur.
Türkçe aramada "ücretsiz" başlığıyla çıkan sonuçların önemli bir kısmı süreli deneme sürümüdür. Gerçekten bedelsiz olan yöntem kategorileri kısa bir liste.
| Seçenek | Güçlü yanı | Tıkandığı yer |
|---|---|---|
| Excel / Google E-Tablolar şablonu | Sıfır maliyet; şablonu kendi akışınıza göre şekillendirirsiniz | Yetki ayrımı, teklif-sipariş bağı, e-belge |
| Form + e-tablo (sipariş girişi) | Zorunlu alanlar boş kalmaz, kayıt standartlaşır | Form yalnız giriştir; onay, sevkiyat ve fatura yok |
| Pano/liste uygulamalarının ücretsiz planı | Siparişin hangi aşamada olduğu görünür | Kayıt, pano ve dosya kotası; fiyat ve stok alanları hazır gelmez, kurmanız gerekir |
| Bulut envanter ürünlerinin ücretsiz planı | Hazır ekranlar, mobil erişim | Aylık sipariş, kullanıcı ve lokasyon kotaları |
| Açık kaynak ERP | Sınırsız kayıt, kaynak kod sizde | Sunucu, yedek, güncelleme ve e-Fatura uyarlaması sizde |
| WhatsApp + defter | Sıfır öğrenme eğrisi | Aranamaz, sıralanamaz; sipariş eksik bilgiyle gelir |
Deneme sürümüne itirazımız yok; itiraz ettiğimiz şey denemenin "ücretsiz program" diye etiketlenmesi. Kaydolmadan önce iki soruyu sorun: bu plan kalıcı mı yoksa süreli mi, ve süre bittiğinde kayıtlarımı Excel veya CSV olarak dışarı alabiliyor muyum?
İndirilebilir sipariş takip şablonları gerçekten ücretsiz ve çoğu iş görür. Ama sonucu belirleyen şablonun kendisi değil, kurduğunuz düzendir.
Teklif numarası zincirin köküdür. Sipariş, o teklifin kabul edilmiş hâlidir; yeni satır açmak yerine aynı kaydın durumunu değiştirin. İki ayrı numara verildiğinde hangi fiyattan anlaşıldığı kaybolur.
Bir siparişte üç ürün varsa üç satır olur. Ürünleri tek hücreye virgülle yazmak, sonradan "hangi kalem sevk edildi" sorusunu cevaplanamaz hâle getirir.
Teklif, onaylandı, hazırlanıyor, sevk edildi, faturalandı. Serbest yazıma bırakılan sütunda "sevk" ile "sevkedildi" ayrı değer sayılır ve rapor tutmaz.
Söz verilen tarih üzerine yazıldığında gecikme ölçülemez. İkisi ayrı durduğunda ortalama gecikmeyi tek formülle görürsünüz.
Sipariş 100 adet, sevk edilen 60 ise kalan 40 formülle hesaplanmalı. Bakiyeyi akılda tutmak, ay sonunda hiç faturalanmayan kalem üretir.
Ağ klasöründeki bir .xlsx modern eş zamanlı düzenleme moduna girmez; eski "Paylaşılan Çalışma Kitabı" yöntemi ise tablo ve biçim kısıtları yüzünden sipariş listesi için pratik değildir. "Salt okunur" uyarısı ve "siparis_son_SON.xlsx" kopyaları buradan doğar.
Formla alınan sipariş doğrudan tabloya düşer; adet, ölçü ve termin alanları boş bırakılamaz. WhatsApp'tan gelen eksik siparişin en ucuz panzehiri budur.
Masaüstü Excel'de eş zamanlı düzenleme için dosyanın OneDrive, OneDrive İş veya SharePoint Online üzerinde ve .xlsx, .xlsm ya da .xlsb biçiminde olması gerekir. Masaüstü Excel, şirket içi SharePoint sunucusundaki dosyada bu modu açmaz; kitap düzeyinde parola korumalı dosya ise eş yazıma hiç girmez. "Dosyayı ağ klasörüne koyalım, herkes girsin" senaryosu bu yüzden çalışmaz.
