Alacak takibinde en yaygın hata, tahsilatı ilişki meselesi olarak görmektir. "Ararsam bozulur" düşüncesiyle beklenen alacak, üç ay sonra hem tahsili zorlaşmış hem de ilişkiyi zaten bozmuş olur. Düzenli ve öngörülebilir bir takip, ilişkiyi bozmak yerine korur.
Yaşlandırma, açık alacakların vadesinden bu yana geçen süreye göre gruplanmasıdır. Tipik gruplar: vadesi gelmemiş, 1-30 gün geçmiş, 31-60, 61-90 ve 90 günden fazla.
| Yaş grubu | Anlamı | Yapılacak |
|---|---|---|
| Vadesi gelmemiş | Normal işleyiş | Vade öncesi kısa hatırlatma |
| 1-30 gün | Çoğu zaman unutkanlık | Telefon veya SMS ile hatırlatma |
| 31-60 gün | Nakit sıkışıklığı sinyali | Ödeme planı konuşulur, yeni vadeli satış gözden geçirilir |
| 61-90 gün | Ciddi risk | Yazılı ihtar, vadeli satış durdurulur |
| 90+ gün | Tahsil kabiliyeti düşük | Hukuki süreç ve karşılık ayırma değerlendirilir |
Bu tablonun değeri şudur: kimi arayacağınızı tartışmaya değil listeye bırakır. Yaşlandırma raporu olmayan işletmelerde takip, o gün aklına gelen müşteriye yapılır — yani en çok geciken değil, en son konuşulan aranır.
Vadeden 3-5 gün önce gönderilen kısa bir mesaj, gecikmelerin önemli bir kısmını daha oluşmadan keser. Bu bir baskı değil, hizmet olarak algılanır.
Vade günü ödeme gelmediyse aynı gün içinde kısa bir teyit mesajı. Beklemek, gecikmenin normalleşmesine yol açar.
Yazışma yerine telefon. Amaç tahsilat değil, sebebi öğrenmek: unutulmuş mu, nakit sıkışıklığı mı, ürüne itiraz mı var?
Ekstreyi gönderin, bakiyeyi netleştirin. Ödeyemiyorsa taksitli bir plan yapın — yazılı ve tarihli olsun. Belirsiz söz yerine küçük ama kesin taksit her zaman daha iyidir.
Bu aşamada vadeli satışı durdurun. Yazılı ihtar hem uyarı hem de hukuki sürecin belgesidir.
Tutar ve tahsil kabiliyetine göre değerlendirilir. Bu adımda avukatınızla çalışın; icra takibi ve dava süreçleri için hukuki danışmanlık gerekir. Zamanlamanın vergisel bir sonucu da vardır: VUK md. 323 uyarınca dava veya icra safhasına intikal eden alacaklar için şüpheli alacak karşılığı ayrılabilir, ancak karşılığın alacağın şüpheli hale geldiği hesap döneminde ayrılması gerekir. Takibi yıl sonuna sarkıtmak bu hakkı kaybettirebilir; dava veya icra kararını mali müşavirinizle birlikte, dönem kapanmadan değerlendirin.
Risk limiti. Her müşteri için bir üst sınır tanımlayın; limit dolduğunda yeni vadeli satış yapılmasın. Bu tek uygulama, tahsilat sorunlarının önemli kısmını oluşmadan keser.
Vade disiplini. "Ay sonu öderim" gibi belirsiz ifadeler yerine belirli bir tarih kaydedin. Vade kayıtta yoksa gecikme de yoktur — çünkü ölçülemez.
Peşin teşviki. Peşin ödemeye küçük bir iskonto, vadeli satışa vade farkı uygulamak, müşteriyi doğru yöne iter. Önemli olan bunun keyfi değil, yazılı ve herkese aynı şekilde uygulanan bir kural olmasıdır.
Tahsilat takibi kişiselleştiğinde zorlaşır. Kural haline geldiğinde — herkese aynı vade, aynı hatırlatma, aynı limit — hem daha kolay uygulanır hem müşteri tarafında alınganlık yaratmaz.
Yaşlandırma raporunu elle çıkarmak, her fatura için vadeyi tek tek kontrol etmek demektir; pratikte yapılmaz. Cari kayıtta vade tutulduğunda liste kendiliğinden oluşur: kim, ne kadar, kaç gündür geciktirdi. SMS entegrasyonu varsa hatırlatma da aynı ekrandan gönderilir.
İLGERU HESAP tarafında bu cari takip ve tahsilat ekranlarında yürür; kağıt defterden geçiş yapıyorsanız veresiye defteri sayfasına bakın.
Açık alacakların vadesinden bu yana geçen süreye göre gruplandığı rapordur. Hangi müşterinin ne kadar süredir borçlu olduğunu gösterir ve takip sırasını belirler. Cari kayıtta vade tarihi tutuluyorsa program bu raporu kendiliğinden üretir.
Takibi kişisel değil kurumsal hale getirerek. Herkese aynı vadeyi, aynı hatırlatma sırasını ve aynı limiti uygulayan bir işletmede müşteri bunu size özel bir baskı olarak algılamaz. Ayrıca erken ve kısa hatırlatma, geç ve sert konuşmadan çok daha az ilişki zedeler.
Plan yazılı, tarihli ve tutarları belirli olsun. Gerçekçi olmayan büyük taksitler yerine küçük ama düzenli taksitler tercih edin. Plana uyulmadığı ilk seferde konuşun — ikinci gecikmeye kadar beklemek, planın kendisini geçersiz kılar.
Risk limiti dolduğunda veya alacak 60 günü geçtiğinde. Bu kararı duygusal değil kurallı vermek önemlidir; aksi halde en çok geciktiren müşteriye en çok mal verilmiş olur.
Mevcut ticari ilişkiniz kapsamında, borç bildirimi niteliğindeki bilgilendirme mesajları ile pazarlama amaçlı ticari elektronik ileti farklı değerlendirilir. Kendi durumunuz için mevzuat ve izin süreçleri açısından hukuk danışmanınıza veya mali müşavirinize danışmanız doğru olur.
Vade kayıtta tutulduğunda geciken alacaklar gün sayısına göre sıralanır. Ekstreyi gönderin, tahsilatı girin, bakiye kendiliğinden kapansın.