Konsinye stok, bir tarafın deposunda bulunan ama mülkiyeti hâlâ diğer tarafa ait olan maldır. Mal fiziksel olarak yer değiştirmiştir, satış ise henüz gerçekleşmemiştir. Satış, mal fiilen kullanıldığında veya satıldığında oluşur — o ana kadar mülkiyet gönderende kalır.
Bu ayrım stok takibinin en çok karıştığı yerlerden biridir, çünkü fiziksel varlık ile muhasebe kaydı ayrışır. Depoda duran malın bir kısmı sizin değildir; ya da sizin olan malın bir kısmı başka bir depodadır. İkisi de kaydedilmediğinde stok değeri ve sayım tutmaz.
Yaygın kullanım alanları: bayilere gönderilen ürünler, hastanelere bırakılan medikal malzeme, üretim hattına yerleştirilen tedarikçi malzemesi ve mağazalara verilen sezonluk ürünler.
| Konsinye gönderi (siz gönderirsiniz) | Konsinye alım (size gelir) | |
|---|---|---|
| Mal nerede | Müşterinin deposunda | Sizin deponuzda |
| Mülkiyet kimde | Sizde | Tedarikçide |
| Stokta gösterilir mi | Evet — sizin stoğunuzdur | Hayır — sizin değildir |
| Satış ne zaman | Müşteri sattığında/kullandığında | Siz kullandığınızda |
| Fatura ne zaman | Kullanım bildirildiğinde | Kullanım bildirdiğinizde |
Üçüncü satır kritiktir ve en sık atlanır: konsinye gönderdiğiniz mal hâlâ sizin stoğunuzdur ve dönem sonu envanterinde yer almalıdır. Depoda olmadığı için sayımda unutulursa stok değeri eksik çıkar. Tersi durumda — konsinye aldığınız mal — depoda durduğu hâlde sizin stoğunuz değildir ve sayıma dahil edilmemelidir.
Konsinye düzeni her iki tarafa da farklı avantajlar sağlar ve genellikle güç dengesine göre kurulur:
Karşılığında satıcı, malının bir kısmını başkasının deposunda ve kendi kontrolü dışında tutmayı kabul eder. Bu yüzden konsinye ilişkisi güven ve düzenli mutabakat gerektirir.
Konsinye mal, normal stoktan ayrı bir depo veya lokasyon olarak tanımlanmalıdır. Aynı havuzda tutulursa satılabilir stok olduğundan fazla görünür ve olmayan mal satılır.
Konsinye gönderi bir satış değil, bir yer değiştirmedir. Sevk irsaliyesi düzenlenir ama satış faturası kullanım bildirildiğinde kesilir. İkisinin karıştırılması hem gelir tablosunu hem KDV beyanını etkiler.
Karşı tarafın elindeki miktar periyodik olarak teyit edilir. Aylık mutabakat, yıl sonunda büyük farklarla karşılaşmayı önler.
Karşı taraf ne zaman ve nasıl bildirecek? Bildirim gecikirse faturalama gecikir ve gelir yanlış döneme kayar.
Dönem sonunda kendi deponuzdaki konsinye alım malı sayımdan çıkarılır; dışarıdaki konsinye gönderi malı ise eklenir.
Konsinye işlemlerde en sık yaşanan sorun, malın sevk edildiği anda fatura kesilmesidir. Bu, henüz gerçekleşmemiş bir satışı gelir yazmak anlamına gelir ve hem dönemsel sonuçları hem vergi tarafını etkiler.
Doğru akış şudur: mal sevk edilirken sevk irsaliyesi düzenlenir ve belge üzerinde konsinye olduğu belirtilir; satış faturası ise kullanım veya satış bildirildiğinde, bildirilen miktar üzerinden kesilir. İade edilen mallar için ayrıca iade belgesi düzenlenir. Belge tarafının ayrıntısı e-irsaliye ve e-arşiv fatura yazılarında ele alınıyor.
Belgelendirme ve vergisel değerlendirme işlem türüne göre farklılık gösterebildiği için, konsinye çalışmaya başlamadan önce mali müşavirinize danışmak yerinde olur. Özellikle KDV’nin hangi anda doğduğu konusunda baştan netlik sağlamak, sonradan düzeltme yapmaktan çok daha kolaydır.
Sistem tarafında ise en önemli gereklilik, konsinye stoğun ayrı izlenebilmesidir. Bayi ve dağıtım ağıyla çalışan işletmelerde bu takibin elle yürütülmesi kısa sürede imkânsız hâle gelir — alacak takibi de buna bağlı olarak karışır.
Konsinye çalışmak ticari bir avantaj sağlar ama beraberinde yönetilmesi gereken riskler getirir. Bunların baştan bilinmesi, sözleşmenin doğru kurulmasını sağlar:
Bu risklerin çoğu düzenli mutabakatla yönetilebilir. Aylık olarak karşı tarafın elindeki miktarın teyit edilmesi, hem faturalamayı zamanında yapmayı hem de kayıpları erken görmeyi sağlar. Yıllık mutabakat ise genellikle çok geç kalmış bir kontroldür.
Özetle konsinye, malın yerini değiştiren ama mülkiyetini değiştirmeyen bir düzendir. Kayıt bu ayrımı yansıtmadığı sürece stok değeri, sayım ve faturalama birlikte bozulur. Ayrı lokasyon tanımı ve düzenli mutabakat, bu düzeni yönetilebilir kılan iki basit önlemdir.
Mülkiyet kimdeyse onun stoğunda. Gönderen taraf malı hâlâ kendi stoğunda gösterir; alan taraf ise deposunda durmasına rağmen kendi stoğuna almaz. Bu ayrım dönem sonu envanterinde ve bilançoda doğrudan karşılık bulur.
Genel kural, satışın gerçekleştiği anda — yani karşı taraf malı sattığında veya kullandığında — fatura kesilmesidir. Sevk anında düzenlenen belge sevk irsaliyesidir. Uygulamanın vergisel ayrıntıları için mali müşavirinize danışmanız gerekir.
Bu, taraflar arasındaki sözleşmeye bağlıdır ve baştan yazılı olarak belirlenmelidir. Mülkiyet gönderende olduğu için risk de genellikle ondadır; ancak sözleşmeyle alıcıya sorumluluk yüklenebilir. Sigorta kapsamının da bu düzene göre kontrol edilmesi gerekir.
Sistemde ayrı bir depo veya lokasyon tanımlamak en pratik yöntemdir. Böylece satılabilir stok ile konsinye stok karışmaz, raporlar doğru çıkar ve sayımda hangisinin dahil edileceği belirsiz kalmaz. Fiziksel olarak ayrı bir alan gerekmez, kayıtta ayrılması yeterlidir.
Bayideki veya müşterideki malınızı ayrı lokasyon olarak tanımlayalım. Satılabilir stok ile konsinye karışmasın, sayım ve mutabakat kolaylaşsın.