Müşteri ve tedarikçilerinizin borç-alacak hareketlerini yazın; bakiye, vadesi geçen tutar ve 30-60-90 gün yaşlandırması kendiliğinden hesaplansın. Excel (.xlsx) dosyası dört sayfayla hazır gelir, yanında düz CSV kopyası vardır. E-posta adresinizi yazın, iki dosya birkaç dakika içinde ek olarak gelsin; üyelik yok.
Her müşteri ve tedarikçi bir satır: cari kodu, ünvan, tür, risk limiti. Yanında formülle gelen bakiye, vadesi gelmemiş tutar, 1-30, 31-60, 61-90 ve 90+ gün dilimleri ve vadesi geçen toplam. Bakiye risk limitinin üstüne çıkınca hücre kırmızıya boyanır.
Günlük kayıt: tarih, cari kodu, belge no, açıklama, borç, alacak, vade. Cari kodu listeden seçilir, ünvan kendiliğinden gelir. Her satırda o carinin o güne kadarki bakiyesi, faturanın açık kalan tutarı ve kaç gün geciktiği hesaplanır; formüller ilk 1.000 satırda hazırdır.
Müşterilerden alacaklarınız ve tedarikçilere borçlarınız gecikme dilimlerine göre, tutar ve pay olarak. Vadesi geçen alacağı olan müşteri sayısı ve en uzun gecikme de burada.
Borç ve alacağın hangi yöne yazıldığı, formüllerin ne yaptığı ve şablonun nerede tıkandığı dosyanın içinde yazılıdır. Dosya 6 örnek cari ve 19 örnek hareketle gelir; sonra o satırları silersiniz.
Dosya adları cari-hesap-takip.xlsx ve cari-hesap-takip.csv; xlsx 120 KB'ın altındadır. Formüller yalnızca .xlsx dosyasındadır; CSV, hareket listesini başka bir programa aktarmak içindir ve noktalı virgülle ayrılmıştır.
Verileriniz sizde kalır: şablon e-postanıza gelir, üyelik gerekmez. Dosyaya yazdığınız cari ve hareket bilgileri bize ulaşmaz, sunucumuza yazılmaz; yalnızca sizin bilgisayarınızda durur. Bunun bedelini de yazalım: dosyanın yedeği tamamen sizin sorumluluğunuzdadır. Dosya silinir, disk bozulur veya iki kişi ayrı kopyaları doldurmaya başlarsa kayıtları kimse geri getiremez. Tek kopya üzerinden ilerleyin, düzenli yedekleyin.
Müşteriye kestiğiniz fatura borç, ondan aldığınız tahsilat ve iade alacak sütununa yazılır. Tedarikçide yön terstir: gelen fatura alacak, yaptığınız ödeme borç. Bakiye borç eksi alacaktır; yanındaki B carinin size borçlu, A sizin ona borçlu olduğunuzu gösterir.
Tahsilatlar faturaları en eskiden başlayarak kapatır. 21.360 ₺'lik bir faturaya karşı 10.000 ₺ tahsilat ve 1.780 ₺ iade geldiyse faturanın 9.580 ₺'si açık kalır. Tamamı ödenen faturada 'kapandı' yazar. Bir tahsilatı belirli bir faturaya bağlamak bu şablonda yoktur.
Açık kalan her faturanın vadesinden bugüne geçen gün hesaplanır ve tutar 1-30, 31-60, 61-90 ya da 90 günden fazla dilimine düşer. Cari size borçluysa (tedarikçide siz ona borçluysanız) vadesi gelmemiş tutarla vadesi geçen tutarın toplamı bakiyeye eşittir. Müşteriden aldığınız avans ve tahsilatlar faturaların toplamından fazlaysa açık fatura kalmaz: dilimler sıfır görünür, bakiyenin yanında A yazar. Tedarikçide de ödemeleriniz gelen faturalardan fazlaysa dilimler sıfırdır, bakiye B görünür. Hesap dosyanın açıldığı güne göre yapılır (Türkçe Excel'de BUGÜN).
Cari kartına bir müşteriyle en çok ne kadar açık hesap çalışacağınızı yazın. Bakiye bu tutarın üstüne çıkınca Bakiye hücresi kırmızıya döner. Örnek dosyada 129.600 ₺ bakiyeli müşteri, 120.000 ₺ limitinin üstünde olduğu için kırmızı gelir.
Her firmaya bir kod verin (ör. müşteriye M-001, tedarikçiye T-001) ve türünü seçin. Aynı firmayla hem alıp hem satıyorsanız iki ayrı kod açın.
