Bu aramayı yapan çoğu kişi haklı bir soru soruyor: daha başlarken neden para vereyim? Cevap çoğu zaman "vermeyin" olabilir. Ücretsiz seçenekler belirli bir ölçeğe kadar gerçekten iş görür. Bu yazı hangi seçeneklerin var olduğunu, nerede tıkandıklarını ve hangi eşikte ücretliye geçmenin mantıklı olduğunu anlatıyor.
"Ücretsiz" tek bir şey değil; dört farklı model var ve sınırları birbirinden çok farklı.
| Model | Nasıl çalışır | Tipik sınır |
|---|---|---|
| Sürekli ücretsiz paket (freemium) | Belirli kullanım seviyesine kadar bedava | Fatura adedi, kullanıcı sayısı veya cari kartı sınırı |
| Deneme süresi | 14-30 gün tam özellik | Süre bitince ücretli devam veya veri erişimi kısıtlanır |
| Açık kaynak | Yazılım bedava, kurulum ve bakım size ait | Sunucu, teknik bilgi, Türkçe destek ve e-Fatura entegrasyonu |
| Excel / Google E-Tablolar | Zaten elinizde | Çok kullanıcı, otomatik hesap, geçmiş iz kaydı |
Karar verirken bakılması gereken şey "ücretsiz mi" değil, hangi sınıra ne zaman çarpacağınızdır. Ayda 20 fatura kesen bir işletme için freemium yıllarca yeter; günde 20 fatura kesen için ilk ay biter.
Dürüst cevap: sanılandan geniş bir alanda. Aşağıdaki tabloda kendi durumunuzu bulun.
| Durum | Ücretsiz yeterli mi? |
|---|---|
| Tek kişi, ayda 20-30 fatura, veresiye yok | Yeterli — hatta Excel bile olabilir |
| Tek kişi, stok tutuyor ama az kalemli | Genelde yeterli |
| İki kişi aynı kayda giriyor | Sınırda — dosya çakışması ve yetki sorunu başlar |
| Veresiye satış, vade takibi var | Zorlanır — vade ve gecikme takibi genelde ücretli katmanda |
| e-Fatura mükellefisiniz | Entegratör bedeli zaten ayrı; "ücretsiz" kısmı küçülür |
| Mali müşavirinizin erişmesi gerekiyor | Kullanıcı sınırı varsa mümkün olmaz |
| Pazaryeri / e-ticaret satışı | Entegrasyon ücretsiz paketlerde nadiren bulunur |
Fatura adedi mi, kullanıcı sayısı mı, cari kartı mı, süre mi? "Sınırsız" diyen paketlerde bile genelde bir kalem sınırlıdır. Kayıt olmadan önce bunu yazılı olarak görün.
Türkiye'de ön muhasebenin en kritik kalemi budur. Ücretsiz paketlerin çoğunda e-Fatura ya hiç yok ya da entegratör bedeli ayrıca ödenir. Bu bedel yazılım bedelinden büyük olabilir.
En önemli soru. Excel/CSV dışa aktarım yoksa veriniz o programda kilitlenir. Program değiştirmek istediğinizde her şeyi elle yeniden girmek zorunda kalırsınız.
Ücretsiz paketlerde destek genelde forum veya yardım merkeziyle sınırlıdır. Acil bir fatura sorununda kimseye ulaşamamak, tasarruf ettiğiniz tutardan pahalıya gelebilir.
Sınıra çarptığınızda fiyat ne olacak ve verileriniz taşınacak mı? Bazı ürünlerde ücretsizden ücretliye geçiş sorunsuzdur, bazılarında yeniden kurulum gerekir.
Açık kaynak ön muhasebe ve ERP çözümleri mevcut ve bazıları teknik olarak güçlü. Ancak "yazılım bedava" ile "toplam maliyet sıfır" aynı şey değil. Hesaba katılması gerekenler:
| Kalem | Kim üstlenir |
|---|---|
| Sunucu / barındırma | Siz — aylık düzenli gider |
| Kurulum ve yapılandırma | Siz veya ücretli bir danışman |
| Güncelleme ve yedekleme | Siz — atlanırsa veri kaybı riski |
| Türkiye mevzuatı (e-Fatura, e-Arşiv) | Genelde ek modül veya özel geliştirme |
| Türkçe destek | Çoğu projede topluluk forumu düzeyinde |
Teknik ekibi olan işletmeler için bu maliyetler yönetilebilir. Teknik ekibi olmayan bir dükkân veya atölye içinse açık kaynak, ücretsiz görünen ama gizli maliyeti yüksek bir yoldur.
