e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri elektronikleştirir; e-Defter ise yasal defterleri elektronikleştirir. İkisi farklı katmanlardır ve karıştırıldığında gereksiz endişe yaratır: e-Defter çoğu işletmede mali müşavirin yürüttüğü bir süreçtir.
e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu defterlerin elektronik ortamda tutulmasıdır. Uygulama kapsamında tipik olarak yevmiye defteri ve defter-i kebir yer alır.
Kâğıt defterde noter tasdiki vardı; e-Defter'de bunun yerini berat denilen elektronik onay dosyaları alır. Defterler dönemsel olarak oluşturulur, beratları alınır ve mevzuatın öngördüğü şekilde saklanır.
| Neyi elektronikleştirir | Kim yürütür | |
|---|---|---|
| e-Fatura | e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcılara kesilen satış belgesi | İşletme (ön muhasebe) |
| e-Arşiv | e-Fatura'ya kayıtlı olmayan alıcılara (mükellef olsalar dahi) ve nihai tüketiciye kesilen fatura | İşletme (ön muhasebe) |
| e-İrsaliye | Mal sevk belgesi | İşletme (sevkiyat) |
| e-Defter | Yasal defterler (yevmiye, kebir) | Genelde mali müşavir |
Bu tablo işletme sahibi için pratik bir ayrım sunar: ilk üçü sizin günlük operasyonunuzdur, dördüncüsü muhasebe tarafının işidir. Sizin sorumluluğunuz, müşavirinize eksiksiz ve düzenli kayıt gitmesini sağlamaktır.
Belirleyici olan e-Fatura uygulamasına dahil olmanız değil, e-Fatura'ya geçiş zorunluluğunuzun bulunup bulunmadığıdır: eşikleri veya diğer şartları karşılayarak e-Fatura'ya zorunlu olarak geçen mükellefler e-Defter kapsamına da girer, buna karşılık eşiğin altında kalıp isteğe bağlı e-Fatura kullanan bir mükellef sırf bu nedenle e-Defter zorunlusu olmaz. Bundan bağımsız olarak bağımsız denetime tabi şirketler doğrudan kapsamdadır. Kapsam ve eşikler güncellendiği için burada rakam vermek yanıltıcı olur — durumunuzu mali müşavirinizle netleştirin.
Bilanço esasına göre defter tutan ve e-Fatura kapsamındaki işletmelerin çoğu bu kapsama girer. İşletme hesabı esasına göre defter tutan küçük mükelleflerde ise durum farklı işler.
e-Defter, ön muhasebenizin çıktısı üzerine kurulur. Müşaviriniz defterleri sizin kayıtlarınızdan üretir; kayıtlar eksik veya dağınıksa defter de gecikir ve hata riski artar.
Satış ve alış faturaları, tahsilat ve ödemeler günü gününe sisteme girer. Ay sonunda toplanan fiş yığını yerine hazır kayıt olur.
Müşaviriniz kendi kullanıcısıyla girip dönem dökümünü alır; dosya gönderme ve eksik belge yazışması ortadan kalkar.
Cari bakiyeler ve dönem toplamları karşılaştırılır. Fark varsa hangi işlemden geldiği aynı sistemde bulunur.
Bu aşama müşavirin kendi yazılımında yürür. Sizin tarafınızdaki iş, veriyi doğru ve zamanında sağlamaktır.
Yaygın yanlış anlama: "e-Defter'e geçince ön muhasebeye gerek kalmaz." Tam tersi — e-Defter, ön muhasebenin düzenli tutulmasını daha da gerekli kılar. Defterin kaynağı sizin kaydınızdır.
e-Defter dosyaları ve beratları, mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanmak zorundadır. Saklama sorumluluğu mükellefe aittir; müşavirinizin arşivinde durması sizi sorumluluktan kurtarmaz.
Pratik öneri: dönem sonlarında defter ve berat dosyalarının bir kopyasını kendi kontrolünüzdeki bir ortamda da saklayın. Müşavir değişikliği durumunda bu dosyalara erişim sorun olabilir.
Hayır. e-Fatura satış belgesini, e-Defter ise yasal defterleri (yevmiye, defter-i kebir) elektronikleştirir. e-Fatura günlük operasyonunuzun parçasıdır; e-Defter genelde mali müşavirinizin yürüttüğü bir süreçtir.
Defterlerin oluşturulması ve beratlarının alınması genelde mali müşavirinizin kullandığı muhasebe yazılımında yapılır. İşletme olarak sizin ihtiyacınız ön muhasebe tarafındadır: belgelerin düzenli kaydedilmesi ve müşavire eksiksiz veri gitmesi.
Belirleyici olan e-Fatura uygulamasına dahil olmanız değil, e-Fatura'ya geçiş zorunluluğunuzun bulunmasıdır: zorunlu olarak geçen mükellefler e-Defter kapsamına da girer, isteğe bağlı kullananlar sırf bu nedenle girmez. Ayrıca bağımsız denetime tabi şirketler doğrudan kapsamdadır. Eşikler güncellendiği için kendi durumunuzu mali müşavirinizle teyit etmeniz gerekir.
Kâğıt defterdeki noter tasdikinin elektronik karşılığıdır. Oluşturulan defter dosyalarının bütünlüğünü ve dönemini onaylayan elektronik dosyalardır; mevzuatın öngördüğü sürelerde alınır ve saklanır.
Saklama sorumluluğu mükellefe aittir. Uygulamada dosyalar müşavirinizin sisteminde durur, ancak sorumluluk sizde olduğu için bir kopyasını kendi kontrolünüzdeki ortamda da bulundurmanız önerilir — özellikle müşavir değişikliğinde bu erişim sorun olabilir.
Doğrudan etkilenir. Defterler sizin kayıtlarınızdan üretilir; belgeler eksik veya geç girildiğinde defter de gecikir, hata ve düzeltme riski artar. Düzenli ön muhasebe, e-Defter sürecinin ön koşuludur.
Müşaviriniz kendi kullanıcısıyla aynı sisteme girsin; dosya gönderme ve eksik belge yazışması bitsin. Kullanıcı başına ücret yok.