Teklifi, onaylanan siparişi, kısmi sevkiyatı ve faturayı aynı satırda izleyin. Teklif numarası köktür: teklif kabul edilince yeni satır açılmaz, aynı satırın durumu değişir. Tutar, kalan miktar ve gecikme günü formülle gelir; termini geçen kalem kırmızı, termine 3 gün kalan sarı görünür. Özet sayfası açık teklifi, sevk bekleyen ve faturası kesilmemiş tutarı, zamanında teslim oranını verir. Excel (.xlsx) dosyası üç sayfayla gelir, yanında sipariş listesinin CSV kopyası vardır. E-posta adresinizi yazın, iki dosya birkaç dakika içinde ek olarak gelsin; üyelik yok.
Her teklif kalemi bir satırdır: teklif no, tarih, müşteri, ürün, miktar, birim fiyat ve iskonto. Durum listeden seçilir: Teklif, Onaylandı, Hazırlanıyor, Sevk Edildi, Faturalandı, İptal. Teklif kabul edilince aynı satırın durumu Onaylandı olur; tutar (KDV hariç) formülle gelir, iptal edilen satır griye döner.
Termin müşteriye söz verilen tarihtir, sevk tarihi fiilî tarih; ikisi ayrı sütundadır. Kısmi sevkte Sevk Edilen artar, Kalan kendiliğinden azalır. Gecikme günü açık kalemde bugüne, tamamı sevk edilen kalemde son sevk tarihine göre hesaplanır.
Durumlara göre kalem sayısı; açık teklif, sevk bekleyen ve sevk edilmiş ama faturası kesilmemiş tutar; termini geçmiş açık kalemler, zamanında teslim oranı ve geç teslimlerde ortalama gecikme. Müşteri tablosu müşteri başına açık teklifi ve geciken kalemi verir. Dosya 5 müşteri ve 9 örnek kalemle gelir; Nasıl Kullanılır sayfası her sütunu anlatır.
Dosya adları siparis-takip.xlsx ve siparis-takip.csv; xlsx 60 KB'ın altındadır. Formüller yalnızca .xlsx dosyasındadır; CSV dosyası sipariş listesini başka bir programa aktarmaya yarar ve noktalı virgülle ayrılmıştır.
Verileriniz sizde kalır: şablon e-postanıza gelir, üyelik gerekmez. Müşteri, fiyat ve sipariş kayıtlarınız bize gelmez, sunucumuza yazılmaz; yalnızca sizin bilgisayarınızda durur. Dosyanın yedeği de sizin sorumluluğunuzdadır: tek kopya üzerinden ilerleyin, düzenli yedekleyin.
Bir kalem teklif olarak doğar ve faturayla kapanır. Her aşamada yeni satır açılmaz; aynı satırın Durum hücresi değişir.
| Durum | Ne zaman seçilir | Özet'te nereye girer |
|---|---|---|
| Teklif | Teklif gönderildi, müşterinin cevabı bekleniyor | Açık teklif tutarı; kalan ve gecikme hesaplanmaz |
| Onaylandı | Müşteri kabul etti, iş henüz başlamadı | Sevk bekleyen tutar; gecikme termine göre sayılır |
| Hazırlanıyor | Üretimde ya da depoda toplanıyor; kısmi sevk yapılmış olabilir | Sevk bekleyen tutar |
| Sevk Edildi | Kalemin tamamı sevk edildi, fatura kesilmedi | Sevk edilmiş, faturası kesilmemiş tutar |
| Faturalandı | Kalemin faturası kesildi, fatura numarası yazıldı | Faturalanan tutar |
| İptal | Teklif reddedildi ya da müşteri siparişten vazgeçti | Hiçbir toplama ve teslim hesabına girmez; satır gri |
Durum yalnızca listeden seçilir; "sevk" ile "sevkedildi" gibi iki yazım ayrı sayılmasın diye elle yazılamaz. "Sevk edilmiş, faturası kesilmemiş" satırı en çok gözden kaçan tutardır: mal müşteriye gitmiştir ama alacak henüz doğmamıştır. Faturalandı seçilmiş ama kalan miktarı sıfırlanmamış kalemin Durum hücresi sarıya boyanır.