Durum sütununu kaç kademeye böleceğiniz ayrı bir konu; aşama tanımlarını ve her aşamayı kimin güncelleyeceğini sipariş takip sistemi nasıl kurulur yazısında ayrıntılandırdık. Teklif numarasının kök kabul edilmesi ve revizyon yönetimi ise teklif hazırlama süreci yazısının konusu.
| İhtiyaç | Ücretsiz araçta durum |
|---|---|
| Teklif onaylanınca aynı kayıt siparişe dönsün | Yok — kopyala-yapıştır; fiyat ve iskonto ikinci kez yazılır |
| Sipariş kalemlerini faturaya ikinci kez yazmamak | Yok — kalemler elle girilir, tutar farkı burada doğar |
| Fatura kesilince stok kendiliğinden düşsün | Yok — tablo elle güncellenir, iki kayıt zamanla ayrışır |
| Açık siparişle eldeki stoğu aynı anda görmek | Sipariş listesi ile stok ayrı dosyada; söz verirken elde ne kaldığı görünmez |
| Açık sipariş ile cari bakiyeyi birlikte görmek | İki ayrı dosya; müşteri bazında risk limiti diye bir şey yok |
| e-Fatura | Belge dışarıda kesilir, tablodaki satır elle güncellenir |
Zincirin asıl kopma noktası ilk iki satırdır. Teklif kabul edilince kayıt yeni bir tabloya kopyalanıyorsa fiyat ve iskonto ikinci kez yazılır; fatura da siparişten değil sıfırdan girildiğinde üçüncü kez yazılır. Sahada en çok duyduğumuz cümle buradan çıkar: "Fatura tutarı siparişle tutmuyor." Dördüncü satır da aynı ailedendir: sipariş listesi stok tablosunu bilmediği için müşteriye söz verilirken elde ne kaldığına bakılamaz. Ücretsiz stok takip programı yazısında bu tarafı ayrıca ele aldık.
Bir yanlışı da düzeltelim: e-belge kesmek için ücretli program şart değil. GİB'in kendi portal yöntemi ücretsizdir ve fatura kesmenizi sağlar. Bir ayrım var: e-Arşiv portalı e-Arşiv faturası içindir, e-Fatura mükellefine kesilecek belge için GİB'in e-Fatura portal yöntemi ayrıdır — ikisi de ücretsizdir. Sorun kesim değil, entegrasyon: portalda kesilen belge sipariş tablonuza, stoğunuza ve cari kartınıza kendiliğinden işlemez; aynı veriyi iki kez girersiniz. Hangi belgeyi kimin düzenlemek zorunda olduğu ise tebliğle değişiyor; e-İrsaliye dahil güncel düzenlemeyi e-Faturaya geçiş yazımızdan ve GİB duyurularından kontrol edin.
Kota duvarı en kötü anda çarpar: sezonun en yoğun ayında. Kota dolduğunda genelde yeni kayıt girişi durur; kayıtlarınıza erişim genelde sürer ama dışa aktarımın kapsamı her üründe aynı değildir. Bu yüzden dışa aktarımı geçmeden önce deneyin, süre dolduktan sonra değil.
| Durum | Neden |
|---|---|
| Teklifi veren, siparişi giren ve sevkiyatı yapan farklı kişiler | Üçü de aynı sütunları yazıyor; herkes herkesin fiyatını ve marjını görüyor, alan bazında görüntüleme yetkisi ayrılamıyor |
| Müşteri "hangi fiyattan anlaşmıştık" diye soruyor | Teklif ile sipariş arasındaki bağ kopmuş |
| Fatura tutarı ile sipariş tutarı tutmuyor | Kalemler ikinci kez elle giriliyor |
| Sipariş alınırken eldeki stoğa bakılamıyor | Sipariş listesi ile stok ayrı dosyada; söz verilen miktar teyit edilemiyor |
| Termin gecikmesi ölçülemiyor | Söz verilen ve gerçekleşen tarih ayrı tutulmuyor |
| Vadeli satış yapılıyor, bakiyeyi kimse bilmiyor | Sipariş listesi ile cari hesap ayrı dosyada duruyor |
Ölçüt sipariş sayısı değil. Ayda birkaç yüz siparişi tek kişi düzgün kurulmuş bir tabloyla götürebilir; ayda kırk siparişi üç kişi aynı dosyadan yönettiğinde tablo iki haftada gerçeği yansıtmaz hâle gelir.
Yukarıdaki maddelerden hiçbiri sizde yoksa ücretsiz çözümle devam edin. Program almak, olmayan bir sorunu çözmez; sadece yeni bir aylık gider açar.
Dürüst olalım: İLGERU ücretsiz değil. İLGERU HESAP'ta ESNAF paketi aylık ₺1.000 + KDV'den başlar ve kullanıcı başına ücret yoktur. Karşılığında satış, alış ve teklif bağlı çalışır: teklif satışa döndüğünde stok ve cari kendiliğinden işlenir, ikinci kez veri girmezsiniz. Sipariş akışı da aynı programda — İLGERU Sipariş, ESNAF paketine dahildir. Üretim yapıyorsanız iş emri, istasyon ve kalite tarafı İLGERU ERP'de.
