Satın alma çoğu KOBİ'de "en ucuzu bul" işine indirgenir. Oysa en ucuz tedarikçi, sürekli geciktiğinde üretimi durdurarak fark ettiği tasarruftan çok daha fazlasına mal olur. Doğru ölçüt fiyat değil, toplam sahip olma maliyetidir.
Kritik stok seviyesinin altına düşme, MRP önerisi veya doğrudan talep. İhtiyacın kaynağı kayıtlıysa "neden aldık" sorusu sonradan cevaplanabilir.
Tutar eşiğine göre onay mekanizması. Onaysız satın alma, bütçe kontrolünün en sık kaçtığı noktadır.
Birden fazla tedarikçiden fiyat alınır. Karşılaştırmanın anlamlı olması için istenen şey aynı şekilde tarif edilmelidir.
Onaylanan teklif satın alma siparişine dönüşür; miktar, fiyat, teslim tarihi ve koşullar kayıt altına alınır.
Gelen mal sipariş ile karşılaştırılır: miktar, kalite, tarih. Eksik veya hatalı teslimat burada kaydedilmezse tedarikçi performansı ölçülemez.
Fatura, sipariş ve mal kabul üçlüsü karşılaştırılır. Üçü tutmuyorsa ödeme yapılmadan önce fark araştırılır.
Son adım — üçlü eşleştirme — satın almanın en değerli kontrolüdür: sipariş edilen, teslim alınan ve faturalanan miktar aynı olmalıdır. Bu kontrol yapılmadığında teslim edilmemiş mal faturalanabilir veya fazla teslimat fark edilmeden ödenir.
| Kriter | Nasıl ölçülür | Neden önemli |
|---|---|---|
| Fiyat | Birim fiyat + nakliye + vade maliyeti | Tek başına bakıldığında yanıltıcı |
| Teslim performansı | Söz verilen tarih ile fiili teslim farkı | Gecikme üretimi durdurur; maliyeti fiyattan büyük olabilir |
| Kalite / ret oranı | Mal kabulde reddedilen parti oranı | Hatalı malzeme fire ve yeniden işleme üretir |
| Esneklik | Acil talebe cevap verme, kısmi teslimat | Sipariş dalgalanmasında belirleyici |
| Süreklilik | Tedarik kesintisi geçmişi, alternatif kaynak | Tek kaynağa bağımlılık risktir |
Bu kriterleri her tedarikçi için ayrı ayrı puanlamak KOBİ ölçeğinde çoğu zaman fazla ağır kalır. Pratik yaklaşım: kritik malzemelerde teslim ve kalite performansını kayıt altına almak, diğerlerinde fiyatla yetinmek. ISO 9001 belgesi olan ya da almaya hazırlanan işletmelerde tedarikçi değerlendirme kaydı denetimde de istenir.
İki teklifi karşılaştırırken sık yapılan hata, yalnızca birim fiyata bakmaktır. Anlamlı karşılaştırma için üç kalem daha eklenmelidir: nakliye, vade maliyeti ve minimum sipariş miktarı.
| Tedarikçi A | Tedarikçi B | |
|---|---|---|
| Birim fiyat | 100 ₺ | 95 ₺ |
| Nakliye (birim başına) | Dahil | 4 ₺ |
| Vade | 60 gün | Peşin |
| Minimum sipariş | 100 adet | 500 adet |
| Gerçek karşılaştırma | Vade avantajı + düşük min. sipariş | Nakliyeyle 99 ₺; 500 adet stok bağlar |
B tedarikçisi listede ucuz görünür ama nakliyeyle fark 1 ₺'ye iner, üstelik 500 adetlik minimum sipariş stoğa sermaye bağlar ve peşin ödeme nakit akışını zorlar. Karar sadece fiyata bakılarak verilirse yanlış çıkar.
Kritik bir malzemeyi tek tedarikçiden alıyorsanız, o tedarikçinin her sorunu doğrudan sizin sorununuz olur. Alternatif kaynak bulmak fiyat pazarlığı için değil, süreklilik için gereklidir.
Pratik öneri: kritik malzemelerde en az bir alternatif tedarikçiden dönemsel olarak küçük miktarda alım yapmak. İlişki ve fiyat bilgisi canlı kalır; acil durumda sıfırdan tedarikçi aramazsınız.
Satın alma siparişi, mal kabul kaydı ve tedarikçi faturasının karşılaştırılmasıdır. Üçünde de miktar ve fiyat aynı olmalıdır. Bu kontrol yapılmadığında teslim edilmemiş mal faturalanabilir veya fazla teslimat fark edilmeden ödenir.
En pratik iki ölçüt teslim performansı ve ret oranıdır. Söz verilen tarih ile fiili teslim tarihi arasındaki farkı ve mal kabulde reddedilen parti oranını kaydetmek yeterlidir. Bu iki veri, sözleşme yenilemesinde tahmine değil kayda dayanmanızı sağlar.
Her zaman değil ama tek başına birim fiyata bakmak yanıltıcıdır. Nakliye, vade maliyeti ve minimum sipariş miktarı hesaba katıldığında sıralama değişebilir. Ayrıca sürekli geciken bir tedarikçinin ucuzluğu, durdurduğu üretimin maliyetini karşılamayabilir.
Tutar eşiğine göre kademeli onay yaygın ve pratiktir: belirli tutarın altı doğrudan, üstü onaya tabi. Onay yetkisi kişiye değil role bağlanmalı ki personel değişiminde kural bozulmasın. Onaysız satın alma, bütçe kontrolünün en sık kaçtığı noktadır.
Kritik ve yüksek tutarlı alımlarda en az üç teklif yaygın uygulamadır. Rutin ve düşük tutarlı alımlarda bu süreç maliyetten fazlasını götürebilir; oralarda çerçeve anlaşma yapmak daha verimlidir.
Malzeme kritikse — yani tedarik kesintisi üretimi durduruyorsa — her zaman risktir. Alternatif kaynağı fiyat pazarlığı için değil süreklilik için bulundurun; dönemsel küçük alımlarla ilişkiyi canlı tutmak acil durumda sıfırdan arama zorunluluğunu ortadan kaldırır.
İhtiyaç, onay, sipariş, mal kabul ve fatura aynı zincirde olsun; üçlü eşleştirme kendiliğinden yapılsın.