Cari Hesap Nedir, Nasıl Takip Edilir?

Cari hesap, bir müşteri veya tedarikçiyle aranızdaki alışverişin zaman içinde biriken kaydıdır. Her fatura, her tahsilat ve her ödeme bu hesaba işlenir; aradaki fark bakiye olarak kalır. Tek soruyu cevaplar: bu firmayla aramızda şu an ne var?

Adındaki “cari” kelimesi “akan, süregelen” anlamındadır. Tek seferlik bir işlem değil, tarafların birbirine karşılıklı borçlanıp ödeme yaptığı sürekli bir ilişki kastedilir. Bu yüzden cari hesap tek bir belgeyle değil, hareketlerin toplamıyla anlaşılır.

Borç ve Alacak Ne Demek?

Ön muhasebede en çok kafa karıştıran nokta budur, çünkü kelimeler günlük dildeki anlamıyla kullanılmaz. Kayıt sizin defteriniz açısından tutulur:

Pratik hatırlatma: bir cari kartta borç bakiyesi varsa o firma size borçludur (genelde müşteri), alacak bakiyesi varsa siz o firmaya borçlusunuzdur (genelde tedarikçi). Aynı firma hem müşteriniz hem tedarikçiniz olabilir; bu durumda tek kartta iki yönlü hareket birikir ve bakiye netleşir.

Cari Kart Düzeni: En Sık Yapılan Hata

Sahada en çok görülen sorun teknik değil, düzenle ilgilidir: aynı firmanın birden fazla kartla açılmış olması. “ABC Metal”, “ABC Metal Ltd.” ve “Abc metal” üç ayrı kart olduğunda bakiye üçe bölünür ve hiçbiri gerçeği göstermez.

• Her firma için tek kart açın; kart adını vergi numarasıyla eşleştirin.
• Şube veya farklı teslim noktası varsa ayrı kart değil, adres tanımı kullanın.
• Şahıs ve şirket kaydını karıştırmayın — ödeme farklı yerden gelirse takip kopar.
• Kart açmadan önce arama yapın; mükerrer kart çoğu zaman aceleyle açılır.
• Kullanılmayan kartları silmek yerine pasife alın; geçmiş hareketler kaybolmasın.

Mükerrer kartın bedeli yalnız karışıklık değildir: alacak takibi yapılamaz, mutabakat tutmaz ve müşteri kendi bakiyesini sorduğunda verilen cevap yanlış çıkar. Düzeltmesi de zordur, çünkü geçmiş hareketlerin birleştirilmesi gerekir.

Cari Hesap Türleri

Cari hesap yalnız müşteri ve tedarikçi için tutulmaz. Ön muhasebede karşılaşılan başlıca türler şunlardır:

Ortaklar cari hesabı özellikle dikkat ister. İşletme parasının ortak tarafından çekilmesi bu hesapta birikir ve zamanla büyük tutarlara ulaşabilir. Kayıt altına alınmadığında hem işletmenin gerçek durumu görünmez hem de dönem sonunda mali müşavirle sorun çıkar.

Personel cari hesabı da benzer şekilde ihmal edilir: verilen avansın kayda geçmemesi, maaş ödemesinde mahsuplaşmayı imkânsız kılar ve tutarsızlık yaratır.

Cari Hesap Ekstresi Nasıl Okunur?

Ekstre, bir cari hesabın belirli tarih aralığındaki hareket dökümüdür. Genellikle şu sütunları taşır: tarih, belge no, açıklama, borç, alacak ve yürüyen bakiye. Doğru okumanın anahtarı son sütundur — her satırdan sonra kalan tutarı gösterir.

Bu ekstrede müşteri dönem sonunda 53.500 TL borçludur. Ekstrenin en çok işe yaradığı an, karşı tarafla sayı tutmadığında hangi belgenin eksik veya fazla işlendiğini bulmaktır — bu karşılaştırmanın adı cari mutabakattır.

Vadeli Satışta Cari Takip

Bakiye tek başına yeterli bilgi vermez; asıl soru ne zaman tahsil edileceğidir. 200.000 TL alacağın tamamı vadesi geçmiş ise durum, tamamı gelecek aya vadeli olan 200.000 TL’den çok farklıdır.

Bu yüzden cari hareketlere vade tarihi işlenmeli ve alacaklar yaşlandırma tablosuyla izlenmelidir: vadesi gelmemiş, 1–30 gün gecikmiş, 31–60 gün gecikmiş ve daha eski. Gecikmenin erken görülmesi, tahsilat şansını doğrudan etkiler — konu ayrıntısıyla geciken alacak yazısında ele alınıyor.

Nakit planlaması da aynı veriye dayanır. Hangi hafta ne kadar tahsilat beklendiği bilinmeden ödeme takvimi kurulamaz; nakit akışı planı bu ihtiyacın karşılığıdır.

Cari Takipte Neler Otomatikleşir?

Cari hesabın en zahmetli tarafı kayıt tutmak değil, takip etmektir. Elle yürütülen bir düzende vadesi gelen alacağı fark etmek birinin listeye bakmasına bağlıdır ve yoğun günlerde atlanır. Sistem üzerinden yürütüldüğünde şunlar kendiliğinden işler:

• Vadesi yaklaşan ve geçen alacakların otomatik listelenmesi.
• Cari bakiyenin fatura kesildiği anda güncellenmesi — ayrı bir kayıt gerekmemesi.
• Ekstrenin tek tuşla üretilip müşteriye iletilebilmesi.
• Risk limiti dolduğunda yeni satışta uyarı verilmesi.
• Tahsilatın hangi faturaya mahsup edildiğinin izlenmesi.

Son madde küçük görünür ama mutabakatta belirleyicidir: tahsilat hangi faturayı kapattığı belirtilmeden kaydedilirse, bakiye doğru çıksa bile hangi faturanın açık kaldığı bilinemez. Kısmi ödemelerin sık olduğu işletmelerde bu ayrım tartışmaların çoğunu baştan bitirir.

Bu işlerin Excel’de ya da ücretsiz bir programla ne kadar yürüyebileceğini, Excel’de cari sütunlarının nasıl kurulacağını ve programa hangi eşikte geçileceğini ücretsiz cari takip programı yazısında anlattık. Kaydı Excel’de tutmaya devam edecekseniz cari hesap takip şablonumuzu e-postanıza gönderelim: bakiye, vadesi geçen tutar ve yaşlandırma formülle hesaplanır.

Sık Sorulanlar