Bizim 10 günlük demomuz da bir denemedir; süresiz ücretsiz bir planımız yok ve bunu "ücretsiz program" diye sunmuyoruz. Eşiklerin altındaysanız para harcamayın: tek kişi, ayda birkaç düzine sipariş ve tek depo varsa doğru araç Excel'dir. Bu yazının amacı program satmak değil, zincirin sizde nerede koptuğunu netleştirmek.
Yöntem düzeyinde var: e-tablo şablonu, form + tablo, bazı bulut ürünlerin kotalı ücretsiz planı ve açık kaynak yazılımlar. Ancak teklifi, siparişi ve sevkiyatı aynı kayıtta tutan, süresiz ücretsiz, Türkçe ve TR e-Fatura uyumlu bir yerli ürüne rastlamadık. Kaydolmadan önce iki şeyi okuyun: planın kalıcı mı süreli mi olduğu ve süre bittiğinde kayıtların ne olacağı — bazı ürünlerde hesap salt okunura döner, bazılarında dışa aktarım da kapanır.
Sipariş adedi sandığınızdan geç sorun olur; asıl belirleyici zincirin kaç elden geçtiğidir. Teklifi de siparişi de sevkiyatı da aynı kişi yürütüyorsa e-tablo uzun süre iş görür. Google E-Tablolar'da aynı dosyada eş zamanlı çalışmak mümkün ve sınırlı bir değişiklik geçmişi de tutulur; orada tıkanan şey çakışma değil yetki ayrımıdır — satış herkesin fiyatını, depo herkesin marjını görür. Alan bazında görüntüleme yetkisi ayrılamadığı için tek çare dosyayı bölmek olur, o zaman da toplamlar tutmaz.
Evet. Ayrı tablo tutmak zincirin en sık koptuğu yerdir. Teklif numarasını kök kabul edin, sipariş o teklifin durumu değişmiş hâli olsun. Ayrı tutulduğunda fiyat ve iskonto ikinci kez yazılır ve müşteri hangi fiyattan anlaştığını sorduğunda iki farklı rakam çıkar. Revizyonda eski fiyatın üstüne yazmayın; teklif numarasına bir revizyon eki verip önceki satırı bırakın, yoksa "geçen ay şu fiyatı vermiştiniz" dendiğinde elinizde kanıt kalmaz. Kaybedilen tekliflerin de aynı yerde kalması kazanma oranını ölçmenizi sağlar.
Sipariş kalemi satırına "sevk edilen" ve "kalan" diye iki sütun ekleyin; kalanı formülle hesaplatın, elle yazmayın. Her sevkiyat için ayrı satır açacaksanız aynı sipariş numarasını taşıyın ki toplamlar tutsun. İade ve fazla sevk için de aynı sütunları kullanın: iadeyi eksi adetli ayrı bir satır olarak yazın, "sevk edilen" rakamını düşürmeyin — düşürdüğünüzde malın bir kez çıkıp geri geldiği izi kaybolur. En yaygın hata ise siparişin tamamını "sevk edildi" işaretleyip kalanı WhatsApp yazışmasında hatırlamaya çalışmaktır; o bakiye genelde ay sonunda faturaya hiç girmez.
Aylık sipariş veya kayıt kotası, kullanıcı sayısı ve otomasyon adedi. Duvarın yerini kestirmenin pratik yolu yıllık pik ayı ölçmek: geçen yılın en yoğun ayındaki sipariş adedini alın, üstüne büyüme payı ekleyin ve planın güncel sınırıyla karşılaştırın. Ortalama ayı baz almak yanıltır, çünkü kota tam sezonda dolar. İkinci sık sorun dışa aktarımın kapsamıdır: kalem bazında sipariş geçmişini alamıyorsanız ileride her geçiş elle yeniden yazmak demektir.
Sipariş tarafında sorulacak soru şu: teklif, sipariş, sevkiyat ve faturayı hangi modüller kuruyor ve hepsi çekirdekte mi? Çoğu üründe bu zincir birden fazla modülün birlikte kurulmasıyla oluşur; biri güncellenmediğinde zincir kopar. Türkiye e-Fatura ve e-İrsaliye uyarlaması ise çekirdekte bulunmaz, topluluk eklentisi veya ücretli modül gerekir — eklentinin son güncelleme tarihine bakmadan karar vermeyin. Maliyet kalemlerini ücretsiz ön muhasebe yazımızda ayrıca ele aldık.
Sipariş girişini bir forma bağlayın ve müşteriye tek bir link verin. Ürün, adet, ölçü ve termin alanlarını zorunlu yapın; kayıt doğrudan e-tabloya düşsün. Bu adım ücretsizdir ve eksik bilgiyle gelen sipariş kaynaklı yanlış sevkiyatları belirgin şekilde azaltır.
Teklifin satışa dönüşünü ve fatura kesilince stok ile carinin aynı işlemde hareket ettiğini kendi kayıtlarınızla görün.