Şablonun düzeni Ücretsiz Sipariş Takip Programı yazısındaki yedi adımla aynıdır: teklif numarası kök, tek satır tek kalem, durum listeden, termin ile sevk tarihi ayrı sütunda, kısmi sevk için sevk edilen ve kalan.
Termin tutturuldu mu sorusunun cevabı iki göstergedir: kalemlerin yüzde kaçı zamanında sevk edildi ve geç kalanlar ortalama kaç gün geç kaldı. İlki güvenilirliği, ikincisi gecikmenin şiddetini gösterir.
| Teklif No | Kalem | Termin | Sevk tarihi | Gecikme (gün) |
|---|---|---|---|---|
| T-2026-031 | Çelik masa ayağı 72 cm | 15.09.2026 | 14.09.2026 | 0 |
| T-2026-031 | Masa bağlantı braketi | 15.09.2026 | 17.09.2026 | 2 |
| T-2026-034 | Paslanmaz tezgâh 120x70 | 26.09.2026 | 30.09.2026 | 4 |
| T-2026-036 | Raf kolu 40 cm | 03.10.2026 | 03.10.2026 | 0 |
| Hesap | Formül | Örnek dosyada |
|---|---|---|
| Tutar (KDV hariç) | Miktar × birim fiyat × (1 − iskonto) | 400 × 185 × 0,95 = 70.300,00 TL |
| Kalan | Miktar − sevk edilen | 1.200 − 800 = 400 adet |
| Gecikme (gün) | Tamamı sevk edildiyse sevk tarihi − termin; açıksa bugün − termin; en az 0 | 30.09 − 26.09 = 4 gün |
| Zamanında teslim oranı | Termininde ya da önce sevk edilen kalem ÷ tamamı sevk edilen kalem | 2 ÷ 4 = %50,0 |
| Geç teslimlerde ortalama gecikme | Geç kalemlerin gecikme toplamı ÷ geç kalem sayısı | (2 + 4) ÷ 2 = 3,0 gün |
Karşılaştırma ilk söz verilen termine göre yapılır. Termin sonradan değişirse Termin hücresinin üzerine yazılmaz, yeni tarih ve nedeni Not sütununa yazılır; aksi hâlde oran her zaman iyi çıkar. Göstergelerin tanımı Termin Süresi Nedir? yazısındakiyle aynıdır. Termin tarihini hafta sonu ve resmî tatilleri düşerek bulmak için İş Günü Hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
| Tutar (KDV hariç) | Hangi kalemler | TL |
|---|---|---|
| Açık teklif | Doğan Elektrik'e verilen iki kalemlik teklif | 20.400,00 |
| Sevk bekleyen sipariş | Onaylanan ve hazırlanan iki kalem | 375.220,00 |
| Sevk edilmiş, faturası kesilmemiş | Paslanmaz tezgâh ve raf kolu | 252.736,00 |
| Faturalanan | Kaya Mobilya'nın Eylül siparişi | 89.300,00 |
İptal edilen 300 adetlik masa ayağı siparişi hiçbir satıra girmez. Örnek tarihler Eylül-Ekim 2026'dır; dosyayı daha sonra açarsanız açık örnek kalemlerin gecikmesi büyük görünür, bu beklenen bir durumdur. Kendi kalemlerinizi yazmadan önce örnek satırları silin.
Termin, işin gerçek süresine göre değil müşterinin istediği tarihe göre veriliyordur. Not sütunundaki gecikme nedenlerine bakın: aynı malzeme ya da aynı tedarikçi tekrar ediyorsa bir sonraki terminde o payı ekleyin.
