Stok takibi, ücretsiz araçlarla en uzun süre götürülebilen işlerden biridir. Tek depo, birkaç yüz kalem ve tek kişi varsa iyi kurulmuş bir Excel tablosu yıllarca iş görür. Tıkanma noktası kalem sayısı değil, aynı anda kaç kişinin kayıt girdiğidir.
Excel şablonunu e-postanıza gönderelim. Giriş ve çıkışları yazın, mevcut stok formülle hesaplansın; kritik seviyenin altına düşen ürün kırmızıya boyanır. Ücretsizdir, üyelik gerekmez.
| Seçenek | Güçlü yanı | Tıkandığı yer |
|---|---|---|
| Excel / Google E-Tablolar | Bedava, esnek, herkes biliyor | Çok kullanıcı, barkod, otomatik düşüm |
| Freemium stok uygulamaları | Hazır ekranlar, mobil erişim | Kalem veya kullanıcı kotası, rapor kısıtı |
| Açık kaynak envanter yazılımı | Sınırsız kayıt, özelleştirilebilir | Sunucu, kurulum ve bakım sizde |
| Kâğıt / defter | Sıfır öğrenme eğrisi | Aranamaz, yedeklenemez, tek nüsha |
Google E-Tablolar, Excel'e göre bir avantaj sunar: çok kullanıcı aynı anda çalışabilir. Bu, dosya çakışması sorununu çözer ama diğer sınırlar (barkod, otomatik stok düşümü, fatura bağlantısı) aynen kalır.
"Stok takip programı excel" araması hâlâ yüksek ve haklı bir sebebi var. İyi kurulmuş bir tablo şu üç sütunla başlar: ürün kodu, giriş, çıkış. Mevcut stok formülle hesaplanır, elle yazılmaz.
Her ürünün tek bir kodu olmalı. Aynı ürünün iki farklı isimle yazılması, Excel stok takibinin en yaygın çöküş sebebidir.
Her giriş-çıkış ayrı satır olarak kaydedilir; mevcut stok bu satırların toplamından hesaplanır. Bakiyeyi elle güncellemek geçmiş izini yok eder.
Çıkışın sebebi (satış, fire, numune, iade) kaydedilmezse sayım farkı çıktığında nedeni bulunamaz.
Belirlediğiniz eşiğin altına düşen ürünler renklenir. Otomatik uyarı değil ama bakınca görülür.
Dosya tek bilgisayardaysa o bilgisayarla birlikte kaybolur. Bulut klasörü en basit çözümdür.
Bu kurallarla kurduğumuz ücretsiz stok takip şablonu üç sayfalık bir Excel dosyasıdır:
Excel şablonunu e-postanıza gönderelim. E-posta adresinizi yazmanız yeterli; .xlsx dosyası ve hareket listesinin CSV kopyası birkaç dakika içinde ek olarak gelir. Ücretsizdir, üyelik gerekmez.
| İhtiyaç | Ücretsiz araçta durum |
|---|---|
| Fatura kesilince stok otomatik düşsün | Yok — elle güncellenir, iki kayıt zamanla ayrışır |
| Barkod okutarak sayım | Excel'de kısmen mümkün; hız ve doğruluk sınırlı |
| Varyant (renk, beden, ölçü) | Tablo hızla karmaşıklaşır, hata oranı artar |
| Çoklu depo ve transfer | Ayrı sekmeler gerekir; eşitleme elle yapılır |
| Kim ne zaman değiştirdi | Excel'de yok; E-Tablolar'da sınırlı geçmiş |
| Pazaryeri stok senkronu | Yok — her kanal ayrı beslenir, iptal riski doğar |
İlk satır en kritik olanıdır. Fatura ile stoğun ayrı yerlerde tutulduğu her düzende, iki kayıt zamanla birbirinden uzaklaşır ve ay sonunda hangisinin doğru olduğu bilinemez. Sayım farkının en yaygın kaynağı budur — ayrıntısını stok sayımı yazımızda ele aldık.
Bu satırlardan biri sizin için de günlük bir sorun hâline geldiyse ihtiyaç artık bir tablo değil, faturayla stoğu aynı işlemde hareket ettiren bir programdır. İLGERU HESAP stok takibinde satış faturası kesilince ürün stoktan kendiliğinden düşer; çoklu depo, varyant, barkod ve sayım farkı raporu da aynı programdadır.
