Sayım günü hep aynı şekilde biter: rakamlar tutmaz. Kayıtta 240 adet görünen üründen rafta 213 çıkar. Asıl mesele farkın çıkması değil — farkın nereden geldiğinin bilinmemesidir. Bu yazı sayımın nasıl yapılacağını ve farkın nasıl azaltılacağını anlatıyor.
Sayımı hâlâ Excel veya ücretsiz bir uygulamayla yürütüyorsanız, o araçların nerede tıkandığını ücretsiz stok takip programı yazısında ele aldık.
Sayımın kalitesi hazırlıkta belirlenir. Sayım anında yapılan hazırlık, sayımdan sonra harcanacak günleri belirler.
| Yöntem | Nasıl işler | Kime uygun |
|---|---|---|
| Tam sayım | Tüm stok tek seferde sayılır, genelde dönem sonunda ve iş durdurularak. | Kalem sayısı sınırlı işletmeler |
| Çevrim sayımı | Her hafta stoğun bir bölümü sayılır; yıl içinde tüm kalemler kapanır. | Çok kalemli, sürekli hareketli depolar |
| ABC bazlı sayım | Değeri yüksek A grubu sık, düşük C grubu seyrek sayılır. | Stok değeri kalemler arası çok farklı olanlar |
| Nokta sayımı | Şüphe duyulan tek bir üründe anlık sayım yapılır. | Fark tespit edildiğinde her işletme |
Küçük işletmelerin çoğu için pratik çözüm karma yöntemdir: yılda bir tam sayım, ay içinde ise en çok hareket gören 20-30 kalemde çevrim sayımı. Böylece hem yıl sonu şoku küçülür hem fark, oluştuktan kısa süre sonra yakalanır.
Satış yapılmış, mal verilmiş ama kaydı girilmemiştir. En yaygın sebeptir ve genelde yoğun saatlerde oluşur.
Müşteriye verilen numune, personel kullanımı ve promosyon ürünler kayıt dışı kalır; yıl boyunca birikir.
Kırılma, bozulma, son kullanma tarihi geçmesi. Fire kaydı tutulmadığında sayım farkı olarak görünür.
Kilo ile adet karıştığında rakam değil, ölçek hatalıdır. Genelde çok büyük farklar bu sebepten çıkar.
Müşteriden gelen iade stoğa girmemiş veya iki kez girilmiştir.
Depolar arası taşınan mal bir depodan düşmüş ama diğerine eklenmemiştir.
Fark raporu çıktıktan sonra üç adım vardır. Önce büyük farklara odaklanın: kalem sayısı değil, tutar önemlidir. 200 kalemde birer adetlik fark, tek kalemdeki 50 adetlik farktan daha az önemlidir.
Sonra sebebi sınıflandırın: fire mi, kayıt hatası mı, kayıp mı? Bu ayrım yapılmadan yapılan düzeltme, bir sonraki sayımda aynı farkın tekrar çıkmasına yol açar. Son olarak düzeltmeyi kaydedin — stoğu sessizce sayılan değere çekmek yerine, düzeltmenin kendisi bir hareket olarak iz bırakmalıdır.
Sayım farkını sıfırlamak hedef değildir; farkı açıklanabilir hale getirmek hedeftir. Nedeni bilinen %2 fark, nedeni bilinmeyen %0,5 farktan iyidir.
En etkili önlem, stok hareketinin faturayla aynı işlemde oluşmasıdır. Fatura kesildiğinde ürünün stoktan otomatik düştüğü bir sistemde "işlenmemiş çıkış" kalemi büyük ölçüde kapanır. Fire ve numune için ayrı hareket tipleri tanımlamak da ikinci büyük kalemi görünür kılar.
İLGERU HESAP tarafında bu akış stok takip ekranında yürür: çoklu depo, varyant, kritik seviye ve sayım fark raporu aynı yerdedir.
Sayım sonrası elinizdeki stoğun ne kadar hızlı döndüğünü görmek isterseniz stok devir hızı hesaplama aracını kullanabilirsiniz — kayıt istemez, veriler tarayıcınızdan çıkmaz.
Hesap dönemi sonunda envanter çıkarmak, yani mevcutları sayarak tespit etmek yasal bir yükümlülüktür (VUK md. 185-186; TTK md. 66). Yılda en az bir tam sayım bu yüzden tercih değil zorunluluktur. Bunun yanında ay içinde en çok hareket gören kalemlerde çevrim sayımı yapmak, farkı küçükken yakaladığı için toplam iş yükünü azaltır.
Farkı doğrudan silmek yerine düzeltme hareketi olarak kaydedin; hangi üründe, ne kadar, hangi tarihte düzeltme yapıldığı kayıtta kalsın. Fire ve kayıp için ayrı hareket tipleri kullanmak, bir sonraki dönemde nedenleri karşılaştırmanızı sağlar. Bu ayrımın vergisel bir karşılığı da vardır: KDV Kanunu md. 30/c uyarınca zayi olan mallara ait yüklenilen KDV indirim konusu yapılamaz, indirilmişse düzeltilmesi gerekir; buna karşılık üretim sürecinin olağan firesi zayi sayılmaz ve indirim korunur. Kırılma, bozulma ve son kullanma tarihi geçen mallarda izlenecek usul için mali müşavirinize danışın.
Elle sayımda hata iki yerde çıkar: sayarken ve yazarken. Barkod okuyucu ikincisini büyük ölçüde kaldırır. Standart USB okuyucular ek kurulum gerektirmez; ürün kartına barkod tanımlandıktan sonra doğrudan kullanılabilir.
Sayım sırasında yapılan satışları ayrı bir listede toplayıp sayım bittikten sonra işleyin; ürünleri fiziksel olarak da ayrı bir alanda bekletin. Aksi halde sayılan ile satılan arasındaki sıra karışır ve fark yapay olarak büyür.
Sektöre göre çok değişir: gıda ve taze üründe yüksek, dayanıklı üründe düşüktür. Genel bir oran vermek yanıltıcı olur. Doğru yaklaşım kendi geçmiş dönemlerinizle karşılaştırmaktır — asıl sinyal oranın kendisi değil, ani değişimidir.
Sayım listesi çıkarın, saydığınızı girin, fark raporunu ürün bazında görün. Fatura kesildiğinde stok kendiliğinden düşsün.