ERP demoları çoğu zaman parlak grafikler, animasyonlu paneller ve "her şey yapılabilir" söylemiyle geçer. Patron koltuğuna oturduğunuzda asıl iş demoyu satış sunumu olmaktan çıkarıp kendi fabrikanızın gerçek senaryolarını yazılıma yaptırmaktır. Bu kontrol listesi, demo sırasında 12 farklı açıdan yazılımı test etmenizi sağlar; karar öncesi tedarikçileri aynı kıstaslarla karşılaştırabilirsiniz.
Ön muhasebe tarafında karşılaştırma yapıyorsanız sekiz kriterlik karşılaştırma yöntemine bakın.
Demo aşamasını geçtikten sonra sık yapılan hatalar için ERP geçişinde yapılan 7 hata yazımıza bakın.
"Bir müşteriden 100 adet ürün siparişi geldi; hammaddenin 60'ı stokta, 40'ı eksik. Bir vardiyada üretip sevk edeceğiz. Bunu sistemde nasıl yaparız?" gibi 4-5 senaryo yazın. Tedarikçi sunumunu değil, sizin gerçeğinizi izleyin.
Demoda sor: "Bu senaryoyu sıfırdan canlı yaparak gösterir misiniz?"Sadece patron + IT yetersiz. Üretim sorumlusu, muhasebe/finans temsilcisi, eğer varsa kalite ve depo sorumlusu mutlaka olmalı. Her birinin günlük kullanımına dokunmayan demo yarım kalır.
Demoda sor: "Üretim sorumlusunun günlük 5 işi nasıl yapacağını canlı gösterin."Atölyedeki tezgahtarın tablette/bilgisayarda göreceği ekran sade ve net olmalı. Eğer demo sırasında sadece patron dashboard'u gösteriliyorsa, operatör ekranını ısrarla isteyin. Operatör basit kullanamazsa proje çöker.
Demoda sor: "Operatörün vardiya başında ilk gördüğü ekran nedir, bir iş emrini nasıl açıp kapatır?"Yazılım masaüstünde harika görünüp tablette kötü olabilir. Tedarikçiden kendi tabletinde uygulamayı açıp 3 işlem yapmasını isteyin: iş emri başlat, fotoğraf yükle, kalite kontrol formu doldur.
Demoda sor: "Bu tablette şu üç işlemi sizin yapmanızı isteyebilir miyim?"Hazır gösterilen rapor güzel olabilir; ama tarih aralığını değiştirip "geçen aya getir, sadece şu müşteriyi filtrele" dediğinizde sistem hızla yenilemeli. Tedarikçi "bu özel rapor, sizin için yaparız" diyorsa standart raporlama yetersiz demektir.
Demoda sor: "Bu raporun tarih aralığını ve müşteri filtresini canlı değiştirir misiniz?"Yazılım çok özelleştirilirse her sürüm güncellemesi sancılı olur. Tedarikçi standart pakette ne var, sizin için neyi geliştirecek ve bunun gelecek güncellemelerde nasıl korunacağını netleştirsin.
Demoda sor: "Benim için yapılacak özelleştirmeler sürüm güncellemelerinde nasıl korunuyor?""Entegre olur" cümlesi yetmez. Hangi alanlar otomatik aktarılıyor, hangi sıklıkta, hatalı durumda ne oluyor — canlı veya ekran kaydıyla gösterilsin.
Demoda sor: "Mevcut muhasebe yazılımınla entegrasyonun canlı bir örneğini gösterin.""Excel'lerinizi alırız" demek kolay; ama hangi alanlar otomatik eşlenir, hangileri manuel temizlik ister, kim sorumlu, kaç gün sürer net olmalı.
Demoda sor: "Eski sistemimizden veri taşıma için somut bir proje planı verir misiniz?"Geleceğin yazılım ihtiyaçları bugünden bilinemez. API açıksa yarın e-ticaret entegrasyonu, IoT, AI raporlama eklemek mümkündür. API yoksa ileride kilitlenirsiniz.
Demoda sor: "REST API dokümantasyonunu görebilir miyim, hangi işlemler dışa açık?"Bulut çözümlerde veri merkezi nerede, hangi şifreleme kullanılıyor, KVKK Veri Sorumlusu/Veri İşleyen sözleşmesi nasıl. Çıkış senaryosunda verilerin formatı ve dışa aktarımı netleştirilmeli.
Demoda sor: "Veri Sorumlusu / Veri İşleyen sözleşmesi taslağınızı görebilir miyim?"İlk 3 ay destek tipik olarak yoğun olur. Hangi saatlerde, hangi kanaldan, hangi süre içinde destek alacağınız net olmalı. Acil durumlar için telefon mu, ticket mı, hangi SLA?
Demoda sor: "İlk 6 ay için destek modelinizi adım adım anlatır mısınız?"Hiç kimse "ayrılma"yı düşünmek istemese de sözleşme öncesi çıkış prosedürü, verilerin dışa aktarım formatı ve süresi yazılı olmalı. Bu netlik aslında tedarikçinin kendine güvenini gösterir.
Demoda sor: "Sözleşmem sona erdiğinde verilerimi hangi formatta, ne sürede alırım?"Her demo sonrası 2-3 günlük "sakin kafa" molası verin, sonra ekibinizle birlikte aşağıdaki başlıkları 1-5 arası puanlayın:
Tek bir demo 60-90 dakika idealdir. Daha uzun olursa odak dağılır, daha kısa olursa yüzeysel kalır. Karar öncesi en az 2 farklı tedarikçiyle demo yapın ve aynı senaryoları sorun.
Patron + üretim sorumlusu + muhasebe/finans bir kişisi + IT veya en yakın teknik kişi yeterlidir. Operasyonu en iyi bilen 2-3 kişi olmazsa demo iş tarafına dokunmaz.
Talep ederseniz çoğu tedarikçi sınırlı sayıda kendi ürün/müşteri/sipariş kaydınızla demo yapmaya açıktır. Mock veri yerine sizin verinizle demo çok daha gerçekçi olur.
Aynı gün imza için sıkıştırma profesyonel bir yaklaşım değildir. Sözleşme öncesi yazılı teklif, 3-5 yıllık maliyet özeti, çıkış prosedürü net olmalı. Hukuk danışmanınızla gözden geçirin.
Kendi senaryolarınızı bize iletin, demoyu sizin gerçeğinizle hazırlayalım. Patron, üretim ve muhasebe ekibiniz aynı anda izlesin.