Excel de bir "ücretsiz ön muhasebe"dir ve küçük ölçekte tamamen meşrudur. Sınırı şudur: ikiden fazla kişi aynı dosyayı güncelliyorsa ve kararlar gün içinde alınıyorsa Excel maliyet üretmeye başlar. Bunun hesabını ayrı bir yazıda tablo halinde çıkardık.
Tek bir eşik yok ama pratikte şu dört işaretten ikisi birden görünüyorsa geçiş zamanı gelmiştir:
| İşaret | Neden önemli |
|---|---|
| Aynı kaydı iki kişi güncelliyor | Çakışma ve veri kaybı riski; kim ne değiştirdi bilinmiyor |
| Veresiye/vade takibi elle yapılıyor | Geciken alacak fark edilmiyor, tahsilat şansa kalıyor |
| Ay sonu kapanışı günler alıyor | Kayıt dağınık; müşavire giden veri eksik |
| "Şu ürün kaç kaldı" sorusu sayımla cevaplanıyor | Stok kaydı gerçeği yansıtmıyor |
İki işaret birden görünüyorsa sıradaki soru hangi programın seçileceğidir. Ücretli bir ön muhasebe programı seçerken nelere bakılacağını ayrı bir sayfada sekiz maddede topladık.
Bu işaretler görünmüyorsa acele etmeyin. Yazılım almanın kendisi bir çözüm değildir; çözdüğü bir sorun olmalıdır. Nereden başlanacağı için dijital dönüşüm yol haritamıza bakabilirsiniz.
Açık olalım: İLGERU HESAP ücretsiz bir ürün değil. ESNAF paketi aylık ödemede ayda ₺1.000 + KDV, yıllık ödemede ayda ₺750 + KDV tutar ve kullanıcı başına ücret almayız. Ücretsiz olan şey 10 günlük demo: kendi müşteri ve ürün listenizle, taahhüt vermeden deneyebilirsiniz.
Yukarıdaki tabloda "ücretsiz yeterli" satırlarından birindeyseniz, bize gelmenize gerek yok — o eşiği geçtiğinizde konuşalım. Bu yazının amacı sizi ikna etmek değil, hangi eşikte olduğunuzu görmenizi sağlamak.
Belirli sınırlar içinde ücretsiz kalan (freemium) seçenekler ve açık kaynak çözümler mevcut. Ancak Türkiye'de e-Fatura mükellefiyseniz GİB'in ücretsiz portalını kullanabilirsiniz; bu yöntemde entegratör bedeli olmaz ama faturalar portalda elle hazırlanır ve ön muhasebe programınızla otomatik konuşmaz. Entegratörle çalışmayı seçerseniz kontör bedeli ayrı bir kalem olur; bu yüzden "tamamen ücretsiz" bir kurulum pratikte nadiren mümkün olur. Sınırların ne olduğunu kayıt olmadan önce yazılı görmek en doğrusu.
Üç kalem öne çıkar: kullanıcı sayısı (ikinci kişi eklenemez), fatura adedi (aylık kota dolar) ve e-Fatura entegrasyonu (hiç yok veya ek ücretli). Bunlardan hangisinin sizi önce durduracağı iş modelinize bağlıdır.
Yanlış değil, sınırlı. Tek kişinin kayıt girdiği, ayda 20-30 fatura kesen bir işletmede Excel yeterlidir. Sorun ikiden fazla kişi aynı dosyayı güncellemeye başladığında, kararlar gün içinde alınmaya başladığında ve geçmişe dönük iz gerektiğinde çıkar.
Yazılım lisansı bedava olabilir ama toplam maliyet sıfır değildir: sunucu, kurulum, güncelleme, yedekleme ve Türkiye mevzuatı uyumu (e-Fatura, e-Arşiv) sizin sorumluluğunuzdadır. Teknik ekibi olan işletmelerde makul, teknik ekibi olmayan bir dükkânda gizli maliyeti yüksek bir yoldur.
Ürüne göre değişir ve kayıt olmadan önce sorulması gereken sorudur. Aynı ürünün ücretli planına geçişte veriler genelde korunur; farklı bir ürüne geçişte ise Excel/CSV dışa aktarım imkânınız olup olmadığı belirleyicidir. Dışa aktarım vermeyen bir programda veriniz kilitlenir.
Şu dört işaretten ikisi birden görünüyorsa: aynı kaydı iki kişi güncelliyor, veresiye/vade takibi elle yapılıyor, ay sonu kapanışı günler alıyor, "şu üründen kaç kaldı" sorusu ancak sayımla cevaplanıyor. Bu işaretler yoksa acele etmenize gerek yok.
Kaç fatura kesiyorsunuz, kaç kişi kayıt giriyor, veresiye var mı — birkaç soruyla ücretsiz seçeneğin size yetip yetmeyeceğini konuşalım.