Kalem kalem bütçe ve gerçekleşen tutarı girin; tutar sapması, yüzde sapma ve olumlu-olumsuz değerlendirmesi kendiliğinden çıksın. Gelirde eksi sapma olumsuz, giderde eksi sapma olumludur — bu analizin en sık yapılan hatası bütün satırlara aynı işareti vermektir; araç ayrımı doğru kurar.
| Kalem | Tür | Bütçe | Gerçekleşen | Sapma (₺) | Sapma (%) | Değerlendirme | İşlem |
|---|
| Sıra | Kalem | Sapma (₺) | Sapma (%) | Değerlendirme |
|---|
Sıralama tutar büyüklüğüne göredir, yüzdeye göre değil. Yüzde büyük olan satır her zaman en çok parayı götüren satır değildir; toplantıda önce tutarı büyük olan konuşulur.
| Kalem türü | Sapma hesabı | Sapma ARTI ise | Sapma EKSİ ise |
|---|---|---|---|
| Gelir | Gerçekleşen − Bütçe | Olumlu — hedefin üzerinde satış | Olumsuz — hedefin altında kalındı |
| Gider | Gerçekleşen − Bütçe | Olumsuz — bütçe aşıldı | Olumlu — bütçenin altında harcandı |
Sapma her iki satırda da aynı formülle hesaplanır; değişen yalnızca yorumdur. Bütün kalemlere aynı yorumu uygulamak, gider tasarrufunu kayıp gibi gösterir — bu analizde en sık yapılan hata budur.
Girdikleriniz kaydedilmez. Satırlar yalnızca açık olan sayfanın belleğinde durur; sunucuya gönderilmez, tarayıcıya da yazılmaz. Sayfayı yenilerseniz kaybolur — çalışmanızı saklamak için CSV olarak indirin, aynı dosyayı yukarıdaki yapıştırma alanından geri yükleyebilirsiniz.
Sapma her satırda aynı şekilde hesaplanır:
Sapma = Gerçekleşen − Bütçe
Yüzde sapma = Sapma ÷ |Bütçe| × 100
Değişen şey, çıkan işaretin ne anlama geldiğidir. Gelir kaleminde artı sapma hedefin üzerine çıkmaktır ve olumludur. Gider kaleminde artı sapma bütçe aşımıdır ve olumsuzdur.
Excel'de kurulan bütçe tablolarında en sık görülen hata, bütün satırlara tek bir koşullu biçimlendirme uygulamaktır: eksi kırmızı, artı yeşil. Bu kurulumda pazarlama bütçesini yüzde otuz altında tutan ekip, tabloda kırmızı görünür.
Bütçelenmemiş bir kalem gerçekleştiğinde tutar sapması vardır ama yüzde sapma hesaplanamaz: sıfıra bölme tanımsızdır. Araç bu satırlarda sıfır yerine "hesaplanamaz" yazar, çünkü sıfır göstermek sapma yokmuş izlenimi verir.
Bu satırlar aslında en çok dikkat isteyen satırlardır: bütçede hiç yer almayan bir harcamanın ortaya çıkması, çoğu zaman yüzde sapmalardan daha önemli bir bulgudur. Yıl içinde tekrarlıyorsa bütçe kaleminin eksik kurulduğu anlamına gelir.
Yüzde sapma dikkat çekicidir ama yanıltıcı olabilir. 2.000 lira bütçelenen kırtasiye giderinin 2.800 liraya çıkması %40 sapmadır; 400.000 lira bütçelenen hammaddenin 424.000 liraya çıkması ise yalnızca %6. İkincisi işletmeye otuz kat daha pahalıya mal olmuştur.
Bu yüzden araç en büyük üç sapmayı tutar büyüklüğüne göre sıralar. Yüzde, sapmanın ne kadar beklenmedik olduğunu; tutar ise ne kadar önemli olduğunu söyler. İkisini birlikte okumak gerekir.
Gelir düştüğünde değişken giderler de düşer; bütün gider satırları olumlu görünürken dönem yine de bütçelenenden kötü kapanabilir. Asıl soru şudur: gider tasarrufu, gelir kaybını karşıladı mı?
Bunu net sonuç satırı cevaplar. Net sonuç = Toplam gelir − Toplam gider ve net sonuç sapması artı ise dönem bütçelenenden iyi kapanmıştır. Kalemlerin nereden geldiğini gelir tablosu yazımızda, nakde ne zaman dönüştüğünü nakit akışı planı yazımızda anlattık.
Çünkü sapmanın matematiksel işareti ile işletme açısından anlamı aynı şey değildir. Sapma her iki kalemde de gerçekleşen eksi bütçe olarak hesaplanır. Gelir kaleminde eksi sapma hedefin altında kalmak demektir, yani olumsuzdur; artı sapma olumludur. Gider kaleminde ise tam tersi geçerlidir: eksi sapma bütçelenenden az harcamak, yani olumludur; artı sapma bütçe aşımıdır. Bütün satırlara aynı işaret kuralını uygulamak bu analizde en sık yapılan hatadır ve gider tasarrufunu kayıp gibi gösterir.
Sapma tutarı bütçe tutarının mutlak değerine bölünüp yüzle çarpılır. Mutlak değer kullanılmasının sebebi, bütçe tutarının eksi girildiği durumlarda yüzdenin yön değiştirmemesidir. Bütçe sıfırsa yüzde hesaplanamaz: sıfıra bölme tanımsızdır ve bütçelenmemiş bir kalemin yüzde sapması da anlamsızdır. Araç bu satırlarda sıfır göstermek yerine açıkça hesaplanamaz yazar, çünkü sıfır göstermek sapma yokmuş izlenimi verir.
Hayır, ikisi ayrı sorulardır. Yüzde 40 sapan bir kırtasiye kalemi ile yüzde 4 sapan hammadde kaleminin işletmeye etkisi çok farklı olabilir. Bu yüzden araç en büyük üç sapmayı tutar büyüklüğüne göre sıralar, yüzdesini de yanına yazar. Önce parayı bulun, sonra oranı okuyun: yönetim toplantısında konuşulması gereken satır genellikle tutarı büyük olandır.
Tek satıra bakarak karar veremezsiniz, net sonuca bakmak gerekir. Gelir düştüğünde değişken giderlerin de düşmesi olağandır; asıl soru gider düşüşünün gelir düşüşünü karşılayıp karşılamadığıdır. Araç bu yüzden gelir sapması ile gider sapmasını ayrı gösterir ve net sonuç sapmasını ayrıca hesaplar. Net sonuç sapması artı ise dönem bütçelenenden iyi kapanmış demektir.
Hayır. Satırlar yalnızca açık olan sayfanın belleğinde durur; sunucuya gönderilmez, tarayıcıya da kaydedilmez. Sayfayı yenilediğinizde veya kapattığınızda girdikleriniz kaybolur. Çalışmanızı saklamak için CSV indirme düğmesini kullanın; aynı dosyayı sayfadaki yapıştırma alanından geri yükleyebilirsiniz.
Bütçe ayrı bir dosyada, gerçekleşen başka bir programda durduğu sürece sapma ancak ay kapandıktan sonra fark edilir. Fatura, gider ve tahsilat kayıtları aynı sistemdeyse bütçe karşılaştırması her gün günceldir.