Mal yola çıkarken düzenlenen belge irsaliyedir; parayı takip eden fatura değil, malın kendisini takip eder. e-İrsaliye bu belgenin elektronik hâlidir — kâğıt koçan yerine sistem üzerinden düzenlenir ve alıcıya elektronik olarak iletilir.
Belgenin işlevi aynıdır: sevk edilen malın cinsini, miktarını, gönderen ve alıcıyı, sevk tarihini gösterir. Değişen şey düzenlenme ve iletilme biçimidir.
| Kâğıt irsaliye | e-İrsaliye | |
|---|---|---|
| Düzenleme | Matbu koçan, elle veya yazıcıdan | Sistem üzerinden elektronik |
| İletim | Nüsha araçta, nüsha alıcıda | GİB sistemi üzerinden alıcıya |
| Alıcı yanıtı | Yok — imza ile teslim | Kabul/ret yanıtı verilebilir |
| Saklama | Fiziksel arşiv | Elektronik, aranabilir |
| Taşımada ibraz | Kâğıt nüsha | Elektronik belge veya çıktısı |
Zorunluluk kapsamı, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği ciro eşiklerine ve belirli sektörlere göre değişir. Kapsam yıllar içinde genişletildiği ve eşikler güncellendiği için burada rakam vermek yanıltıcı olur — güncel durumu GİB e-Belge portalından veya mali müşavirinizden teyit edin.
Genel kural şudur: e-İrsaliye kapsamına giren bir mükellefseniz, kapsamdaki sevkiyatlarınız için kâğıt irsaliye düzenleyemezsiniz. Kapsam dışındaysanız gönüllü olarak da geçebilirsiniz; çok sevkiyat yapan işletmelerde bu genelde işi kolaylaştırır.
Vergi numarasıyla alıcı seçilir. Sevk tarihi ve saati, taşıyan bilgileri (araç plakası, şoför) ve teslim adresi girilir. Sistem alıcının e-İrsaliye kullanıcısı olup olmadığını kontrol eder.
Sevk edilecek ürünler, miktar ve birimleriyle listelenir. Stoktan seçildiğinde miktar ve birim kart bilgisinden gelir; elle yazmaya gerek kalmaz.
Onaylandığında belge GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir. Taşıma sırasında ibraz için elektronik belge veya çıktısı bulundurulur.
Alıcı belgeyi kabul edebilir veya reddedebilir. Kabul edilmeyen sevkiyatlar ayrı listede toplanır; bu, eksik veya hatalı teslimatların erken görülmesini sağlar.
Sevkiyat sonrası kesilen fatura irsaliyeyle eşleştirilir. Faturalanmamış irsaliyeler ayrı listede kalır — ay sonunda açıkta sevkiyat kalmamasının tek yolu budur.
Sevk edilen mal ile kesilen fatura arasındaki fark, toptancı ve dağıtım yapan işletmelerde en sık gözden kaçan kalemdir. Mal çıkar, irsaliye düzenlenir, sonra fatura kesilmesi unutulur veya kısmi kesilir. Ay sonunda stok azalmış ama gelir kaydedilmemiştir.
Programda bu eşleşme otomatik izlenir: hangi irsaliyenin faturalandığı, hangisinin açıkta kaldığı listede görünür. Bu tek kontrol, dönem sonu kapanışlarında en çok zaman kazandıran şeydir.
Sık karıştırılan nokta: e-İrsaliye ile e-Fatura ayrı belgelerdir ve biri diğerinin yerine geçmez. İrsaliye malın sevkini, fatura satışın kendisini belgeler. Bazı durumlarda "irsaliyeli fatura" düzenlenebilir; bunun kapsamını mali müşavirinizle netleştirin.
| Konu | Dikkat edilecek |
|---|---|
| Mali mühür | e-Fatura için aldığınız mühür e-İrsaliye için de kullanılır; ayrıca temin gerekmez. |
| Araç ve şoför bilgisi | Belgede yer aldığı için taşıma bilgilerinin sistemde tanımlı olması işi hızlandırır. |
| Saha erişimi | Sevkiyat depoda düzenleniyorsa depodaki kişinin de sisteme erişimi olmalı. |
| İnternet kesintisi | Kesinti ihtimaline karşı GİB'in öngördüğü istisnai durum prosedürlerini önceden öğrenin. |
| Alıcı kapsamı | Alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse süreç farklı işler; sistem bunu vergi numarasından ayırt etmelidir. |
Hayır. e-İrsaliye malın sevkini belgeler ve mal yola çıkarken düzenlenir; e-Fatura ise satışın kendisini belgeler. İkisi ayrı belgelerdir ve biri diğerinin yerine geçmez. Sevkiyat sonrası fatura ayrıca kesilir; ikisinin eşleştirilmesi dönem sonu kontrolünün temelidir.
Zorunluluk, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği ciro eşikleri ve belirli sektörler üzerinden tanımlanır ve zaman içinde güncellenir. Kendi durumunuzu GİB e-Belge portalından veya mali müşavirinizden teyit etmeniz gerekir; burada verilecek bir rakam kısa sürede eskir.
Gerekmez. e-Fatura için temin ettiğiniz mali mühür (gerçek kişilerde e-imza) e-İrsaliye için de kullanılır. Yapılması gereken, e-İrsaliye uygulamasına başvurup mükellefiyeti tanımlatmaktır.
Ret, genelde eksik veya hatalı teslimat anlamına gelir ve sevkiyatın gözden geçirilmesini gerektirir. Reddedilen belgeler ayrı listede toplandığında sorun aynı gün fark edilir; kâğıt düzende bu genelde ay sonunda ortaya çıkar.
Uygulamada elektronik belgenin ibrazı esastır; ancak saha koşullarına göre çıktı bulundurmak yaygın bir pratiktir. Kendi sevkiyat düzeniniz için geçerli usulü mali müşavirinize danışarak netleştirin.
Programda irsaliye-fatura eşleştirmesi tutuluyorsa faturalanmamış irsaliyeler ayrı bir listede görünür. Bu liste düzenli kontrol edilmediğinde stok azalmış ama gelir kaydedilmemiş olur — dönem sonu farklarının yaygın sebeplerinden biridir.
Sevkiyat, irsaliye ve fatura tek sistemde tutulduğunda açıkta kalan sevkiyat kalmaz. Kendi ürün listenizle demo ortamında görelim.