Dışarıya iş veren KOBİ'lerin en sık duyduğu şikayet: "Fasoncuya 500 kg sac gönderdim, geri 480 kg geldi, açıklayamadı" veya "Üç haftadır beklediğim parça bugün gelmeyince siparişi geciktirdik." Sözlü takiple çalışan firmalar bu sorunları sürekli yaşar. Yazılı, sistematik bir fason takip sistemi kurmak; gecikme, kayıp ve ödeme uyuşmazlıklarını ciddi şekilde azaltır. Bu yazıda KOBİ ölçeğinde nasıl kurulacağını adım adım anlatıyoruz.
Sistematik takip yoksa karşılaşılan tipik sorunlar:
Her fason atölye için ERP'de ayrı bir tedarikçi kartı açın: firma adı, vergi bilgileri, iletişim, banka, sözleşme dosyası, kapasite (haftalık iş alabilir miktarı), yaptığı iş tipleri. Bu kart tüm fason süreçlerinin başvuru noktasıdır.
Her fason tedarikçi ile çerçeve sözleşme imzalayın; içinde teslim süresi, kalite kriterleri, birim fiyat (saat/kg/adet bazlı), garanti süresi, gecikme bildirim yükümlülüğü ve uyuşmazlık çözüm yöntemi olsun. Sözleşme metni için hukuk danışmanından destek alın.
Her iş çıkışı için ayrı bir fason iş emri açın. İçinde: hangi tedarikçi, çıkan malzeme cinsi/miktarı/lot numarası, beklenen geri dönüş parça sayısı, tahmini dönüş tarihi, birim ücret. Bu emir hem malzeme çıkış irsaliyesi hem dönüş kabul fişinin temelidir.
Fasona giden malzeme depodan çıkmasın — sadece konumu değişsin. Stok modülünde "fasonda" özel raf/lokasyonu tanımlayın; malzeme oraya transfer olsun. Böylece sayım anında "fasonda 250 kg HRP sac var, X atölyede" görülür.
Parça döndüğünde kabul fişi düzenlenir: gerçek miktar, kalite kontrol notu (FAI gibi ilk parça kontrolü), fire bilgisi, atölyenin alacağı tutar. Sapma varsa (eksik miktar, kalite sorunu) hemen tedarikçiye yazılı bildirim çıksın.
Her açık fason iş emri için "tahmini dönüş tarihi" 3 gün yaklaştığında satınalma sorumlusuna otomatik bildirim çıksın. Geçildiğinde acil uyarı. Haftada bir "açık fason listesi" raporu çıkarılsın.
Kabul fişindeki gerçek miktar × sözleşmedeki birim fiyat = otomatik hak ediş. Ay sonu tek bir raporla her tedarikçinin alacağı görülür. Manuel toplama, Excel ve uyuşmazlık biter.
Sözleşme uzun olmak zorunda değil ama aşağıdaki maddeleri içermesi tipik olarak önerilir. Kesin metin için hukuk danışmanınızla çalışın:
| Madde | Neden Önemli |
|---|---|
| Teslim Süresi | İş başına gün veya saat olarak; gecikme bildirim yükümlülüğü 24-48 saat önceden. |
| Kalite Kriterleri | Hangi standart, hangi ölçüm, hangi numune yöntemiyle kontrol edilecek. |
| Birim Fiyat | Kg, adet, metre veya saat bazlı; KDV durumu; vade. Tekstil-konfeksiyon ile çanta ve ayakkabı dikim işleri gibi fason işlerde KDV kısmi tevkifatı uygulanır; hak ediş ve ödeme hesabını tevkifatlı fatura üzerinden kurun, oranı mali müşavirinizden teyit edin. |
| Garanti | Üretim hatası fark edildiğinde ne kadar süre içinde iade edilebilir, sorumluluk kimin. |
| Malzeme Sahipliği | Çıkan malzeme sizin malınızdır; fason atölye sadece işleme yapar. Kayıp/hasar sorumluluğu net olsun. |
| Gizlilik | Sizin tasarımınız, müşteri bilgileriniz, ürün özellikleriniz üçüncü tarafa açılmaz. |
| Veri & KVKK | Eğer kişisel veri (sevkiyat adresi vb.) paylaşılıyorsa Veri Sorumlusu-Veri İşleyen ilişkisi tanımlansın. |
| Uyuşmazlık Çözümü | Hangi mahkemenin yetkili olduğu yazılı olsun. Ayrıca bilin ki TTK m.5/A uyarınca ticari davalardan konusu bir miktar para olan alacak, tazminat, itirazın iptali, menfi tespit ve istirdat davalarında dava açmadan önce arabulucuya başvurmak dava şartıdır; sözleşmede yazsa da yazmasa da uygulanır. |
Her yeni sipariş veya yeni model için fason atölye ilk parçayı üretip kontrole gönderir. Sizin kalite ekibi ölçer, fotoğraflar, onaylarsa seri üretim başlar. Onay belgesi sistemde lot bazlı saklanır; sonradan müşteri "parça farklı" derse kanıt olur.
Seri üretim sırasında belirli aralıklarla numune alın (örn. her 100 adette bir parça). Sapma varsa partinin tamamı iade edilir veya 100% kontrol uygulanır. Sapma kayıtları tedarikçi performans skoruna işlenir.
Her dönüş partisi için ayrı bir lot numarası verilir; hangi sizin hammaddenizden, hangi tarihte, hangi atölyede üretildiği kayıtlıdır. Müşteriden "şu seri numaralı üründe sorun var" şikayeti geldiğinde 30 saniyede hangi atölyeden çıktığı bulunur.
Üç ayda bir her fason atölye için aşağıdaki başlıkları puanlayın (1-5 arası), karar verirken kullanın:
Bu skor zamanla en güvenilir tedarikçileri belirler; iş hacmini ona göre paylaştırırsınız.
İş hacmi küçük olsa bile yazılı sözleşme önerilir; teslim, kalite, fiyat, garanti, gecikme ve uyuşmazlık çözümü yazılı olduğunda iki taraf da güvende olur. Sözleşme metni için hukuk danışmanından destek alın.
Her fason çıkışı için "fason iş emri" açın; giden malzeme kalemleri, dönüş tarihi, hedef parça sayısı yazılır. Gidişte ve dönüşte ayrı ayrı sevk irsaliyesi düzenlenir; irsaliyeyi her iki bacakta da malı taşıyan ya da taşıttıran taraf düzenler. Çıkışta bu siz olursunuz; dönüşte malı fason atölye gönderiyorsa fason atölye, malı kendi aracınızla geri alıyorsanız yine siz düzenlersiniz. Fason atölye ayrıca yaptığı işçilik için fatura keser. "Fason fişi" diye bir vergi belgesi yoktur; ERP'deki kabul fişi bu belgelerin yerine geçmez, onlarla eşleşmek için tutulur. Aradaki süre stok "fasonda" raf grubunda görünür.
Her fason iş emrine tahmini dönüş tarihi tanımlayın; yaklaştığında otomatik hatırlatma. 3-5 günlük tampon koymak ve haftada bir "açık fason listesi" raporu çıkarmak pratik.
Sektör ve işin niteliğine göre değişir. Standart işlerde adet/kg birim fiyat, özel/değişken işlerde saat veya proje bazlı ödeme yaygındır. ERP'de tanımlı olunca girişte otomatik hak ediş hesaplanır.
Fason iş emri, çıkış irsaliyesi, dönüş kabul fişi, otomatik gecikme uyarısı ve hak ediş raporu tek modülde. Sözlü takipten dijital kayda geçin.