Az sayıda kalem çok geç kalıyordur. Bu kalemlerin ortak noktası çoğu zaman eksik malzemedir: termin verilirken stok kontrol edilmemiştir. Özet'teki müşteri tablosu geciken kalemlerin hangi müşteride biriktiğini gösterir.
Fatura kesilirken kalem, fiyat ve iskonto faturaya yeniden girilir. Tablodaki fiyat ile faturadaki fiyat ayrıştığında hangisinin doğru olduğu ancak eski e-postalardan bulunur.
Termin sözü verilirken elde ne kaldığı bu dosyada görünmez. Sevk edilen miktar stoktan ayrıca düşülür; unutulursa bir sonraki teklif olmayan malın üzerine verilir.
Teklifi veren, siparişi giren ve sevk eden farklı kişilerse kimin neyi değiştirdiği görünmez. Fiyatı ve iskontoyu dosyayı açan herkes görür.
Bayi ya da müşteri siparişini WhatsApp'tan yazar, biri tabloya aktarır. Aktarılmayan mesaj sipariş olarak hiç görünmez; miktar yanlış aktarılırsa yanlış mal sevk edilir.
Bu noktada teklifin, siparişin, stoğun ve carinin aynı kayıtta tutulması gerekir. İLGERU HESAP'ta satışlar, alışlar ve teklifler bağlı çalışır: teklif satışa dönünce stok ve cari kendiliğinden işlenir, ikinci kez veri girmezsiniz. Pakete dahil B2B modülüyle bayi ve müşterileriniz siparişini kendi ekranından verir. Teklifi veren, siparişi giren ve sevk eden aynı kişiyse bu şablon yeterlidir; para harcamanız gerekmez.
Hayır. Aynı satırın Durum'unu listeden Onaylandı yapın. Teklif numarası kayıt zincirinin köküdür; sipariş ikinci bir numara almaz. Yeni satır açılırsa fiyat ve iskonto ikinci kez yazılır, hangi fiyattan anlaşıldığı da iki satır arasında kaybolur. Bir teklifte üç kalem varsa üç satır olur ve üçü aynı teklif numarasını taşır.
Sevk Edilen sütununa o güne kadar sevk edilen toplam miktarı, Sevk Tarihi sütununa son sevkin tarihini yazın; her yeni sevkte bu iki hücreyi güncellersiniz. Kalan kendiliğinden azalır. Kalan 0 olunca gecikme son sevk tarihine göre sabitlenir ve Durum'u Sevk Edildi yaparsınız. Örnek dosyada raf dikmesinin 1.200 adetlik siparişinden 800 adedi sevk edilmiş, 400 adet kalmıştır.
Termin sütununun üzerine yazmayın; yeni tarihi ve nedenini Not sütununa yazın. Zamanında teslim oranı ilk söz verilen tarihe göre ölçülür. Termin her gecikmede yenisiyle değiştirilirse oran her zaman iyi çıkar ve gösterge anlamını kaybeder.
.xlsx dosyasını LibreOffice Calc ve Google E-Tablolar da açar. Şablonda yalnız bu programların da tanıdığı işlevler var (ÇOKETOPLA, ÇOKEĞERSAY, ÇOKEĞERORTALAMA, BUGÜN gibi). CSV kopyası yalnız sipariş listesini taşır, formül içermez; ayraç olarak noktalı virgül kullanır, çünkü Türkçe Excel'in varsayılan liste ayracı budur.
Hayır, üyelik yok. E-posta adresinizi yazmanız yeterli: Excel (.xlsx) dosyası ve CSV kopyası birkaç dakika içinde e-postanıza ek olarak gelir. E-bülten kutusu isteğe bağlıdır; işaretlemeden de şablonu alırsınız.
Teklif, sipariş, stok ve cari ayrı yerlerde tutulduğunda aynı bilgi üç kez yazılır. İLGERU HESAP'ı kendi müşteri listenizle 10 gün ücretsiz deneyin.