Bu aramayı yapanların çoğu bir isim listesi bekler. Liste vermek kolay ama işe yaramaz: her ürünün kapsamı ve fiyatı sık değişir, yazıldığı an eskir. Üstelik hangi kategoride olduğunuzu bilmeden yapılan karşılaştırma, kamyonla otomobili kilometre başına maliyetle kıyaslamaya benzer.
Bu yazı isim saymak yerine karşılaştırmanın yöntemini veriyor: önce kategorinizi bulun, sonra sekiz kriterle kendi adaylarınızı değerlendirin.
| Kategori | Ne yapar | Kim kullanır |
|---|---|---|
| Muhasebe programı | Yasal defter, beyanname, resmî kayıt | Mali müşavir |
| Ön muhasebe / ticari yazılım | Fatura, cari, stok, kasa — günlük operasyon | İşletme |
| ERP | Ön muhasebe + üretim, planlama, maliyet | İşletme (tüm bölümler) |
Karşılaştırma yaparken en sık yapılan hata bu üçünü aynı listede yan yana koymaktır. Mali müşavirinizin kullandığı muhasebe yazılımıyla sizin kullanacağınız ön muhasebe programı rakip değildir — ikisi bir arada bulunur. Ayrımın ayrıntısı için muhasebe programı mı ERP mi yazımıza bakabilirsiniz.
Kategorinizi belirledikten sonra adayları şu sekiz başlıkta karşılaştırın. Her biri için ürünün kendi güncel kaynağından teyit alın — burada verilecek bilgiler kısa sürede eskir.
| # | Kriter | Sorulacak soru |
|---|---|---|
| 1 | Kullanıcı ücretlendirmesi | Kişi başına mı, paket başına mı? Ekibiniz büyüdüğünde tutar ne olur? |
| 2 | e-Fatura / e-Arşiv | Dahil mi? Entegratör kontör bedeli ayrı mı ve ne kadar? |
| 3 | Stok bağlantısı | Fatura kesilince stok otomatik düşüyor mu, yoksa elle mi güncelleniyor? |
| 4 | Veri dışa aktarım | Kayıtlarımı Excel/CSV alabiliyor muyum? Ayrılırsam veriler teslim ediliyor mu? |
| 5 | Mali müşavir erişimi | Müşavirim kendi kullanıcısıyla girebiliyor mu? Ek ücretli mi? |
| 6 | Destek modeli | Kime, hangi kanaldan, hangi sürede ulaşıyorum? Bayi mi doğrudan mı? |
| 7 | Veri konumu ve yedek | Veriler nerede tutuluyor? Yedek sıklığı ne? KVKK tarafı nasıl? |
| 8 | Taahhüt ve çıkış | Süre taahhüdü var mı? Çıkış cezası? Fiyat artışı nasıl bildiriliyor? |
Bu sekizden dördüncüsü en çok atlanan ve en pahalıya mal olandır. Verisini dışa vermeyen bir programda kalırsınız; program değiştirmek istediğinizde her şeyi elle yeniden girmek zorunda kalırsınız.
Aylık liste fiyatını karşılaştırmak yanıltıcıdır. Gerçek maliyet dört kalemden oluşur:
Aylık veya yıllık abonelik. Kullanıcı başına ücretlendirme varsa ekip sayınızla çarpın — asıl fark burada çıkar.
Entegratörün kendi tarifesi. Aylık fatura adedinize göre değişir ve yazılım bedelinden büyük olabilir. Bu kalemi mutlaka ayrı sorun.
Mevcut kayıtlarınızın taşınması ücretli mi? Bazı üründe dahil, bazısında ayrı fiyatlandırılır.
Doğrudan faturalanmasa da gerçek bir maliyettir: ilk aylarda ekip iki sistemle çalışır. Bu dönemi kısaltan şey yazılımın kendisi değil, tedarikçinin sahada geçirdiği süredir.
Sözleşme öncesi tek bir soru çoğu sürprizi ortadan kaldırır: "Bu dört kalemin toplamı, ilk 12 ay için yazılı olarak ne kadar?" Yazılı cevap vermeyen tedarikçiyle ilerlemeyin.