Her carinin bugünkü bakiyesini 'Açılış bakiyesi' açıklamasıyla tek satır olarak yazın. Vadesi geçmiş bir tutarsa Vade'ye asıl vadeyi yazın ki yaşlandırmada doğru dilime düşsün.
Her fatura, tahsilat, ödeme ve iade ayrı satırdır. Vadeyi yalnız fatura satırına yazın. Sayfayı başka bir sütuna göre sıralamayın: satır bakiyesi ve kapanan faturalar sıraya göre hesaplanır.
Vadesi geçen alacağı olan müşteriler ve 90 günü geçen tutarlar tek sayfadadır. Mutabakattan önce carinin satırlarını filtreleyip ekstre gibi kontrol edin.
Faturayı e-Arşiv portalında ya da başka bir programda kesip buraya ayrıca yazdığınızda iki kayıt birbirinden uzaklaşır; unutulan tek satır bakiyeyi bozar ve fark ancak mutabakatta ortaya çıkar.
Müşteriye dönem ekstresi göndermek için satırları filtreleyip ayrı bir dosyaya kopyalamak gerekir; standart bir döküm yoktur.
Çek-senet vadeleri ve dövizli cari bu tabloda tutulmaz; her biri için ayrı sayfa açıldıkça bakiyenin tek kaynağı kalmaz.
Tahsilatı biri, faturayı başkası giriyorsa aynı dosyanın iki kopyası oluşur; hangisinin doğru olduğunu kimse bilemez ve kimin neyi değiştirdiği görünmez.
Bu noktada fatura, cari ve tahsilatın tek yerde tutulması gerekir. İLGERU HESAP'ta fatura kesildiğinde tutar cari karta kendiliğinden işlenir; ekstreyi PDF olarak alır ya da e-postayla gönderirsiniz, vadesi geçen alacaklar ayrı listede toplanır, müşteri bazında risk limiti tanımlanır. Kendi cari listenizle 10 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Hayır, üyelik yok. E-posta adresinizi yazmanız yeterli: Excel (.xlsx) dosyası ve CSV kopyası birkaç dakika içinde e-postanıza ek olarak gelir. E-bülten kutusu isteğe bağlıdır; işaretlemeden de şablonu alırsınız.
Tedarikçide yön müşterinin tersidir: gelen fatura Alacak sütununa, yaptığınız ödeme Borç sütununa yazılır. Cari kartta türü Tedarikçi seçtiğinizde vadesi geçen tutar ödemediğiniz faturalara göre hesaplanır; bakiyenin yanındaki A, tedarikçiye borçlu olduğunuzu gösterir.
Önce her carinin tahsilatları faturalarına en eskiden başlayarak dağıtılır. Açık kalan her faturanın vadesinden bugüne geçen gün bulunur ve tutar 1-30, 31-60, 61-90 ya da 90+ gün dilimine yazılır. Vadesi gelmemiş ve vadesi yazılmamış açık tutarlar Vadesi Gelmemiş sütunundadır.
Hiçbir yere. Dosyaya yazdığınız cari ve hareket bilgileri yalnızca sizin bilgisayarınızda durur; bize ulaşmaz, sunucumuza yazılmaz. Bunun bedeli şudur: dosyanın sorumluluğu tamamen sizde olur. Dosyayı düzenli yedekleyin ve tek bir kopya üzerinden ilerleyin.
.xlsx dosyasını LibreOffice Calc ve Google E-Tablolar da açar. Şablonda yalnız bu programların da tanıdığı işlevler var (ÇOKETOPLA, DÜŞEYARA, BUGÜN gibi). CSV kopyası yalnızca hareket listesini taşır, formül içermez; ayraç olarak noktalı virgül kullanır, çünkü Türkçe Excel'in varsayılan liste ayracı budur.
Faturayı başka bir programda kesip buraya ayrıca yazmaya başladığınızda, müşteriye düzenli ekstre göndermeniz gerektiğinde, çek-senet ve dövizli cari tuttuğunuzda ve kaydı birden fazla kişi girdiğinde. Elektronik tablo kimin neyi ne zaman değiştirdiğini tutmaz; iki kopyadan hangisinin doğru olduğunu da söyleyemez.
Fatura bir yerde, cari başka yerde tutulduğunda bakiye tartışmaya açılır. İLGERU HESAP'ı kendi cari listenizle 10 gün ücretsiz deneyin.