Ücretsiz çözümden programa geçmenin mantıklı olduğu üç durum:
| Durum | Neden |
|---|---|
| Vardiyada birden fazla kişi kayıt giriyor | Dosya çakışması ve yetki ayrımı sorunu |
| Sayım farkı sürekli çıkıyor ve sebebi bulunamıyor | Hareket kaydı eksik; fatura-stok bağı yok |
| Pazaryerinde satış yapılıyor | Kanallar arası stok tutarsızlığı iptal ve puan kaybı üretir |
Ölçüt kalem sayısı değil. 5.000 kalemi tek kişi düzgün bir tabloyla yönetebilir; 200 kalemi üç kişi aynı anda güncellediğinde tablo bir haftada gerçeği yansıtmaz hâle gelir.
Dürüst olalım: İLGERU HESAP'ın stok takibi ücretsiz değil — ESNAF paketi aylık ₺1.000 + KDV'den başlar ve kullanıcı başına ücret yoktur. Ücretsiz olan, 10 günlük demo: kendi ürün listenizi aktarıp fatura kesince stoğun nasıl düştüğünü görebilirsiniz.
Yukarıdaki geçiş eşiklerinden hiçbiri sizde yoksa ücretsiz çözümle devam etmeniz daha mantıklı. Üretim de yapıyorsanız aynı soruyu iş emri takibi için ücretsiz üretim takip programları yazımızda ele aldık. Bu yazının amacı satış yapmak değil, hangi eşikte olduğunuzu netleştirmek.
İki sayfa yeter. Birinci sayfada her giriş ve çıkış ayrı bir satıra yazılır: tarih, ürün kodu, giriş, çıkış ve açıklama. İkinci sayfada ürün listesi durur; mevcut stok burada elle yazılmaz, ürün koduna göre girişlerin toplamından çıkışların toplamını düşen ETOPLA formülüyle hesaplanır. Kritik seviyenin altına düşen ürünü koşullu biçimlendirmeyle renklendirebilirsiniz. Bu düzenin hazır kurulmuş hâlini ücretsiz stok takip şablonu olarak e-postanıza gönderiyoruz.
Evet, ücretsiz ve üyelik gerekmez. Şablon sayfasında e-posta adresinizi yazmanız yeterli; Excel (.xlsx) dosyası ve hareket listesinin CSV kopyası birkaç dakika içinde e-postanıza ek olarak gelir. Dosyaya yazdığınız stok verileri bize ulaşmaz, yalnız sizin bilgisayarınızda durur.
Tek kişinin kayıt girdiği, tek depolu ve varyantsız bir yapıda binlerce kaleme kadar yeterli olabilir. Belirleyici olan kalem sayısı değil kullanıcı sayısıdır: ikiden fazla kişi aynı dosyayı güncellemeye başladığında çakışma ve veri kaybı riski doğar.
Kalem veya kullanıcı kotası, rapor kısıtı ve entegrasyon eksikliği. Özellikle fatura ile stoğun bağlanması ve pazaryeri senkronu ücretsiz paketlerde nadiren bulunur; bu ikisi olmadığında kayıtlar zamanla gerçekten kopar.
Çok kullanıcı açısından evet — aynı anda birden fazla kişi çalışabilir ve sınırlı bir değişiklik geçmişi tutulur. Ancak barkod okutma, fatura kesilince otomatik stok düşümü ve varyant yönetimi gibi konularda ikisi de aynı sınırlara sahiptir.
Standart USB okuyucular klavye gibi çalıştığı için teknik olarak Excel'e de veri girebilir. Ancak asıl fayda barkodun ürün kartıyla eşleşmesi ve stoktan otomatik düşmesidir; bu bağ kurulmadığında okuyucu yalnızca hızlı yazım aracı olur. Ayrıntı için barkod kurulumu yazımıza bakın.
Excel/CSV dışa aktarım varsa evet — ürün listesi, stok miktarları ve hareketler aktarılabilir. Dışa aktarım imkânı vermeyen bir uygulamada veriniz kilitlenir ve geçiş için her şeyi elle girmek gerekir. Kayıt olmadan önce bu soruyu sorun.
Tek depolu ve adressiz bir yapıda yeterli olabilir. Çoklu depo, raf adresleme ve depolar arası transfer takibi gerektiğinde ücretsiz araçlarda eşitleme elle yapılır ve hata kaçınılmaz hale gelir. Adresleme konusunu ayrı bir yazıda ele aldık.
Fatura kesince stoğun otomatik düşmesini, kritik seviye uyarısını ve sayım farkı raporunu kendi ürünlerinizle görün.