Ürün tanıtımları hep hazır verilerle yapılır ve her şey akıcı görünür. Gerçek testi kendi verinizle yapmaktır. Demo hesabında şu üç işlemi deneyin:
| Test | Ne göreceksiniz |
|---|---|
| Kendi ürün listenizi aktarın | Aktarım gerçekten çalışıyor mu, varyantlı ürünler doğru geliyor mu |
| Bir fatura kesin | Stok düşüyor mu, cari borç oluşuyor mu — üçü aynı işlemde mi hareket ediyor |
| Kendi zorunuzu deneyin | En sık yaptığınız ve en çok zorlandığınız işlem hangisiyse onu deneyin |
Üçüncüsü en önemlisidir. Her işletmenin bir "zor işlemi" vardır: kısmi sevkiyat, iade, konsinye, çoklu para birimi, parti takibi. Demo bu işlemi kolayca yapabiliyorsa ürün size uygundur; yapamıyorsa geri kalan özellikler önemsizdir.
Karşılaştırmaya başlamadan önce sorulacak bir soru daha var: gerçekten ücretli bir programa ihtiyacınız var mı? Belirli bir ölçeğe kadar ücretsiz seçenekler yeterli olur. Bu eşiği ücretsiz ön muhasebe programı yazısında ayrıntılı ele aldık.
Açık olalım: İLGERU HESAP bu kategorilerden ikincisinde — ön muhasebe / ticari yazılım. Üretim yapan işletmeler için İLGERU ERP ayrı bir üründür. Mali müşavirinizin muhasebe yazılımının yerine geçmeyiz.
Yukarıdaki sekiz kriterdeki kendi cevaplarımız: kullanıcı başına ücret yok, e-Fatura dahil (entegratör bedeli ayrı ve baştan yazılı), fatura kesilince stok ve cari aynı işlemde hareket eder, veriler Excel/CSV olarak dışa aktarılabilir, mali müşavir erişimi ücretsiz, destek doğrudan (7/24 çağrı merkezi yok), veriler Türkiye'de ve günlük yedekli, taahhüt ve çıkış cezası yok.
Bu cevapları rakiplerinkiyle karşılaştırmayı size bırakıyoruz — çünkü onların güncel bilgisini ancak kendi kaynaklarından doğru şekilde alabilirsiniz.
Değil. Muhasebe programı yasal defter ve beyanname içindir ve genelde mali müşavirinizde bulunur. Ön muhasebe ise sizin günlük operasyonunuzu yönetir: fatura, cari, stok, kasa. İkisi rakip değildir, bir arada bulunur.
En çok atlanan ve en pahalıya mal olan kriter veri dışa aktarımıdır. Kayıtlarınızı Excel/CSV olarak alamıyorsanız o programda kilitlenirsiniz; değiştirmek istediğinizde her şeyi elle yeniden girmek zorunda kalırsınız. Kayıt olmadan önce bu soruyu sorun.
Çünkü her ürünün kapsamı ve fiyatı sık değişir; buraya yazdığımız an eskir ve sizi yanıltır. Daha yararlı olan, hangi kategoride olduğunuzu belirlemeniz ve o kategorideki adayları sekiz kriterle kendi güncel kaynaklarından değerlendirmenizdir.
Dört kalemi toplayın: yazılım bedeli (kullanıcı başına ücret varsa kişi sayınızla çarpın), e-Fatura kontör bedeli, kurulum/veri aktarımı ve eğitim dönemi. Sözleşme öncesi "bu dördünün toplamı ilk 12 ay için yazılı olarak ne kadar" diye sormak çoğu sürprizi ortadan kaldırır.
Kendi verinizle üç şey: ürün listenizin aktarımı, bir fatura kesip stok ve cari hareketinin aynı işlemde oluşup oluşmadığı, ve en çok zorlandığınız işlem. Sonuncusu en belirleyicidir — kısmi sevkiyat, iade, konsinye gibi kendi zor işleminizi yapamayan bir üründe diğer özellikler önemsizdir.
Belirli bir ölçeğe kadar olur. Tek kişinin kayıt girdiği, ayda 20-30 fatura kesen ve veresiye takibi olmayan bir işletmede ücretsiz seçenekler yeterlidir. İki kişi aynı kayda girmeye başladığında, vade takibi gerektiğinde ve ay sonu kapanışı günler almaya başladığında geçiş zamanı gelmiş demektir.
Ürün listenizi aktaralım, bir fatura keselim, en çok zorlandığınız işlemi birlikte deneyelim. Ücretsiz deneme, taahhüt yok.